分散采购制度及流程

PAGE分散采购制度及流程一、总则（一）目的为规范公司/组织的分散采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对采购活动的内部控制，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构在日常经营活动中，除集中采购目录以外的各类物资、服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购需求的提出（一）需求部门职责1.各需求部门根据本部门的业务需求，定期或不定期提出采购申请。采购申请应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.对采购需求的必要性和合理性进行充分论证，确保采购项目符合公司/组织的发展战略和实际业务需要。3.参与采购项目的验收工作，对采购物资或服务的质量、数量等进行确认。（二）需求审批流程1.采购申请由需求部门负责人审核签字，确保申请内容真实、准确、完整。2.对于金额较大或涉及重要业务的采购申请，需提交公司/组织的相关领导进行审批。审批通过后方可进入采购流程。三、采购方式的选择（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，通过公司/组织官网、专业招标网站等渠道向社会公开招标信息。接受潜在供应商的报名和投标文件。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：确定邀请供应商名单。邀请供应商应具备良好资质、信誉和相关经验，且数量一般不少于三家。向邀请供应商发出招标文件，邀请其参加投标。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，人数为三人以上单数。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书。组织谈判会议，与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者更正。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订采购合同，与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：由采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商名称。经公司/组织相关领导审批后，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家组成，人数为三人以上单数。确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。收集供应商的报价文件，询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。签订采购合同，与成交供应商签订采购合同。四、供应商管理（一）供应商筛选与评估1.建立供应商数据库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料。2.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于新供应商的引入，需进行严格的资质审查和实地考察，确保其具备提供符合要求的物资或服务的能力和信誉。（二）供应商选择与确定1.根据采购项目的需求和供应商评估结果，从供应商数据库中选择合适的供应商参与采购项目。2.对于重大采购项目，应组织相关部门对供应商进行综合评审，选择最优供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款（三）供应商关系维护1.定期与供应商沟通，了解其生产经营情况、产品质量改进情况等，及时解决合作过程中出现的问题。2.对供应商的表现进行评价和反馈，鼓励供应商不断提高产品质量和服务水平。3.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商给予一定的奖励，如优先采购、延长合作期限等；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同由采购部门起草，经公司/组织的法务部门审核后，由双方签字盖章生效。3.对于金额较大或涉及重要业务的采购合同，应组织相关部门进行会审，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。2.,需求部门应按照合同约定对采购物资或服务进行验收，验收合格后签署验收报告。如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核采购合同的执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等事项。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同，采购部门应及时通知供应商，并按照法律规定和合同约定办理相关手续。解除合同后，双方应按照约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时收集相关证据，与供应商协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.公司/组织应积极配合处理合同纠纷，维护自身合法权益。同时，应总结经验教训，完善采购合同管理流程，避免类似纠纷的再次发生。六、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司/组织的年度经营计划和采购需求，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、采购时间等内容。2.采购预算草案经财务部门审核后，提交公司/组织的相关领导审批。审批通过后的采购预算作为年度采购工作的依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本。在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向公司/组织的相关领导汇报采购预算的执行情况。如发现预算执行偏差较大，应及时采取措施进行调整。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、业务需求变化等原因需要调整采购预算，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等事项。经财务部门审核后，提交公司/组织的相关领导审批。审批通过后的预算调整申请作为采购预算的补充依据。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估。采购风险包括市场风险、质量风险履约风险、法律风险等。2.对识别出的采购风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可以通过市场调研、价格谈判、签订长期合同等方式进行应对；对于质量风险，可以加强供应商管理、严格验收标准等方式进行应对；对于履约风险，可以加强合同管理、建立供应商信用档案等方式进行应对；对于法律风险，可以加强法务审核、咨询专业律师等方式进行应对。2.定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和改进。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购监督应包括采购计划执行情况、采购方式选择合理性、供应商选择公正性、合同签订与执行情况等方面。2.定期对采购活动进行内部审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用效益等。内部