建设期采购制度

PAGE建设期采购制度一、总则（一）目的为加强公司建设期采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在建设期内涉及的所有采购活动，包括工程建设所需的物资、设备、服务等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得有歧视性行为。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购计划管理（一）采购需求确定1.各部门根据建设期项目进度和实际需求，提出采购申请，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息。2.采购申请应经过部门负责人审核，确保需求的合理性和必要性。（二）采购计划编制1.采购部门根据各部门提交的采购申请，结合项目总体进度计划，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、内容、预算金额、采购时间节点等。2.采购计划需经财务部门审核预算，确保采购资金的合理安排。（三）采购计划调整1.如因项目变更、设计调整等原因导致采购计划需要调整，相关部门应及时提出变更申请。2.变更申请需经原审核部门重新审核，采购部门根据审核结果调整采购计划。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。收集渠道包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资质审查，审查内容包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。3.根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择合适的供应商进行询价、报价或招标。（二）供应商评估1.建立供应商评估体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评估。2.评估方式包括实地考察、数据分析、客户反馈等。（三）供应商淘汰与更新1.对于评估结果不合格的供应商，采购部门应及时将其从供应商库中淘汰。2.根据公司业务发展和采购需求变化，适时更新供应商库，引入新的优质供应商。四、采购方式选择（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家相关法律法规和公司内部规定的程序进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、开标、评标、定标等环节。（二）询价采购1.对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择合适的供应商。（三）竞争性谈判采购1.对于采购项目技术复杂或有特殊要求，不能确定详细规格或具体要求的，可采用竞争性谈判采购方式。2.采购部门与符合条件的供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定最终成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，确保采购行为的合理性和合规性。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同需经公司法律部门审核，确保合同条款合法合规。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定按时、按质、按量交付采购物资或服务。（三）合同变更与解除1.如因不可抗力或其他原因需要变更或解除采购合同，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议需经公司相关部门审核。六、采购验收管理（一）验收标准制定1.根据采购合同和相关质量标准，制定采购物资或服务的验收标准。2.验收标准应明确验收的程序、方法、内容、合格标准等。（二）验收组织实施1.采购物资或服务到货后，采购部门应及时通知相关部门组成验收小组进行验收。2.验收小组按照验收标准对采购物资或服务进行检验、测试、评估等，确保其符合合同要求。（三）验收结果处理1.验收合格的，验收小组应出具验收报告，采购部门按照合同约定办理付款手续。2.验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货。如供应商拒不履行义务，公司可按照合同约定追究其违约责任。七、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。2.付款申请单需经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批。（二）付款审批1.财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同执行情况、发票真实性、付款金额准确性等。2.公司领导根据审核意见进行审批，批准后财务部门办理付款手续。（三）付款方式1.采购付款方式应根据合同约定和公司财务制度执行，可采用支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等方式。2.对于金额较大的采购项目，可根据实际情况采用分期付款方式。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购成本控制等方面。2.采购部门应配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息。（二）外部监督1.