甘肃大学采购制度

PAGE甘肃大学采购制度一、总则（一）目的为了规范甘肃大学的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甘肃大学各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校相关规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息应当公开，采购程序应当公平，采购结果应当公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购管理部门，负责采购活动的组织实施。采购管理部门的职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。2.制定采购工作流程和操作规范。3.编制采购计划和采购预算。4.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。5.审核采购文件和采购合同。6.监督采购活动的执行情况。7.建立采购档案管理制度。（三）采购需求部门各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购活动的相关工作。其职责包括：1.根据工作需要，提出采购申请。2.明确采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等相关资料。3.参与采购文件的编制和审核。4.配合采购管理部门进行采购活动的实施。5.验收采购项目，提出验收意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应当根据工作任务和事业发展规划，结合实际情况，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购管理部门应当对采购需求部门提交的采购预算进行审核，汇总编制学校年度采购预算草案，报学校财务部门审核。3.学校财务部门应当根据学校事业发展规划和财力状况，对采购预算草案进行审核，报学校采购工作领导小组审议后，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购管理部门应当按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应当提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核后，报学校采购工作领导小组审批。学校财务部门应当根据审批结果调整预算。（三）预算监督1.学校财务部门应当对采购预算执行情况进行监督检查，定期向学校采购工作领导小组报告采购预算执行情况。2.采购管理部门应当建立采购预算执行台账，记录采购项目的执行情况，包括采购项目名称、采购金额、采购时间等信息。3.审计部门应当对采购预算执行情况进行审计监督，确保采购资金的合理使用和采购活动的合规进行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：1..货物采购单项合同估算价在200万元人民币以上的。2.工程采购单项合同估算价在400万元人民币以上的。3.服务采购单项合同估算价在100万元人民币以上的。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2..发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求部门应当根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。3.采购管理部门应当对采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、预算金额的准确性等。审核通过后，报学校采购工作领导小组审批。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购申请表和采购工作领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，应当组织相关人员进行审核，审核通过后报采购管理部门负责人审批。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应当在规定的媒体上发布采购公告，公开采购信息。采购公告应当包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应当向符合资格条件的供应商发出采购邀请书，邀请其参加采购活动。采购邀请书应当包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、谈判时间及地点、询价时间及地点等内容。（四）供应商选择与采购活动实施1.供应商应当按照采购文件的要求编制投标文件、谈判响应文件或询价报价文件，并按时提交。2.采购管理部门应当组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，按照规定的程序和标准进行评审，确定中标供应商或成交供应商。3.在采购活动实施过程中，采购管理部门应当做好记录，包括采购项目名称、采购方式、采购文件编号、供应商名称、投标报价、评审结果等信息。（五）采购合同签订1.采购管理部门应当与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应当由学校法律顾问对合同条款进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应当及时报学校财务部门备案。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织验收。验收人员应当包括采购需求部门代表、技术专家等。2.验收人员应当按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格等进行验收，并出具验收报告。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应当办理资产入账手续；验收不合格的采购项目，采购需求部门应当及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应当建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险主要包括采购质量风险、采购价格风险、采购进度风险、采购合同风险等。采购管理部门应当针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于采购质量风险，采购管理部门应当加强对供应商质量的管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对采购产品进行检验和测试。2.对于采购价格风险，采购管理部门应当建立价格监测机制，及时了解市场价格动态，通过招标、谈判等方式合理确定采购价格。3.对于采购进度风险，采购管理部门应当与供应商签订详细的采购合同，明确交货时间和违约责任，加强对采购进度进行跟踪和监督。4.对于采购合同风险，采购管理部门应当加强对采购合同签订、履行过程的管理，严格审核合同条款，及时处理合同纠纷和违约行为。（三）风险监督与改进1.采购管理部门应当建立采购风险监督机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行监督检查。2.对于发现的风险问题，采购管理部门应当及时分析原因，采取措施加以改进，不断完善采购风险管理体系。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目申请文件、采购文件、采购活动记录、采购合同、验收报告等与采购活动有关的文件和资料归档要求1.采购管理部门应当指定专人负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。采购档案应当按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料的完整性和规范性。2.采购档案应当采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应当装订成册，编制目录，便于查阅；电子档案应当进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应当填写查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应当在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.学校