学校采购物资管理制度

PAGE学校采购物资管理制度一、总则（一）目的为了规范学校采购物资管理工作，确保采购物资符合学校教学、科研及日常运行的需要，提高资金使用效益，保证物资质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、行政办公、后勤保障等活动中所需物资的采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本、使用效益等因素，实现资源的优化配置。3.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。4.归口管理原则：学校采购物资实行归口管理，明确各归口管理部门的职责，确保采购工作有序进行。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责制定和完善采购管理制度，审核采购计划，组织实施采购活动，协调采购过程中的相关事宜，监督采购合同的执行等。（二）需求部门各需求部门负责根据教学、科研及工作实际需要，提出采购物资的申请，详细说明物资的名称、规格、数量、技术参数、质量要求等，并对采购物资的必要性和合理性负责。（三）资产管理部门资产管理部门负责对采购物资进行验收、登记、入账、保管、维护等工作，建立健全资产管理制度，定期对资产进行清查盘点，确保资产安全完整。（四）财务部门财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督管理，办理采购款项的支付结算等工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度教学、科研及工作任务，结合现有物资库存情况，编制采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门的采购计划进行审核，综合平衡学校整体采购需求和资金预算，编制学校年度采购计划草案，提交学校采购工作领导小组审议。（二）采购计划的审批学校采购工作领导小组对年度采购计划草案进行审议，根据学校发展规划、资金状况等因素，确定年度采购计划。年度采购计划经学校领导批准后实施。（三）采购计划的调整采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购计划的，需求部门应填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容等，经部门负责人审核、采购管理部门审核、学校分管领导审批后，方可调整采购计划。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资采购项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目；或技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目；或采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目；或不能事先计算出价格总额的物资采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目；或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目；或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。（二）采购程序1.公开招标采购程序采购管理部门根据批准的采购计划，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准和方法、合同主要条款等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。招标公告应包括招标人名称和地址、招标项目名称、数量、技术规格、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。对潜在投标人进行资格预审，确定合格投标人名单。资格预审应审查投标人的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等内容。发售招标文件，潜在投标人应按招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。组织开标、评标活动。开标应公开进行，由招标人或其委托的招标代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。采购管理部门与中标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、物资名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.邀请招标采购程序采购管理部门根据批准的采购计划，从符合相应资格条件并通过资格预审的供应商中选择不少于三家的供应商，向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目名称、数量、技术规格、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。后续程序参照公开招标采购程序进行。3.竞争性谈判采购程序采购管理部门根据批准的采购计划，成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判方法、合同草案条款以及评定成交的标准等内容。通过发布公告、从供应商库中随机抽取等方式确定不少于三家的供应商参加谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者更正。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，从符合成交条件的供应商中确定成交供应商，并向其发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购管理部门根据批准的采购计划，对拟采用单一来源采购方式的项目进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示内容包括采购人、采购项目名称、采购内容及要求、拟采购的货物或者服务的说明、采用单一来源采购方式原因及相关说明、拟定的唯一供应商名称、地址、专业人员对相关供应商因专利、专有技术等原因具有唯一性的具体论证意见、专业人员的姓名、工作单位和职称等。公示无异议后，采购管理部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容及要求、采用单一来源采购方式的原因及相关说明、拟定的唯一供应商名称、地址及拟签订的合同金额等内容，报学校采购工作领导小组审批。根据学校采购工作领导小组的审批意见，采购管理部门与唯一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购程序采购管理部门根据批准的采购计划成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组制定询价文件。询价文件应明确询价程序、询价内容、合同草案条款以及评定成交的标准等内容。通过发布公告、从供应商库中随机抽取等方式确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书。询价通知书应包括询价项目名称、数量、技术规格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。供应商应在规定时间内提交报价文件。询价小组对供应商的报价文件进行评审，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订采购管理部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与中标人签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款符合法律法规及学校采购要求。（二）合同审核采购合同签订前，应提交学校法律事务部门或法律顾问进行审核。审核内容包括合同主体资格、合同条款的合法性、完整性、准确性等。法律事务部门或法律顾问应出具审核意见，采购管理部门根据审核意见对合同进行修改完善。（三）合同履行采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门、资产管理部门等相关部门备案。各部门应按照合同约定履行各自职责，确保合同顺利执行。需求部门应跟踪合同执行情况，及时向采购管理部门反馈物资需求变化及合同履行中出现的问题。（四）合同变更与解除采购合同在履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应由合同双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报学校采购管理部门备案。涉及采购资金调整的，应报财务部门审核批准。（五）合同纠纷处理如在采购合同履行过程中发生纠纷，合同双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。在纠纷处理过程中，应及时收集相关证据，维护学校合法权益。六、采购验收管理（一）验收组织及人员采购物资到货后，资产管理部门应及时组织验收工作。验收人员应由资产管理部门、需求部门、技术专家等相关人员组成，确保验收工作客观、公正、准确。（二）验收依据验收工作应依据采购合同、招标文件、投标文件、产品质量标准等相关文件进行。验收人员应认真核对物资的名称、规格、数量、质量、技术参数等内容，确保物资符合要求。（三）验收程序1.物资到货前，需求部门应通知资产管理部门做好验收准备工作。资产管理部门应根据物资特点制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收时间等内容。2.物资到货时，供应商应提供物资的质量证明文件、产品合格证、使用说明书等相关资料。验收人员应按照验收方案对物资进行现场验收，检查物资外观、数量、规格等是否与合同约定一致，并对物资的质量进行检验或测试。3.验收合格的物资，验收人员应填写《采购物资验收单》，签字确认。验收单应包括物资名称、规格、数量、供应商名称、验收日期、验收结论等内容。验收单一式多份，分别由资产管理部门、需求部门、财务部门等留存。4.验收不合格的物资，验收人员应及时通知采购管理部门和供应商。采购管理部门应与供应商协商解决办法，如要求供应商更换物资、补货、退货等。供应商应在规定时间内处理验收不合格的问题，重新组织验收。七、采购资金管理（一）预算管理采购资金应纳入学校年度预算管理。各需求部门在编制采购计划时，应同时编制采购资金预算，明确采购资金来源、金额及使用时间等内容。采购管理部门应根据学校年度预算安排，审核采购资金预算，确保采购资金合理使用。（二）资金支付财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续。付款前，财务部门应审