宁国市国投公司采购制度

PAGE宁国市国投公司采购制度一、总则（一）目的宗旨为了规范宁国市国投公司（以下简称“公司”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规法律法规法律法规相关法律法规以及行业标准，结合公司实际情况，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购活动中各方应诚实守信，履行各自的义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算和采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部的职责如下：1.贯彻执行公司采购制度和相关政策。2.制定和实施采购计划，组织采购活动。3.收集、整理供应商信息，建立供应商库。4.负责采购合同的起草、签订、履行和管理。5.参与采购项目的验收工作。6.分析采购数据，总结采购经验，提出改进建议。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购项目的评审和验收工作。2.财务部门：负责采购预算的审核和控制，监督采购资金的支付和使用，参与采购项目的成本核算和效益分析。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计交货日期等内容，并附上相关技术资料和说明。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于预算金额较小的采购项目，由采购部负责人审批；对于预算金额较大或重大采购项目，采购部应提交采购决策委员会审批。3.采购审批通过后，采购部制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排等。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商库。根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。2.供应商评估采购部组织相关人员对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以采用实地考察、样品检验、业绩调查、信用评级等方式对供应商进行全面评估，并填写《供应商评估表》。3.供应商选定根据供应商评估结果，采购部选择确定中标供应商或成交供应商，并与其签订采购合同。对于重大采购项目，采购决策委员会应参与供应商选定过程，确保选择结果的公正性和合理性。4.供应商管理采购部建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容。定期对供应商进行跟踪评价，根据评价结果调整供应商合作策略，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点和需求，采购部选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购方式的选择应严格按照相关法律法规和公司规定进行，并履行相应的审批程序。2.采购文件编制对于招标采购项目，采购部编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。对于其他采购方式，采购部编制采购文件，如询价函、谈判文件、单一来源采购申请等，确保采购文件内容完整、准确、清晰。3.采购活动组织采购部按照采购文件的要求，组织开展采购活动，包括发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标、谈判协商、询价报价等环节。在采购活动过程中，采购部应做好记录工作，保存相关文件和资料，确保采购活动的合法性和规范性。（五）合同签订与履行1.合同签订采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部应及时与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款，确保合同内容合法合规、条款清晰、责任明确。采购合同签订前，应提交公司法律合规部门进行审核，审核通过后方可签订。2.合同履行采购部负责跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应配合采购部做好合同履行过程中的相关工作，如提供必要的技术支持、协助验收等。如遇合同变更、解除等情况，采购部应按照合同约定和公司规定办理相关手续，并及时通知相关部门。（六）验收与付款1.验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括采购标的的数量、质量、规格型号、技术性能等方面，验收合格后填写《验收报告》。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决，直至验收合格或按照合同约定处理。2.付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。采购款项的支付应按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的准确性和合规性。财务部门在支付采购款项前，应核实采购项目是否已完成验收、发票是否合规等情况，对于不符合支付条件的，不予支付。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部会同财务部门及其他相关部门，根据公司年度工作计划和业务需求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照采购项目的类别和性质进行分类汇总。3.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，提交公司预算管理部门进行审核。2.公司预算管理部门对采购预算的合理性、准确性、完整性等进行审核，并提出审核意见。3.采购预算经公司预算管理部门审核通过后，提交公司管理层审批。（三）预算执行与控制1.采购部应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.如遇特殊情况需要调整采购预算，采购部应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等内容，按照公司预算调整程序进行审批。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部会同相关部门，对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、合同风险、供应商风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理确定采购价格。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时的价格调整方式。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购标的的质量检验。要求供应商提供质量保证承诺，并对供应商的质量管理体系进行审核。3.合同风险应对规范采购合同的签订、履行和管理流程，加强对合同条款的审核和监督。建立合同纠纷处理机制，及时妥善解决合同纠纷。4.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，淘汰不合格供应商。与主要供应商建立长期稳定的合作关系，降低供应商违约风险。5.法律风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中严格遵守法律法规要求，确保采购行为合法合规。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和整改存在的问题。（二）外部监督1.接受