湖南省政府采购内控制度

PAGE湖南省政府采购内控制度一、总则（一）目的为加强湖南省政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，保障政府采购活动合法合规、公正透明、廉洁高效，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的市场竞争机制，保障各类市场主体平等参与政府采购活动的权利，维护市场秩序。3.公开性原则：政府采购信息应依法依规全面、及时、准确公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高财政资金使用效益。5.风险防控原则：建立健全风险识别、评估和防控机制，对政府采购活动各环节可能存在的风险进行有效防范和控制。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应按照财政部门要求，根据本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理编制政府采购预算。采购预算应细化到具体项目、品目和数量，明确采购资金来源和金额。2..采购预算编制应充分考虑项目实际需求，结合市场价格行情和资产配置标准，确保预算的准确性和合理性。对于有特殊要求或复杂技术规格的采购项目，应组织相关专业人员进行论证。（二）采购计划申报1.采购人应根据批准的采购预算，结合项目实施进度，及时申报采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间、资金支付方式等内容。2.采购计划申报应按照财政部门规定的格式和流程进行，确保信息完整、准确。对于变更采购计划的，应提前履行相关审批手续，并说明变更原因和内容。（三）采购预算与计划调整1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算或计划的，采购人应按照规定程序向财政部门提出申请。财政部门应根据实际情况进行审核，并及时批复调整事项。2.采购预算与计划调整应遵循必要性、合理性和合规性原则，确保调整后的采购活动符合法律法规和政策要求，不影响采购项目的正常实施。三、采购活动执行（一）采购方式选择1.采购人应根据采购项目的性质、特点和金额等因素，按照法律法规规定的采购方式进行采购。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及单一来源采购等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定程序报经财政部门批准，并在采购文件中说明理由。（二）采购文件编制1.采购人或其委托的采购代理机构应根据采购项目需求和采购方式，编制科学合理、完整规范的采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件编制应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、验收方法等实质性内容，确保采购文件的公正性和可操作性。采购文件不得含有歧视性、倾向性条款，不得设定不合理的资格条件和评审标准。（三）采购活动组织实施1.采购人或其委托的采购代理机构应按照采购文件规定的程序和要求组织采购活动。采购活动应包括发布采购信息、接受供应商报名、开标、评标、定标以及签订采购合同等环节。2.在采购活动组织实施过程中，应严格遵守法律法规和采购文件规定，确保采购活动的公正性和透明度。采购工作人员应依法履行职责，不得与供应商串通谋取不正当利益，不得泄露采购活动中的商业秘密和其他敏感信息。（四）采购合同签订与履行1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购人应按照政府采购合同约定，及时支付采购资金，组织对采购项目进行验收。供应商应按照合同约定履行提供货物、工程或服务的义务，确保采购项目质量和进度。3.在采购合同履行过程中，如发生合同变更、中止或终止等情况，采购人应按照法律法规规定和合同约定办理相关手续，并及时通知财政部门。四、采购项目验收管理（一）验收主体与责任1.采购人负责组织对采购项目进行验收。采购人应成立验收小组，验收小组由采购人代表和相关专业技术人员组成，人数应当为五人以上单数。2.如果采购项目涉及大型或者复杂的货物、工程和服务的，采购人可以邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收小组应严格按照采购合同约定和相关验收标准进行验收，对验收结果负责。（二）验收程序与内容1.采购项目完成后，供应商应向采购人提交验收申请。采购人应在收到验收申请后及时组织验收。验收程序一般包括资料审查、实地查验、功能测试、质量评估等环节。2.验收内容应包括采购项目的数量、规格、质量、性能、服务等方面是否符合采购合同约定和相关标准要求。验收小组应出具验收报告，验收报告应包括验收项目、验收依据、验收方法、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认后加盖采购人公章。（三）验收结果处理1.如验收结果合格，采购人应按照采购合同约定及时支付采购资金。如验收结果不合格，采购人应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。供应商整改后仍不符合要求的，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任。2.采购人应将采购项目验收情况及时报财政部门备案。财政部门应加强对采购项目验收情况的监督检查，对验收工作中存在的问题及时督促整改。五*、采购信息管理（一）采购信息公开1.采购人或其委托的采购代理机构应按照法律法规规定，在指定的政府采购信息发布媒体上及时、全面、准确地公开政府采购信息。政府采购信息包括采购项目公告、采购文件、采购预算、采购合同、采购中标（成交）结果、采购验收结果等。2.采购信息公开应遵循公平、公正、公开的原则，确保各类市场主体能够及时获取政府采购信息，参与政府采购活动。公开的政府采购信息应保留一定期限，以便社会公众查询和监督。（二）采购档案管理1.采购人或其委托的采购代理机构应建立健全政府采购档案管理制度，对政府采购活动全过程形成的各类文件资料进行分类整理、归档保存。政府采购档案包括采购预算与计划文件、采购文件、投标（响应）文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.政府采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。在保管期限内，政府采购档案不得随意销毁。因工作需要查阅、借阅政府采购档案的，应按照规定办理相关手续，并确保档案的安全和完整。六、监督检查与责任追究（一）内部监督检查1.采购人应建立健全内部监督检查机制，加强对政府采购活动的日常监督检查。内部监督检查应包括采购预算与计划执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购活动组织实施、采购合同签订与履行、采购项目验收等环节。2.采购人应定期对政府采购内部控制制度的执行情况进行自查自纠，并将自查情况报财政部门备案。对于自查发现的问题，应及时进行整改，完善相关制度和流程。（二）财政监督检查1.财政部门应加强对政府采购活动的监督检查，依法对采购人、采购代理机构和供应商的政府采购行为进行监督管理。财政监督检查应包括政府采购法律法规执行情况、采购预算与计划管理、采购方式审批、采购文件备案、采购活动实施、采购合同履行、采购资金支付等方面。2.财政部门应定期组织开展政府采购专项检查和重点项目检查，对发现的违法违规行为依法进行处理处罚，并及时向社会公开检查结果。财政部门应加强对政府采购投诉举报的处理，维护政府采购市场秩序。（三）审计监督1.审计部门应依法对政府采购活动进行审计监督，重点审查政府采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购资金使用效益等方面。审计部门应加强对政府采购项目的全过程跟踪审计，及时发现和纠正存在的问题。2.采购人应积极配合审计部门的审计工作，按照要求提供相关资料和信息。对于审计部门提出的审计意见和建议，采购人应认真落实整改措施，规范政府采购行为。（四）责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规和本制度规定的采购人、采购代理机构和供