海南中小学采购管理制度

PAGE海南中小学采购管理制度一、总则（一）目的为规范海南中小学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，保障学校教育教学工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于海南各级各类中小学、幼儿园及相关教育机构（以下统称“学校”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。（四）职责分工1.学校采购管理部门负责制定和完善学校采购管理制度，并组织实施。汇总学校各部门采购需求，编制采购计划，报学校领导审批。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购合同的签订、履行和验收工作。建立采购档案，妥善保管采购活动相关文件资料。对采购活动进行监督检查，处理采购过程中的投诉和纠纷。2.学校财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算。对采购资金使用情况进行审计和监督。3.学校各部门根据教育教学和日常工作需要，提出采购需求，经部门负责人审核后报采购管理部门。配合采购管理部门做好采购项目的验收工作，对采购物品或服务的质量、数量等进行确认。二、采购预算管理（一）预算编制1.学校各部门应根据年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制本部门采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算方案，报学校领导审批。3.学校年度采购预算方案应按照财政部门要求进行申报和公开，确保预算编制的科学性、合理性和准确性。（二）预算执行1.采购项目必须严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报学校领导审批，并报财政部门备案。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购进度，确保采购活动有序进行。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定支付采购款项，确保资金使用安全、规范。（三）预算监督1.学校内部审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和有效性，及时发现和纠正存在的问题。2.采购管理部门应定期向学校领导汇报采购预算执行情况，接受学校领导的监督和指导。三、采购计划管理（一）计划编制1.学校各部门应根据工作实际需要，提前向采购管理部门提交采购申请，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购管理部门对各部门提交的采购申请进行审核，结合学校采购预算和库存情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。3.采购计划经学校领导审批后实施。对于重大采购项目，应按照规定报相关部门审批。（二）计划执行1.采购管理部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购计划，应按照规定程序报学校领导审批，并及时通知相关部门协调解决。（三）计划调整1.因政策变化、市场波动、学校工作安排调整等原因，确需调整采购计划的，采购管理部门应及时提出调整建议，报学校领导审批。2.采购计划调整后，采购管理部门应按照新的采购计划组织实施采购活动，并做好相关记录。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和海南省有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，并组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并记录谈判过程和结果。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报学校领导审批。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，并对报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.学校各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购预算、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。2.采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购管理部门进行审核和决策。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.审核通过的采购项目，按照学校审批权限报学校领导审批。重大采购项目应按照规定报相关部门审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。公开招标项目：发布招标公告、编制招标文件、发售招标文件、组织开标、评标、定标等。邀请招标项目：从供应商库中随机抽取供应商、发出投标邀请书、编制招标文件、组织开标、评标、定标等。竞争性谈判项目：成立谈判小组与供应商谈判、记录谈判过程和结果。单一来源采购项目：组织相关人员进行论证、报学校领导审批。询价项目：向供应商发出询价单、要求供应商报价、比较报价确定成交供应商。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交学校财务部门和法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同经双方签字盖章后生效，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，采购管理部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收标准、验收情况、验收结论等内容。3.财务部门根据验收报告和采购合同，按照规定程序办理付款手续。付款时应严格审核发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方权利和义务。合同内容应符合法律法规和行业标准要求，条款完整、准确、清晰。2.采购管理部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订书面合同。所签订的合同不得对采购文件确定的事项进行实质性修改。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交学校财务部门和法律顾问进行审核，确保合同合法合规、风险可控。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，签订补充协议，并报学校领导审批。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，出具验收报告。2.验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、合同金额、验收依据、验收情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。（四）合同付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款时应严格审核发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。2.如供应商未按照合同约定履行义务，财务部门有权暂停付款，并及时通知采购管理部门处理。（五）合同存档采购管理部门应妥善保管采购合同及相关文件资料，建立采购合同档案。采购合同档案应包括合同文本、中标通知书、采购文件、验收报告、付款凭证等，保存期限按照国家和海南省有关规定执行。七、采购监督管理（一）内部监督1.学校内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等，及时发现和纠正存在的问题。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为，防止违规操作。（二）社会监督1.学校应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障社会公众的知情权和