浦东新区工会采购制度

PAGE浦东新区工会采购制度一、总则（一）目的为了规范浦东新区工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作的顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于浦东新区工会机关及所属各基层工会的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受各方监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，促进供应商之间的良性竞争。4.效益优先原则：追求采购资金的最大使用效益，确保所采购的货物、工程和服务符合工会工作需求。二、采购组织与职责（一）采购决策机构浦东新区工会设立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由工会领导班子成员及相关部门负责人组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审定采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，包括采购方式的选择、供应商的确定等。（二）采购执行机构浦东新区工会指定专门的部门或人员负责采购的具体执行工作，其职责包括：1.编制采购预算和采购计划。2.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通协调，签订采购合同。4.负责采购项目的验收和付款等工作。（三）监督机构浦东新区工会设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由工会内部审计、纪检等部门人员组成，其职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.检查采购文件的编制和采购活动的组织实施是否合规。3.对采购项目的验收和付款等环节进行监督。4.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各基层工会应根据年度工作计划和实际工作需要，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照工会财务管理制度的要求进行编制，确保预算的准确性和合理性。3.采购预算编制完成后，应报经工会领导审批后执行。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序进行审批。2.预算调整申请应说明调整的原因、调整的金额和调整后的预算安排等内容。3.预算调整申请经工会领导审批后，由采购执行机构负责组织实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到200万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到400万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到100万元以上的。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行组织实施。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照规定的程序进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，包括申请、论证、公示、审批等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照规定的程序进行，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等内容。2.采购申请经部门负责人审核后，报采购执行机构。（二）采购审批1.采购执行机构收到采购申请后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、预算金额的合理性、采购方式的适用性等。2.采购项目经审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的情况进行审批，并签署审批意见。（三）采购文件编制1.采购执行机构根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。（四）采购信息发布1.采购执行机构按照规定的方式发布采购信息，包括在工会内部网站、政府采购网等媒体上发布采购公告、招标文件等。2.采购信息发布应确保信息的及时、准确和完整，以便供应商能够及时获取采购信息并参与采购活动。（五）供应商选择与确定1.采购执行机构根据采购文件的要求，对供应商的资格进行审查，并组织开标评标、谈判、询价等活动。2.在供应商选择过程中，应按照公平、公正、公开的原则进行评审，确保选择出最优的供应商。3.采购项目确定成交供应商后，采购执行机构应向成交供应商发出成交通知书，并与其签订采购合同。（六）采购合同签订与履行1.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、验收标准等内容。2.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时跟踪合同履行情况，确保采购项目按时、按质、按量完成。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购执行机构应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购执行机构应出具验收报告，并办理付款手续。（八）采购档案管理1.采购执行机构应建立采购档案管理制度，对采购活动的相关文件和资料进行整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。3.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，确保采购档案的完整性和可追溯性。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购政策、制度和流程的执行情况、采购文件的编制和采购活动的组织实施是否合规等。2.采购执行机构应定期向采购领导小组和采购监督小组报告采购工作情况，接受监督和指导。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购执行机构提出质疑。采购执行机构应在规定的时间内对质疑进行答复。2.供应商对采购执行机构的答复不满意或者采购执行机构未在规定的时间内作出答复的，可以向采购监督小组投诉。采购监督小组应及时受理投诉，并按照规定的