残联采购内控管理制度

PAGE残联采购内控管理制度一、总则（一）目的为了加强残联采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合残联实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于残联机关及所属事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定程序进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当接受社会监督，确保公平竞争。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务商，保证采购质量，降低采购成本。4.公正原则：采购活动应当公正对待所有参与竞争的供应商和服务商，不得偏袒任何一方。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益，实现物有所值。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划，组织采购活动的实施。建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查和选择。负责采购合同的签订、履行、验收等工作。负责采购项目的档案管理。2.财务部门负责采购资金的预算编制、审核和支付。对采购资金的使用情况进行监督和检查。3.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉和举报。对违规违纪行为进行查处。4.使用部门提出采购需求，参与采购项目的论证和验收。配合采购管理部门做好采购相关工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，经部门负责人审核后报采购管理部门。2.采购管理部门汇总各使用部门的采购需求，结合财力状况和采购政策，编制年度采购预算草案，报财务部门审核。3.财务部门对采购预算草案进行审核，提出审核意见，报残联领导审批。4.经审批后的采购预算纳入部门预算，报财政部门备案。（二）预算执行1.采购管理部门按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，使用部门应当提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购管理部门审核后报财务部门，由财务部门按照规定程序报残联领导审批，并报财政部门备案后调整。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.纪检监察部门对采购预算执行情况进行监督检查，确保预算执行的严肃性。三、采购计划管理（一）采购计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应当按照采购项目的轻重缓急进行排序，合理安排采购时间和进度。（二）采购计划审批1.采购管理部门将年度采购计划报残联领导审批。2.经审批后的采购计划由采购管理部门组织实施。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，采购管理部门应当提出书面申请，说明调整原因和内容，经残联领导审批后进行调整。2.调整后的采购计划应当及时报财务部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标采购项目应当按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采购管理部门应当按照规定的程序组织开标、评标和定标工作，确保公开招标采购活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.符合下列情形之一且达到公开招标数额标准的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购管理部门应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标采购项目的开标、评标和定标工作按照公开招标的规定程序进行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购管理部门应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在规定的时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门应当组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.单一来源采购小组应当与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购管理部门应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式审批1.采用非公开招标采购方式的，采购管理部门应当在采购活动开始前，报残联领导审批。2.审批时，采购管理部门应当提交采购项目的基本情况、采购方式选择的理由、拟邀请的供应商名单等材料。3.经审批同意后，采购管理部门方可按照规定的程序组织采购活动。五、采购程序管理（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后报采购管理部门。2.采购申请表应当附相关的采购需求说明、技术参数、预算明细等材料。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核。2.审核通过后报残联领导审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织采购活动，并发布采购信息。2.采购管理部门对供应商的资格进行审查，确定参与采购活动的供应商名单。3.采购管理部门组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，按照规定的程序确定成交供应商。（四）合同签订1.采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应当将合同副本送财务部门备案。（五）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.使用部门应当配合采购管理部门做好合同履行的相关工作，及时验收采购货物或服务。（六）验收1.使用部门按照采购合同的约定对采购货物或服务进行验收。验收应当成立验收小组，验收小组由使用部门的代表和相关专业人员组成。2.验收小组应当按照采购合同的要求，对采购货物的数量、质量、规格型号等进行检查，对服务的质量、效果等进行评估。验收合格后，验收小组应当出具验收报告。3.采购管理部门应当对验收情况进行监督检查，确保验收工作的真实性和准确性。（七）付款1.财务部门按照采购合同的约定和验收报告，办理采购资金的支付手续。2.采购资金的支付应当严格按照财政国库管理制度的规定执行，确保资金支付的安全、规范、及时。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.采购管理部门应当定期对供应商库进行清理，对不符合资格条件的供应商予以淘汰。（二）供应商选择1.采购管理部门根据采购项目的要求，从供应商库中选择符合资格条件的供应商参与采购活动。2.选择供应商时，应当综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素，采用科学合理的方法进行评估和比较。3.对于重要采购项目，采购管理部门应当组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理情况等。（三）供应商评价1.采购管理部门建立供应商评价制度，定期对供应商的履约情况进行评价。评价内容包括合同履行情况、产品质量、售后服务、价格水平等。2.评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，采购管理部门应当暂停其参与采购活动，并责令其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。3.采购管理部门应当将供应商评价结果作为供应商选择和管理的重要依据，对表现优秀的供应商给予优先考虑和奖励。（四）供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出投诉。采购管理部门应当及时受理供应商的投诉，并进行调查处理。2.采购管理部门应当在规定的时间内将投诉处理结果通知供应商，并将处理情况报纪检监察部门备案。3.对于供应商的投诉，采购管理部门应当认真核实情况，依法依规处理，维护供应商的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应当对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括政策风险、市场风险、信用风险、质量风险、合同风险等。2.风险识别应当贯穿于采购活动的全过程，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.采购管理部门应当对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可以采用定性和定量相结合的方法，确定风险的等级。（三）风险应对1.根据风险评估的结果，采购管理部门应当制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。对于高风险事项，应当采取风险规避措施；对于中风险事项，应当采取风险减轻措施；对于低风险事项，可以采取风险转移或风险接受措施。（四）风险监控1.采购管理部门应当对风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现和解决风险应对过程中出现的问题。2.风险监控应当定期进行，对风险状况进行动态评估，根据评估结果及时调整风险应对措施八、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门负责采购项目档案的收集工作，在采购活动结束后及时将采购过程中形成的各种文件、资料、记录等收集齐全。2.采购档案应当包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理1.采购管理部门对收集到的采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等。2.采购档案应当做到内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全、装订整齐。（三）档案保管期限1.采购档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分