工会采购制度流程

PAGE工会采购制度流程一、总则（一）目的为规范工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，维护工会和职工的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，严禁在采购活动中谋取私利。二、采购计划与预算管理（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，提前向工会提出采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途等。2.工会根据各部门需求，结合工会工作计划和预算安排，对采购需求进行汇总和审核。（二）采购计划制定1.工会根据审核后的采购需求，制定年度采购计划，明确采购项目、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划应报工会委员会审议通过，并报上级工会备案。（三）采购预算管理1.工会应根据采购计划，编制采购预算，明确各项采购项目的资金额度。2.采购预算应纳入工会年度财务预算，严格按照预算执行采购活动。3.如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照工会财务管理制度的规定，履行相应的审批程序。三、供应商管理（一）供应商选择1.工会应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、信誉情况等。2.采购项目实施前，采购人员应根据采购需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。3.对于符合要求的供应商，采购人员应填写《供应商评价表》，对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价。4.根据供应商评价结果，选择合适的供应商，并与其签订采购合同。（二）供应商考核与评估1.工会应定期对供应商进行考核与评估，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.采购人员应及时收集供应商的相关信息，填写《供应商考核评估表》，对供应商进行综合评价。3.根据供应商考核评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商关系维护1.采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.对于供应商提出的问题和建议，采购人员应及时反馈给工会，并协助供应商解决问题。3.工会应定期组织供应商座谈会，加强与供应商的沟通与合作，共同促进采购工作的顺利开展。四、采购实施（一）采购方式选择1.根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.采购方式的选择应符合相关法律法规和行业标准的规定，并报工会委员会审议通过。（二）采购文件编制1.采购人员应根据采购项目的需求和采购方式，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货期、售后服务等内容，以及供应商的资格条件、投标报价要求、评标标准等。3.采购文件应报工会委员会审核通过，并向潜在供应商发布。（三）采购程序执行1.公开招标采购程序：发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件，对潜在供应商进行资格审查。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标采购程序：向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。发售招标文件，对受邀供应商进行资格审查。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购程序：成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告，邀请潜在供应商参加谈判。组织谈判，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序：填写《单一来源采购申请表》，说明采购项目的名称、理由、预算金额等内容。报工会委员会审批，经批准后进行单一来源采购。与供应商协商确定采购价格和合同条款，签订采购合同。5.询价采购程序：成立询价小组，制定询价文件。向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购人员应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等内容，以及双方的权利和义务。3.采购合同应报工会委员会审核通过，并加盖工会公章。五、采购验收（一）验收标准制定1.采购人员应根据采购合同和采购文件的要求，制定采购项目的验收标准。2.验收标准应明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、外观等方面的验收内容和验收方法。（二）验收组织实施1.采购项目到货后，采购人员应及时通知工会相关部门和人员组成验收小组，对采购项目进行验收。2.验收小组应按照验收标准，对采购项目的技术规格、质量要求、数量、外观等方面进行逐一检查，并填写《采购验收单》。3.对于验收合格的采购项目，验收小组应在《采购验收单》上签字确认；对于验收不合格的采购项目，验收小组应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货物。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购人员应及时办理入库手续，并按照采购合同的约定支付货款。2.验收不合格的采购项目，采购人员应及时与供应商协商解决，如供应商拒绝整改或退换货物，采购人员应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。3.验收结果应及时反馈给工会相关部门和人员，并作为供应商考核评估的重要依据。六、采购付款（一）付款申请1.采购项目验收合格后，采购人员应填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、采购金额、验收情况等内容，并附上采购合同、发票、验收单等相关凭证。2.《采购付款申请表》应报工会财务部门审核。（二）付款审批1.工会财务部门应按照工会财务管理制度的规定，对《采购付款申请表》进行审核，审核内容包括采购项目的真实性、合法性、合理性，以及相关凭证的完整性、准确性等。2.审核通过后，《采购付款申请表》应报工会领导审批。（三）付款执行1.工会领导审批通过后，工会财务部门应按照采购合同的约定，及时向供应商支付货款。2.付款方式应符合相关法律法规和行业标准的规定，确保付款安全、准确、及时。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购人员应负责收集采购活动过程中形成的各类文件和资料，包括采购需求申请表、采购计划、采购文件、采购合同、验收单、发票等。2.采购档案应按照时间顺序和类别进行整理，确保档案的完整性和准确性。（二）档案归档1.采购人员应定期将整理好后的采购档案移交工会档案管理部门进行归档。2.工会档案管理部门应按照档案管理的规定，对采购档案进行分类、编号、装订，并妥善保管。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，经工会领导批准后，方可查阅。2.查阅人员应遵守档案管理的规定，不得擅自涂改、复制、转借采购档案。3.如需使用采购档案的，查阅人员应按照档案管理的规定办理相关手续，并确保档案的安全和完整。八、监督与检查（一）内部监督1.工会应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的监督检查。2.工会审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购活动是否符合法律法规和本制度流程的规定，采购项目的真实性、合法性、合理性等。3.工会纪检部门应加强对采购人员的廉洁自律监督，防止采购人员在采购活动中谋取私利。（二）外部监督1.工会应接受上级工会和相关部门的监督检查，积极配合上级工会和相关部门的工作。2.工会应主动接受职工群众的监督，定期向职工群众公开采购项目的实施情况，听取职工群众的意见和建议。（三）违规处理1.