行政事业单位财务档案管理制度

行政事业单位财务档案管理制度第一章总则第一条为规范本单位财务档案管理工作，提高财务档案科学化、规范化管理水平，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》及国家有关财经法规和行政事业单位财务管理规定，结合本单位实际情况，制定本制度。第二条本制度所称财务档案，是指本单位在各项经济业务活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的会计核算专业材料，以及与财务管理相关的各类文件、资料。第三条财务档案管理是单位财务管理工作的重要组成部分，各部门及全体财务人员均有保护财务档案的义务。单位财务部门负责财务档案的日常收集、整理、装订、保管和移交工作，单位档案管理部门负责对财务档案管理工作进行业务指导和监督检查。第四条财务档案管理工作遵循统一领导、分级管理、真实可靠、安全保密、规范有序、便于利用的原则。第二章财务档案的收集与整理第五条财务档案的收集范围主要包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告。（四）其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以及其他具有保存价值的会计核算专业资料。（五）与财务管理相关的文件资料：包括但不限于财务管理制度、会计核算办法、预算批复文件、审计报告、税务稽查文件、合同协议（与财务收支相关的）等。第六条财务档案的整理应符合以下要求：（一）会计凭证应按月整理装订成册，注明凭证种类、起止号码、凭证张数、附件张数、会计主管人员和装订人员姓名等，并加具封面、封底，由装订人在装订线封签处签名或盖章。（二）会计账簿在年度终了后，应按规定整理核对，加具封面，装订成册（订本式账簿除外），并在账簿扉页注明单位名称、账簿名称、所属年度、起止页数、记账人员和会计主管人员姓名等。（三）财务报告应按年度、季度、月度分别整理，合并装订成册，加具封面，注明单位名称、报告所属期间、报告种类等，并由单位负责人、会计主管人员和编制人员签名或盖章。（四）其他会计资料及相关文件，应根据其性质和特点，参照上述要求进行整理、归类、编号、装订。第三章财务档案的归档与保管第七条财务档案的归档应在会计年度终了后，由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交单位档案管理部门统一保管。第八条移交档案时，双方应逐项清点核对，确认无误后在移交清册上签字盖章，并各执一份备查。档案管理部门接收保管的财务档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第九条财务档案的保管应符合以下条件：（一）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘、防磁等安全措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和防盗装置。（二）档案柜应选用坚固耐用、具有良好防护性能的金属柜或木质柜。（三）财务档案实行集中统一管理，专人负责。档案管理人员应忠于职守，严格执行档案管理的各项规章制度。（四）非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十条财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为三十年和十年。具体按照国家统一的会计档案管理规定执行。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第十一条单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的财务档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。第四章财务档案的利用第十二条单位内部查阅财务档案，须经单位分管财务领导或财务部门负责人批准，填写《档案查阅申请表》，方可查阅。查阅时，必须由档案管理人员陪同，在指定地点查阅。第十三条外部单位因工作需要查阅本单位财务档案时，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位负责人批准后，由档案管理人员负责查阅，并有义务对查阅内容进行监督和记录。第十四条查阅财务档案时，必须遵守下列规定：（一）不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）不得携带档案出指定查阅地点。（三）查阅涉密财务档案，必须严格遵守国家有关保密法规，履行相应的审批手续。（四）查阅档案时，应爱护档案，保持档案的整洁、完整。第十五条复制、摘录财务档案内容，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案管理部门证明章。复制件视同原件管理。第十六条查阅完毕，档案管理人员应及时将档案归还原处，并在《档案查阅登记簿》上详细记录查阅情况，包括查阅人、查阅日期、查阅内容、批准人等。第五章财务档案的鉴定与销毁第十七条财务档案保管期满，需要销毁时，由单位档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《财务档案销毁清册》，列明销毁财务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。第十八条单位负责人、档案管理部门负责人、财务部门负责人、档案管理人员、会计人员共同对到期财务档案进行鉴定，对确无保存价值的档案，同意销毁；对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限。第十九条《财务档案销毁清册》须报单位负责人批准。单位负责人在批准销毁前，应认真审查销毁清册，对有疑问的，应进行复查。第二十条销毁财务档案时，应当由单位档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁前，应当按照销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告单位负责人。第二十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第六章责任追究第二十二条各部门及相关人员应严格遵守本制度规定，认真履行财务档案管理职责。对在财务档案收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节中做出显著成绩的单位和个人，予以表彰和奖励。第二十三条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、整理、归档财务档案，造成档案资料残缺不全、混乱的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁财务档案的；（三）在财务档案保管过程中，因失职渎职导致档案损坏、失泄密的；（四）违反档案查阅规定，擅自提供、复制、摘抄、传播财务档案内容的；（五）未按规定程序销毁财