学校采购联席会议制度

PAGE学校采购联席会议制度一、总则（一）目的为了加强学校采购工作的管理与监督，规范采购行为，提高采购效率，确保采购活动公开、公平、公正，维护学校利益，特制定本联席会议制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类物资采购、服务采购以及工程项目采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应公正透明，保障所有参与供应商的平等竞争权利，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。4.规范性原则：明确采购流程和各部门职责，规范采购操作，确保采购工作有序进行。二、联席会议组成人员（一）召集人由学校分管采购工作的领导担任联席会议召集人，负责召集和主持会议，协调解决采购工作中的重大问题。（二）成员1.采购部门负责人：负责采购工作的组织实施，提供采购项目的相关信息和建议，并参与采购决策。二、联席会议组成人员（一）召集人由学校分管采购工作的领导担任联席会议召集人，负责召集和主持会议，协调解决采购工作中的重大问题。（二）成员1.采购部门负责人：负责采购工作的组织实施，提供采购项目的相关信息和建议，并参与采购决策。2.财务部门负责人：负责审核采购预算、资金支付等财务事项，监督采购资金的使用情况。3.审计部门负责人：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性等。4.需求部门代表：根据实际需求提出采购申请，参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作。5.法务部门代表：提供法律咨询和支持，审查采购合同条款，确保合同的合法性和有效性。6.纪检监察部门代表：对采购活动进行纪律监督，受理采购过程中的投诉举报，查处违规违纪行为。三、联席会议职责（一）审议采购政策和制度1.研究制定学校采购工作的相关政策、制度和规定，确保采购活动有章可循。2.根据国家法律法规和学校实际情况，适时修订和完善采购制度，适应采购工作的发展需要。（二）审查采购项目1.对重大采购项目进行可行性论证，评估项目的必要性、合理性和可行性。2.审查采购项目预算，确保预算编制科学合理，符合学校财务状况和实际需求。3.审核采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，保证文件内容合法合规、公平公正。E）监督采购过程1.监督采购项目的开标、评标、谈判、询价等活动，确保采购过程公开、公平、公正。2.对采购过程中出现的质疑、投诉等问题进行协调处理，维护采购活动的正常秩序。（四）决策采购事项1.根据采购项目的评审结果和实际情况，做出采购决策，确定中标供应商或成交供应商。2.对采购合同的签订、履行等事项进行决策，确保合同顺利执行。（五）协调部门关系1.协调采购部门与财务、审计、法务、纪检监察等部门之间的工作关系，形成工作合力。2.解决采购工作中涉及多个部门的问题，促进各部门之间的沟通与协作。四、会议召开（一）会议频率联席会议原则上每[X]月召开一次，如有特殊情况可临时召开。（二）会议议题确定1.采购部门负责收集各部门提交的采购相关议题，整理后提交联席会议召集人。2.召集人根据采购工作实际情况，确定每次会议的议题，并提前通知参会人员。（三）会议准备1.采购部门负责准备会议资料，包括采购项目进展情况报告、采购文件草案、评标报告等。2.财务、审计、法务、纪检监察等部门根据各自职责，准备相关资料，如财务预算审核意见、审计报告、法律意见书等。（四）会议召开程序1.会议由召集人主持，参会人员签到。2.采购部门汇报采购项目进展情况，提交相关资料供参会人员审议。3.各部门就采购项目相关事项发表意见和建议，进行充分讨论。4.召集人根据讨论情况，做出决策或提出下一步工作要求。5.记录人员做好会议记录，形成会议纪要。五、会议纪要与存档（一）会议纪要1.会议纪要由采购部门负责整理撰写，经召集人审核后印发给参会人员。2.会议纪要应详细记录会议讨论的主要内容、决策事项和工作要求，确保记录准确、完整。（二）存档管理1.采购部门负责将会议纪要、采购项目相关资料等进行整理归档，保存期限按照学校档案管理规定执行。2.会议纪要和相关资料作为学校采购工作的重要档案，可供查阅和参考，以指导后续采购工作。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和合规性。2.将审核通过的采购申请表提交财务部门审核预算，财务部门根据学校财务状况和预算安排，提出预算审核意见。3.采购申请表经财务部门审核通过后，提交分管采购工作的领导审批。（三）采购实施1.公开招标：对于达到公开招标限额标准的采购项目，采购部门按照相关法律法规和学校规定，委托招标代理机构进行公开招标。招标代理机构发布招标公告，组织开标、评标活动，采购部门参与评标过程，根据评标结果确定中标供应商。2.邀请招标：对于符合邀请招标条件的采购项目，采购部门从符合资格条件的供应商中随机邀请[X]家以上供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标活动，确定中标供应商。3.竞争性谈判：对于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，采购部门组织成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.竞争性磋商：对于政府购买服务项目等，采购部门采用竞争性磋商方式采购。采购部门组建磋商小组，与供应商就采购项目的技术、服务、价格等进行磋商，综合评分后确定成交供应商。5.询价：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采购部门向[X]家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查，确保合同条款合法合规。合同签订后，及时将合同副本送财务、审计等部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，经需求部门负责人签字确认。2.采购部门凭验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门按照合同约定和学校财务制度，审核付款申请，支付采购款项。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉举报，查处违规违纪行为。（二）外部监督1.接受上级主