非中标耗材采购制度

PAGE非中标耗材采购制度一、总则（一）目的为规范公司非中标耗材采购行为，确保采购过程的公正、公平、公开，提高采购效率，保证耗材质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有非中标耗材的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、生产辅助耗材等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，对待所有供应商一视同仁不偏袒，确保机会均等。3.效益原则：在保证耗材质量的前提下，通过合理的采购流程和策略，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购流程（一）需求提出1.部门需求：各部门根据工作需要，定期或不定期提出非中标耗材采购需求，填写《非中标耗材采购申请表》，详细注明耗材名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.审核与汇总：部门负责人对申请表进行审核签字后，提交至采购部门。采购部门定期对各部门的采购需求进行汇总整理。（二）采购计划制定**1.采购人员分析：采购人员根据汇总的采购需求，结合库存情况，分析确定采购计划。对于常用耗材，根据历史使用数据和未来业务发展预测，制定合理的采购周期和采购量。2.审批：采购计划需经采购部门负责人审核，报公司分管领导审批后执行。（三）供应商选择1.供应商库建立：采购部门建立非中标耗材供应商库，定期收集供应商信息，包括供应商资质、产品质量、价格、售后服务等方面，并进行评估和筛选，将合格供应商纳入供应商库。2.采购申请匹配：采购人员根据采购需求，从供应商库中选择合适的供应商进行询价。对于新的采购需求，可通过市场调研、行业推荐等方式寻找潜在供应商，并进行资质审核和初步沟通。3.多家询价：向至少三家符合要求的供应商发出询价函，明确采购需求、规格要求、交货时间、付款方式等内容，要求供应商在规定时间内报价。4.报价评估：采购人员对各供应商的报价进行比较和评估，综合考虑价格、质量、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。（四）采购合同签订1.合同起草：采购人员根据与供应商协商确定采购条款，起草采购合同。合同内容应包括双方的权利和义务、产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.审核与签订：采购合同经采购部门负责人审核，报公司法务部门审查后，由公司授权代表与供应商签订合同。（五）采购执行1.订单下达：采购人员根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单，明确订单编号、产品名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等信息，并跟踪订单执行情况。2.交货跟踪：采购人员定期与供应商沟通，了解订单生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇交货延迟等问题，及时与供应商协商解决，并向相关部门通报。（六）验收1.验收准备：采购到货前，采购部门通知使用部门准备验收工作。使用部门应安排熟悉产品性能的人员参与验收。2.验收标准：按照采购合同约定及相关行业标准，对耗材的规格、型号、数量、质量等进行验收。验收合格后，填写《非中标耗材验收单》。3.不合格处理：如发现耗材存在质量问题或与合同约定不符，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的损失。如协商不成，可根据合同约定通过法律途径解决。（七）付款1.付款申请：采购部门根据验收合格的《非中标耗材验收单》及采购合同，填写《非中标耗材付款申请表》，附上相关凭证，报财务部门审核。2.审核与付款：财务部门对付款申请进行审核后，按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。三、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门监督：公司审计部门定期对非中标耗材采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察部门监督：纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购人员的违法违规行为。（二）供应商管理1.供应商评价：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.供应商激励与淘汰：对于表现优秀的供应商，给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先付款等；对于不符合要求的供应商，及时淘汰出供应商库，并停止合作。（三）档案管理1.采购档案建立：采购部门负责建立非中标耗材采购档案，包括采购申请表、采购计划、询价函、报价单、采购合同、验收单、付款凭证等相关资料。2.档案保管与查阅：采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行。如需查阅采购档案，应履行相应的审批手续。四、采购人员职责（一）采购人员基本职责1.负责非中标耗材采购工作的具体实施，按照采购流程完成采购任务。2.收集、整理供应商信息，建立和维护供应商库。3.与供应商进行沟通和谈判，争取有利的采购条件。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。5.配合公司内部相关部门做好采购验收工作。6.定期向上级汇报采购工作进展情况。（二）采购人员职业道德要求1.遵守国家法律法规和公司各项规章制度，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。2.诚实守信，保守公司商业秘密，不得泄露采购信息和供应商信息。3.敬业爱岗，认真履行工作职责，提高采购工作效率和质量。4.根据公司利益和采购需求，客观