工业品采购询价制度

PAGE工业品采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司工业品采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、经营、办公等需要采购工业品的询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：询价信息、询价过程和询价结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。二、询价职责分工（一）采购部门1.主导询价工作：负责制定询价计划，组织实施询价活动，收集、整理和分析供应商报价信息，选择合适的供应商。2.供应商管理：建立和维护供应商数据库，评估供应商的资质、信誉、产品质量和价格等，定期对供应商进行考核。3.合同签订与执行：根据询价结果，与选定的供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保合同按时履行。（二）需求部门1.提出采购需求：根据生产、经营、办公等需要，详细准确地提出所需工业品的规格、型号、数量、质量要求等。2.协助询价：配合采购部门开展询价工作，提供相关技术资料和使用要求等信息，参与供应商的考察和评估。3.验收采购物资：负责对采购的工业品进行验收，确保物资符合需求部门提出的要求。（三）财务部门1.预算审核：对采购预算进行审核，确保采购活动在预算范围内进行。2.资金安排：根据采购合同和资金情况，合理安排采购资金，确保资金及时到位。3.成本核算与控制：参与采购成本的核算和控制，对采购价格进行分析和监督。（四）审计部门1.监督询价过程：对采购询价活动进行审计监督，检查询价程序是否合规，询价结果是否公正。2.审查采购合同：对采购合同进行审查和监督，确保合同条款合法合规，维护公司利益。三、询价流程（一）采购申请需求部门根据生产、经营、办公等需要，填写《工业品采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等，经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价计划制定采购部门收到采购申请后，根据采购物资的性质、金额、采购周期等因素，制定询价计划。询价计划应明确询价时间、询价方式、询价范围、参与询价人员等内容。（三）询价信息收集1.确定询价供应商：采购部门根据采购物资的特点和供应商数据库，确定参与询价的供应商名单。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、稳定的产品质量和合理的价格水平。2.发送询价文件：采购部门向选定的供应商发送询价文件，询价文件应包括采购物资的详细规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容，并要求供应商在规定时间内报价。（四）供应商报价1.报价要求：供应商应按照询价文件的要求，详细填写报价单，注明产品名称、规格、型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式等内容，并加盖公章。2.报价有效期：采购部门应明确规定供应商报价的有效期，一般为[X]个工作日。在报价有效期内，供应商的报价不得随意更改。（五）报价评审1.组建评审小组：采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。评审小组应具备专业的知识和经验，能够对采购物资的质量、价格、交货期等进行综合评估。2.评审内容：评审小组对供应商的报价进行评审，主要内容包括：价格比较：比较各供应商的报价，选择价格合理、性价比高的供应商。质量评估：根据需求部门提出的质量要求，评估供应商提供产品的质量保证能力、质量认证情况等。交货期评估：审查供应商的交货期承诺，确保能够按时满足公司生产经营需要。售后服务评估：了解供应商的售后服务内容、服务质量和响应速度等。3.评审结果确定：评审小组根据评审情况，综合考虑各方面因素，确定中标供应商或推荐供应商名单。评审结果应形成书面报告，报公司领导审批。（六）合同签订1.合同起草：采购部门根据评审结果，与中标供应商或推荐供应商起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交至财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容主要包括合同条款是否合法合规、是否符合公司利益、是否存在潜在风险等。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖双方公章，并妥善保管。（七）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资。2.验收：需求部门负责对采购的工业品进行验收。验收内容包括产品的规格、型号、数量、质量、外观等是否符合合同要求。验收合格后，需求部门应填写《工业品验收单》，并签字确认。（八）付款结算1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写《工业品付款申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，经部门负责人审核签字后提交至财务部门。2.付款审核：财务部门对付款申请进行审核，主要审核内容包括合同条款是否履行、验收手续是否齐全、发票是否合规等。审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间安排付款。四、询价方式（一）公开询价1.适用范围：适用于采购金额较大、市场竞争较为充分的工业品采购项目。2.操作流程：采购部门通过公司官网、行业媒体、专业采购平台等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。供应商按照询价公告的要求进行报价，采购部门组织评审小组对供应商的报价进行评审，并确定中标供应商。（二）邀请询价1.适用范围：适用于采购金额较小、供应商数量有限或对供应商有特定要求的工业品采购项目。2.操作流程：采购部门根据供应商数据库或其他渠道，选择若干家符合条件的供应商，向其发送询价文件。供应商按照询价文件的要求进行报价，采购部门组织评审小组对供应商的报价进行评审，并确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于采购物资规格、标准不明确，或采购项目技术复杂，有特殊要求，需要与供应商进行谈判以确定采购方案的工业品采购项目。