马鞍山采购管理制度

PAGE马鞍山采购管理制度一、总则（一）目的为规范马鞍山公司采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于马鞍山公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，防止不正当竞争。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行指导和监督。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部：负责审核采购预算，监督采购款项的支付，对采购成本进行核算和分析。3.审计部：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司生产经营计划、库存状况等因素，定期编制采购需求计划，并提交给采购部。2.采购部结合需求部门的采购需求计划，综合考虑市场供应情况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划，并报采购决策委员会审批。（二）采购计划的调整1.如遇市场变化、生产经营计划调整等原因，需要对采购计划进行调整的，需求部门应及时提出调整申请，经采购部审核后报采购决策委员会审批。2.采购部应根据审批后的采购计划调整申请，及时调整采购工作安排，并通知相关部门。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.对于新采购项目，采购部应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商信息库中选择合适的供应商参与投标或报价。3.在选择供应商时，采购部应组织相关部门对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，选择最优供应商，并报采购决策委员会审批。（二）供应商评估与考核1.采购部应定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.根据评估与考核结果，可以对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰。（三）供应商关系管理1.采购部应与供应商建立良好的合作关系，定期与供应商沟通交流，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态。2.对于重要供应商，采购部应与其签订战略合作协议，明确双方的权利义务和合作内容，共同推动双方业务的发展。五、采购流程管理（一）采购申请需求部门根据实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货期等内容，并提交给采购部。（二）采购审批采购部收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额等方面。审核通过后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司相关规定和实际情况，对采购申请进行审批。（三）采购实施1.采购部根据审批后的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购人员等内容。2.采购人员按照采购方案，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，采购人员应严格遵守采购程序，确保采购活动的合法性和公正性。3.采购人员与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务和采购条款，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格水平、交货期、交货地点、付款方式等内容。（四）采购验收1.需求部门负责对采购物资或服务进行验收，验收内容包括物资或服务的规格、数量、质量等方面。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并提交给采购部。采购部根据验收报告，办理采购款项支付手续。（五）采购付款1.财务部根据采购合同和验收报告，审核采购款项支付申请，确保支付金额准确无误。2.审核通过后，财务部按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购款项支付手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部应定期对采购活动进行风险识别与评估工作，识别可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等方面。并对风险发生的可能性和影响程度进行评估。根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度，确保采购活动顺利进行（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时了解市场价格变化和供应情况，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或物资供应中断。2.供应商风险应对措施：加强对供应商的管理和评估，选择资质信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任，降低供应商违约风险。3.质量风险应对措施：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资或服务的检验和验收工作，确保采购物资或服务符合质量要求。对于质量不合格的物资或服务，及时与供应商协商解决，要求供应商承担相应的责任。4.合同风险应对措施：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰。在签订合同前，组织相关部门对合同进行会审，避免合同漏洞和风险。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的权利义务，及时处理合同变更和纠纷。5.付款风险应对措施：加强对采购款项支付的审核和管理，确保支付金额准确无误。严格按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购款项支付手续。对于逾期付款的供应商，按照合同约定追究其违约责任。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部应建立健全内部监督机制，加强对采购工作的日常监督和管理。定期对采购计划执行情况、采购合同签订与执行情况、采购款项支付情况等进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。2.审计部应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。审计内容包括采购计划的制定与执行、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等方面。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督公司应积极接受政府相关部