非招标采购管理制度

PAGE非招标采购管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的非招标采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内除依法必须进行招标项目以外的各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，维护市场竞争的公平性。3.公开透明原则：采购信息应在规定范围内公开，采购过程应接受内部监督和相关部门的检查，确保透明度。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，确保采购合同的顺利履行。二、采购范围与方式（一）采购范围1.货物采购：包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等。2.工程采购：如小型修缮工程、装修工程等。3.服务采购：涵盖咨询服务、技术服务、物流服务、物业管理服务等。（二）采购方式1.询价采购适用条件：采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。操作流程：采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。2.竞争性谈判采购适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。操作流程：成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单，一般不少于三家。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。3.单一来源采购适用条件：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。操作流程：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目内容、拟采购供应商等情况。组织内部论证，必要时邀请相关专家进行论证，形成论证意见。将采购申请及论证意见报公司/组织管理层审批。审批通过后，与供应商协商签订采购合同。4.竞争性磋商采购适用条件：政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照法律法规依法招标的工程建设项目以外的工程建设项目。操作流程：成立磋商小组，磋商小组由采购人代表和评审专家共三人以上单数组成，其中评审专家人数不得少于磋商小组成员总数的三分之二。制定磋商文件，明确采购项目的范围、内容、技术要求、商务条款、评审方法等。发布磋商公告，邀请符合条件的供应商参加磋商。组织供应商进行磋商，磋商小组与供应商就采购项目的技术、商务等方面进行充分沟通和协商。要求供应商在规定时间内提交最后报价，磋商小组根据评审标准对供应商的响应文件和最后报价进行评审，确定成交供应商。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，定期或不定期向采购部门提交采购需求申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、交货时间或服务期限等内容。2.采购需求申请应经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购需求申请后，进行汇总整理，并结合公司/组织的库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购进度安排等内容，确保采购活动有序进行。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等方面的审查。筛选出符合要求的供应商，列入潜在供应商名单。2.供应商评价定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方法进行评价。根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.供应商合作与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购产品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。在合同履行过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时协调解决出现的问题，确保合同顺利履行。（四）采购实施1.根据采购计划和选定的采购方式，采购部门组织实施采购活动。2.询价采购：按照询价采购的操作流程，向多家供应商发出询价函，收集报价信息，进行比较分析，确定成交供应商。3.竞争性谈判采购：按照竞争性谈判采购的操作流程，成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商参加谈判，进行多轮谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：按照单一来源采购的操作流程，提出采购申请，组织内部论证，报公司/组织管理层审批，与供应商协商签订采购合同。5.竞争性磋商采购：按照竞争性磋商采购的操作流程，成立磋商小组，制定磋商文件，发布磋商公告，组织供应商进行磋商，要求供应商提交最后报价，确定成交供应商。（五）合同签订与履行1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.在合同履行过程中，采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决出现的问题，确保供应商按时、按质、按量交货或提供服务。4.如因供应商原因导致合同无法履行或出现质量问题，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，维护公司/组织的合法权益。（六）验收与付款1.验收采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、性能等方面，确保符合采购合同要求。验收合格后，验收人员应出具验收报告。2.付款采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。财务部门应严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括供应商垄断、市场价格波动、供应短缺等风险。2.质量风险：采购的货物或服务不符合质量要求，影响公司/组织的正常运营。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，导致合同纠纷或违约风险。4.人员风险：采购人员违规操作、受贿舞弊等风险。5.法律风险：采购活动违反法律法规，导致法律责任和经济损失。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.采用定性与定量相结合的方法，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.市场风险应对建立多源供应体系，避免过度依赖单一供应商。关注市场动态，及时掌握价格信息，合理安排采购时机。与供应商签订长期合作协议，稳定供应渠道。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节的管理。定期对采购的货物或服务进行质量抽检，发现问题及时处理。3.合同风险应对加强采购合同的审核管理，确保合同条款明确、合理、合法。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。加强对采购人员的合同管理培训，提高合同管理水平。4.人员风险应对加强对采购人员的职业道德教育，提高廉洁自律意识。建立健全采购人员考核评价机制，加强对采购人员的监督管理。实行采购业务回避制度，避免采购人员与供应商存在利益关系。5.法律风险应对加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。定期对采购管理制度进行审查，及时发现和纠正存在的法律问题。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对