非生产物料采购制度

PAGE非生产物料采购制度一、总则（一）目的为规范公司非生产物料采购行为，加强采购管理，确保采购工作的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购非生产物料的质量，满足公司生产经营及日常办公等需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非生产物料的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、维修材料、营销物料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物料质量的前提下，通过合理的采购流程和策略，降低采购成本，提高采购效益。3.质量原则：严格把控采购物料的质量，确保所采购的物料符合公司实际需求和相关标准。4.诚信原则：采购人员应秉持诚信原则，与供应商建立良好的合作关系，确保交易的公平、公正、公开。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定非生产物料采购计划，根据公司需求和库存情况，合理安排采购任务。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款清晰、明确，符合公司利益。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物料按时、按质、按量供应。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断优化采购流程。（二）需求部门职责1.根据本部门实际需求，提前向采购部门提交非生产物料采购申请，详细说明物料名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.协助采购部门对采购物料进行选型、技术参数确认等工作，确保所采购物料符合本部门工作要求。3.参与采购合同的评审，对合同条款中涉及本部门需求的部分提出意见和建议。4.负责验收所采购的非生产物料，如发现质量问题或数量不符等情况，及时与采购部门沟通并协助处理。（三）财务部门职责1.参与采购合同的评审，对合同中的付款条款进行审核，确保付款方式和时间符合公司财务规定。2.负责审核采购发票，办理采购款项的支付手续，确保资金支付的准确性和合规性。3.定期对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务数据支持。（四）质量部门职责1.制定非生产物料的质量检验标准和验收流程。2.参与重要采购项目的前期选型和技术交流，从质量角度提供专业意见。3.对采购到货物料进行质量检验，出具检验报告，判定物料是否合格。4.对不合格物料的处理情况进行跟踪和监督，确保问题得到妥善解决。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《非生产物料采购申请表》，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.《非生产物料采购申请表》应详细注明物料名称、规格型号、数量、预算金额、需求日期、用途等信息，并尽可能提供技术参数、品牌要求等相关资料。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，确认申请的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批。采购金额较大的，需提交公司分管领导审批，重大采购项目可能还需经过总经理办公会或董事会审议。（三）采购执行1.供应商选择采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等，建立供应商档案。采购人员根据采购物料的特点和需求，从合格供应商中筛选出若干家进行询价或招标。2.询价与报价采购人员向选定的供应商发送询价函，明确采购物料的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息，要求供应商在规定时间内报价。供应商应在询价函规定的时间内提交报价单，报价单应包含物料单价、总价、交货期、付款方式、售后服务等内容。3.采购谈判采购人员对供应商的报价进行分析和比较，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购谈判。在谈判过程中，采购人员应明确采购物料的各项要求，争取有利的采购条款，如价格、质量、交货期、售后服务等。谈判达成一致后，形成谈判纪要，双方签字确认。4.合同签订根据谈判结果，采购人员起草采购合同，合同内容应包括双方的权利和义务、物料名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经采购部门负责人审核后，提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后的采购合同，由公司授权代表与供应商签字盖章生效。（四）订单跟踪与催货1.采购人员将采购合同下达给供应商后，应建立订单跟踪台账，及时掌握订单执行情况。2.定期与供应商沟通，了解物料生产进度、质量状况、发货情况等，如发现问题及时协调解决。3.在交货期前，对供应商进行催货，确保物料按时到货。如供应商因特殊原因可能无法按时交货，采购人员应及时了解原因，并与需求部门沟通协调，调整工作计划。（五）到货验收1.物料到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.质量部门按照公司制定的质量检验标准和验收流程，对到货物料进行质量检验，出具检验报告。3.需求部门负责对到货物料的数量、规格型号、外观等进行核对验收。4.验收合格的物料，由需求部门在验收单上签字确认；验收不合格的物料，质量部门应出具不合格报告，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（六）付款结算1.采购人员在收到供应商开具的发票后，应核对发票信息与采购合同是否一致，包括物料名称、规格型号、数量、金额等。2.将发票提交给财务部门进行审核，财务部门审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。3.对于预付款项，采购人员应在合同执行过程中跟踪预付款的使用情况，确保预付款用于采购合同约定的事项。4.财务部门定期对采购付款情况进行统计和分析，及时发现和解决付款过程中出现的问题。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和各部门需求预测，编制非生产物料采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并细化到具体的物料品类和供应商。3.在编制采购预算过程中，采购部门应与需求部门、财务部门等进行充分沟通，确保预算的合理性和准确性。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得随意突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及对预算的影响，按照公司规定的预算调整审批流程进行审批。3.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行情况，及时发现和纠正预算执行过程中的偏差。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司业务发展和采购需求，积极开发新的供应商。2.通过多种渠道收集供应商信息，如行业展会、网络平台、供应商推荐、行业协会等，对潜在供应商进行初步筛选和评估。3.对符合基本条件的潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、管理水平、信誉状况等方面的情况，填写《供应商考察报告》。4.根据考察结果，将合格的潜在供应商纳入供应商名录，建立供应商档案。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.制定供应商评估指标体系和评分标准，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商关系维护1.采购人员应与供应商保持密切沟通，定期回访供应商，了解其经营状况和合作需求，及时解决合作过程中出现的问题。2.组织供应商参加公司的供应商会议或培训活动，加强与供应商的交流与合作，共同提升供应链管理水平。3.对于长期合作的优质供应商，采购部门可以与供应商签订战略合作协议，建立更加紧密的合作关系，实现互利共赢。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和分析，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.通过收集市场信息、分析供应商动态、审查采购合同条款、关注财务状况等方式，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.采用定性或定量的方法对风险进行评级，如高风险、中风险、低风险，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：关注市场动态，及时了解物料价格波动情况，通过与供应商协商、签订价格调整条款、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格执行质量检验标准和验收流程，要求供应商提供质量保证承诺，对不合格物料及时进行处理，确保所采购物料的质量符合要求。3.供应商风险应对：建立供应商评估和考核机制，加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的信誉和经营状况，选择优质供应商合作，降低供应商违约风险。同时，与多个供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商。4.合同风险应对：在签订采购合同前，认真审查合同条款，确保合同内容合法、合规、明确、完整，避免合同漏洞和风险。加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续，加强对发票的审核和管理，防止虚假发票和欺诈行为。同时，关注供应商的财务状况，避免因供应商财务问题导致付款风险。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对非生产物料采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理、采购质量是否达标等。2.审计部门通过查阅采购文件、合同、发票、验收单等资料，实地走访供应商和需求部门，与相关人员进行访谈等方式，开展审计工作，并出具审计报告。（二）采购部门自查1.采购部门应定期对本部门的采购工作进行自查，检查采购流程执行情况、采购任务完成情况、供应商管理情况、采购