2.操作流程：采购部门成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应明确谈判的内容、要求和标准，并与供应商就采购物资的规格、价格、交货期、售后服务等条款进行协商。谈判结束后，谈判小组根据谈判情况确定中标供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的工业品采购项目。2.操作流程：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、采购原因等内容，经部门负责人审核签字后提交至公司领导审批。经批准后，采购部门与唯一供应商进行谈判，确定采购价格和其他条款，并签订采购合同。五、询价文件编制（一）基本要求1.准确性：询价文件应准确表述采购物资的规格、型号、数量、质量要求等内容，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.完整性：询价文件应包括采购物资的详细信息、报价要求及格式、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务要求等内容，确保供应商能够全面了解采购需求。3.规范性：询价文件的格式、内容应符合行业规范和公司要求，便于供应商阅读和理解。（二）内容构成1.封面：包括询价文件名称、编号、采购项目名称、采购部门、发布日期等信息。2.目录：列出询价文件的各章节标题和页码，便于查阅。3.采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的、采购物资的用途等。4.采购物资清单：详细列出采购物资的名称、规格、型号、数量等。5.技术规格要求：明确采购物资的技术参数、性能指标、质量标准等要求。6.报价要求及格式：规定供应商报价的方式、内容、格式等要求，如报价单应包含的项目、报价有效期等，并提供报价单模板。7.交货要求：说明交货时间、交货地点、交货方式等要求。8.付款方式：明确采购项目的付款方式和付款时间节点。9.售后服务要求：阐述对供应商售后服务的内容、响应时间、维修期限等要求。10.供应商须知：告知供应商询价活动的相关规则、注意事项等，如询价文件的答疑方式、报价截止时间等。11.附件：如有需要，可附上相关技术资料、图纸、样品图片等附件，作为供应商报价的参考依据。六、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选标准：资质条件：供应商应具有合法的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，具备从事相关业务的资格。信誉状况：通过查询信用记录、行业评价等方式，评估供应商的信誉情况，选择信誉良好、无不良记录的供应商。产品质量：要求供应商提供产品的质量认证文件、检测报告等，考察其产品质量是否稳定可靠，符合公司要求。价格水平：比较不同供应商的报价，选择价格合理、具有价格竞争力的供应商。交货能力：评估供应商的生产能力、库存情况和物流配送能力，确保能够按时交货。售后服务：了解供应商的售后服务体系和服务质量，选择能够提供及时、高效售后服务的供应商。2.供应商选择流程：初步筛选：采购部门根据供应商筛选标准，从供应商数据库或其他渠道收集供应商信息，进行初步筛选，确定潜在供应商名单。实地考察：对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、人员素质等情况，评估其是否具备合作条件。样品测试：要求潜在供应商提供样品，进行测试和检验，验证其产品质量是否符合公司要求。综合评估：采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员对潜在供应商进行综合评估，根据评估结果确定中标供应商名单。（二）供应商考核1.考核指标：产品质量：考核供应商提供产品的合格率、退货率等指标。交货期：考核供应商是否按时交货，交货延迟率等指标。价格水平：比较供应商的报价与市场价格水平，考核其价格合理性。售后服务：考核供应商的售后服务响应速度、解决问题的能力等指标。合作态度：考核供应商与公司的沟通协作情况、配合度等指标。2.考核周期：定期对供应商进行考核，考核周期一般为[X]个月或[X]季度。3.考核方式：数据统计：采购部门和需求部门根据日常采购和使用情况，收集供应商的相关数据，如产品质量检验报告、交货记录、售后服务反馈等，进行统计分析。问卷调查：向公司内部使用部门、采购部门等相关人员发放问卷调查，了解他们对供应商产品质量、交货期、售后服务等方面的评价和意见。实地考察：定期对供应商进行实地考察，检查其生产经营状况、质量管理体系、生产设备等是否发生变化，评估其合作能力和信誉状况。4.考核结果应用：根据考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，暂停或终止合作关系。（三）供应商信息管理1.建立供应商数据库：采购部门负责建立和维护供应商数据库，将供应商的基本信息、资质文件、报价记录、考核结果等信息录入数据库，便于查询和管理。2.信息更新：定期对供应商数据库中的信息进行更新，确保信息的准确性和时效性。如供应商的联系方式、经营范围、产品质量标准等发生变化，应及时在数据库中进行更新。3.信息共享：供应商数据库中的信息应在公司内部相关部门之间实现共享，以便各部门在采购询价、供应商选择、合同签订等工作中能够及时查阅和参考。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督：审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查询价程序是否合规，询价文件是否规范，评审过程是否公正，采购合同是否合法等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.财务部门监督：财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金按照合同约定支付，防止资金浪费和滥用。对采购价格进行分析和监控，检查是否存在价格异常情况。3.需求部门监督：需求部门参与采购询价活动的全过程，对采购物资的质量、规格、型号等是否符合需求进行监督。在验收过程中，严格按照合同要求进行验收，确保采购物资满足生产经营需要。（二）外部