学校集体采购制度

PAGE学校集体采购制度一、总则（一）目的为了规范学校集体采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级等以学校名义进行的集体采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、后勤物资、基建工程及服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校师生及社会监督，保证采购信息公开、程序公正、结果公平。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量，降低采购成本。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购资金的使用效益，实现资源的优化配置。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校成立采购领导小组，由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组职责如下：1.审议学校采购工作的重大事项，制定采购政策和制度。2.审定采购预算和采购计划，监督采购预算的执行情况。3.对采购项目进行决策，确定采购方式、采购流程等关键环节。4.协调解决采购过程中的重大问题，监督采购结果的执行情况。（二）采购工作小组采购工作小组负责具体采购项目的组织实施，成员包括采购部门负责人、相关专业技术人员、财务人员等。采购工作小组职责如下：1.根据采购需求，编制采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容。2.发布采购公告，组织供应商报名、资格审查等工作，并建立供应商库。3.组织开标、评标、谈判等采购活动，记录采购过程，整理采购资料。4.与中标供应商签订采购合同，并负责合同的执行和验收工作。5.定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，接受采购领导小组的指导和监督。（三）采购监督小组学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门人员、教职工代表等组成。采购监督小组职责如下：1.监督采购活动是否符合法律法规、学校制度和采购程序。2.对采购过程中的违规行为进行调查处理，提出整改意见和建议。3.受理师生对采购活动的投诉举报，维护采购当事人的合法权益。4.参与采购项目的验收工作，对验收结果进行监督检查。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校年度工作计划和经费预算安排，编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。3.采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后报送学校财务部门。财务部门对采购预算进行汇总审核，并报采购领导小组审定。（二）采购计划制定1.根据审定后的采购预算，采购工作小组制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，采购工作小组应组织相关人员进行论证，确保采购项目的合理性和可行性。3.采购计划经采购领导小组批准后实施。采购过程中如需调整采购计划，应按照规定程序重新报批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大，并具有广泛潜在供应商的采购项目。1.采购工作小组应按照相关法律法规和学校制度，编制公开招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.采购工作小组通过学校官网、政府采购信息平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。3.采购工作小组组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。4.采购领导小组根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。1.采购工作小组根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的资格条件，并从供应商库中随机抽取或通过其他合法方式邀请三家以上符合资格条件的供应商参加投标。2.采购工作小组向被邀请供应商发出投标邀请书，同时提供招标文件。3.采购工作小组组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。4.采购领导小组根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要以及不能事先计算出价格总额的采购项目。1.采购工作小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等内容。2.采购工作小组从供应商库中确定不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出谈判邀请书。3.采购工作小组组织谈判活动，与供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判。谈判过程中，采购工作小组应记录谈判情况，并要求供应商对谈判内容进行确认。4.谈判结束后，采购工作小组要求所有参加谈判的供应商提出最终报价，采购人从谈判小组提出成交候选人名单中，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十以内的采购项目。1.采购工作小组应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、唯一性、采购预算等内容。2.采购工作小组将论证意见报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，采购工作小组向唯一供应商发出采购邀请，并与其协商签订采购合同。3.采购监督小组对单一来源采购项目进行全程监督，确保采购过程合法合规，并对采购结果进行公示。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。1.采购工作小组根据采购需求，编制询价文件，明确采购项目的规格、数量、质量要求等内容。2.采购工作小组向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，并要求其在规定时间内报价。3.采购工作小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.《学校采购申请表》经部门负责人审核签字后，报送采购工作小组。采购工作小组对采购申请进行初步审核，审核通过后报采购领导小组审批。（二）采购文件编制1.根据采购领导小组批准的采购申请，采购工作小组组织编制采购文件。采购文件应包括采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件能够准确反映采购项目的要求。2.对于技术复杂的采购项目，采购工作小组应组织相关专业技术人员进行论证，必要时可邀请外部专家参与，以保证采购文件技术要求的合理性和可行性。（三）采购信息发布1.根据采购方式的不同，采购工作小组通过学校官网、政府采购信息平台等渠道发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称及编号、采购内容及要求、采购方式、供应商资格条件、报名时间及方式、开标时间及地点等内容。2.对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等采购方式，采购工作小组应向符合资格条件的供应商发出邀请书或采购文件。（四）供应商报名与资格审查1.供应商应按照采购信息要求，在规定时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。2.采购工作小组对供应商提交的资格证明文件进行审查，确定供应商是否符合资格条件。对于不符合资格条件的供应商，采购工作小组应及时通知其不得参与采购活动。（五）采购活动组织实施1.公开招标、邀请招标采购方式：采购工作小组按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。开标时，采购工作小组应检查投标文件的密封情况，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，采购工作小组按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。2.竞争性谈判采购方式：采购工作小组按照谈判文件规定的程序组织谈判活动。谈判过程中，采购工作小组应与供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判，要求供应商对谈判内容进行确认。谈判结束后，采购工作小组要求所有参加谈判的供应商提出最终报价，采购人从谈判小组提出成交候选人名单中，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。3.单一来源采购方式：采购工作小组按照单一来源采购审批意见，与唯一供应商协商签订采购合同。4.询价采购方式：采购工作小组按照询价文件规定的时间、地点组织询价活动。询价时，采购工作小组应向供应商宣读询价通知书的相关内容，并要求供应商在规定时间内报价。采购工作小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）合同签订1.采购工作小组根据采购结果确定中标供应商或成交供应商后，应及时与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款符合采购文件要求，并具有可操作性。2.采购合同签订前，采购工作小组应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同合法合规。合同签订后，采购工作小组应将合同副本送学校财务部门、采购监督小组备案。（七）合同执行与验收1.采购合同签订后，采购工作小组应跟踪合同执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。2.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件要求，对货物的数量、质量、规格型号等进行检查，并对服务的内容、标准、效果等进行评估。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.对于验收不合格的采购项目，采购工作小组应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格为止。（八）资金支付1.采购项目验收合格后，供应商应按照合同约定向学校提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附上发票、验收报告等相关证明材料。2.采购工作小组对供应商提交的付款申请进行审核，审核通过后报学校财务部门。财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，办理资金支付手续。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的相关文件资料，具体内容如下：1.采购申请表、采购预算、采购计划及相关审批文件。2.采购文件，包括招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购文件等。3.采购信息发布记录，包括招标公告、投标邀请书、谈判邀请书等。4.供应商报名资料、资格审查记录及结果。5.采购活动记录，包括开标记录、评标记录、谈判记录、询价记录等。6.采购合同及相关补充协议。7.验收报告及相关证明材料。8.付款申请及支付凭证。9.其他与采购项目有关的文件资料。（二）档案整理与归档1.采购工作小组应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目结束后，档案管理人员应及时收集、整理采购过程中形成的各类文件资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照采购项目进行分类归档，一个采购项目的所有文件资料应集中存放在一个档案盒或档案袋中，并在档案盒或档案袋上标明采购项目名称、编号、归档日期等信息。3.档案管理人员应建立采购档案目录清单，详细记录每个采购项目档案的内容、存放位置等信息，以便于查询和管理。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室中，确保档案的安全、完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为[X]年，重要采购项目档案保管期限为[X]年。2.因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，并经采购工作小组负责人批准。档案管理人员应按照批准的查阅范围提供档案资料，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，如需复制档案资料，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。3.采购档案一般不得外借。如有特殊情况需要外借的，应经采购领导小组批准，并办理外借手续。外借期限不得超过规定时间，并应确保档案资料的安全、完整。七、监