市机关采购内控制度

PAGE市机关采购内控制度一、总则（一）目的为了加强市机关采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合本市机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市机关各部门及所属单位（以下统称“采购单位”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.效益性原则：在确保采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开透明原则：采购活动应当公开、公平、公正，接受社会监督。4.制衡性原则：建立健全采购活动的决策、执行和监督相互制约、相互监督的机制。5.权责对等原则：明确采购各环节相关人员的职责和权限，做到权责一致。二、采购组织与管理（一）采购决策机构1.成立采购领导小组：由市机关主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审定采购政策、制度和重大采购事项，对采购活动进行宏观指导和监督。2.职责：研究制定采购工作方针、政策和制度。审议采购预算、采购计划和采购项目。协调解决采购工作中的重大问题。对采购活动进行监督检查。（二）采购执行机构1.设立采购部门：负责具体采购业务的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确岗位职责和分工。2.职责：贯彻执行采购政策、制度和采购领导小组的决策。编制采购预算和采购计划。组织采购项目的实施，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、合同签订等。负责采购项目的验收工作。建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。（三）采购监督机构1.成立采购监督小组：由市机关纪检监察部门、审计部门等相关人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督。2.职责：监督采购政策、制度的执行情况。检查采购项目实施过程中的合规性、公正性和廉洁性。受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购单位应根据本单位工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算：采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送财政部门审核。2.采购预算编制应遵循以下原则：真实性原则：预算数据应真实可靠，不得虚报、瞒报。完整性原则：涵盖所有采购项目，不得遗漏。准确性原则：准确测算采购金额，避免预算偏差过大。合理性原则：根据实际需求和市场价格水平合理确定预算。（二）预算执行1.采购单位应严格按照批准的采购预算组织采购活动：不得擅自调整或突破预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。2.采购部门应加强对采购预算执行情况的监控：定期分析预算执行进度，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.采购预算调整应符合以下条件：国家政策调整导致采购项目变更或预算金额变化。因不可抗力因素影响采购项目实施，需要调整采购内容或预算金额。其他经财政部门批准的特殊情况。2.采购预算调整应按照以下程序进行：采购单位提出预算调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额。采购部门对申请进行审核，提出审核意见。采购领导小组审议预算调整申请，作出审批决定。采购单位将审批后的预算调整申请报财政部门备案。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购单位应根据采购预算和工作实际需要，编制采购计划：采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划编制应遵循以下原则：统筹兼顾原则：综合考虑单位各项工作需求，合理安排采购顺序。合理安排原则：根据采购项目的轻重缓急和市场供应情况，合理确定采购时间。节约高效原则：在满足工作需要的前提下，尽量节约采购资金，提高采购效率。（二）计划审批1.采购计划应报采购领导小组审批：采购领导小组应对采购计划的合理性、必要性进行审核，作出审批决定。2.经审批后的采购计划应严格执行：不得擅自变更采购项目、采购方式和采购时间。如因特殊原因需要变更采购计划的，应按照规定的程序重新报采购领导小组审批。（三）计划执行与调整1.采购部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动：确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的：应按照规定的程序报采购领导小组审批。调整后的采购计划应及时通知相关部门和人员。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标应作为市机关采购的主要方式：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.公开招标应按照以下程序进行：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订合同。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目：或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购部门根据采购项目特点和供应商情况，确定邀请投标的供应商名单。向邀请的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。对投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目：技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购单位代表和有关专家组成，人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目：发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购单位提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源采购理由等内容。采购部门对申请进行审核，提出审核意见。采购领导小组审议单一来源采购申请，作出审批决定。采购部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目：2.询价应按照以下程序进行：采购部门成立询价小组，询价小组由采购单位代表和有关专家组成，人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于三家。询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购单位应及时与中标（成交）供应商签订采购合同：采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订应遵循以下原则：合法合规原则：合同内容应符合国家法律法规和政策要求。平等自愿原则：双方应在平等、自愿的基础上签订合同。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益。诚实守信原则：双方应诚实守信，履行合同约定的义务。（二）合同履行1.采购单位和中标（成交）供应商应按照采购合同约定履行各自的义务：采购单位应及时支付货款，中标（成交）供应商应按时、按质、按量交付货物或提供服务。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同的：双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购单位应组织相关人员对采购项目进行验收：验收内容包括货物数量清点、质量检验、技术性能测试等。2.验收合格的，采购单位应出具验收报告：验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、验收情况等内容。验收不合格的，采购单位应要求中标（成交）供应商限期整改，直至验收合格。（四）合同付款1.采购单位应按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款：不得无故拖欠或拒绝支付货款。2.采购单位支付货款时，应按照财务管理制度的规定进行审批：确保付款手续齐全、合规。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购单位应建立采购风险识别与评估机制：定期对采购活动中可能存在风险进行识别和评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.采购风险主要包括以下方面：政策风险：国家法律法规和政策调整可能影响采购活动的合法性和合规性。市场风险：市场价格波动、供应商违约等可能导致采购成本增加或采购项目无法按时完成。操作风险：采购流程不规范、采购人员违规操作等可能导致采购活动出现失误或损失。廉政风险：采购人员在采购活动中存在贪污受贿、徇私舞弊等行为，可能导致采购活动出现腐败问题。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，采购单位应制定相应的风险应对措施：政策风险：加强对国家法律法规和政策的学习和研究，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。市场风险：建立市场价格监测机制，合理选择采购时机，与供应商签订价格调整条款，降低市场价格波动风险。加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约担保，降低供应商违约风险。操作风险：完善采购流程，明确各环节的操作规范和要求，加强对采购人员的培训和考核，提高采购人员的业务水平和操作能力。建立采购内部控制监督机制，加强对采购活动的全程监督，及时发现和纠正操作失误。廉政风险：加强对采购人员的廉政教育，建立廉政档案，签订廉政承诺书。加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。八、采购信息管理（一）信息收集1.采购单位应建立采购信息收集机制：及时收集与采购活动相关的政策法规、市场行情、供应商信息等。2.采购信息收集渠道主要包括以下方面：政府部门网站：及时了解国家法律法规和政策调整情况。行业协会网站：获取行业动态和市场信息。媒体报道：关注行业热点和市场趋势。供应商主动提供：要求供应商提供产品信息、价格信息等。采购人员实地调研：深入市场了解供应商情况和产品价格。（二）信息整理与分析1.采购单位应定期对收集到的采购信息进行整理和分析：形成采购信息报告，为采购决策提供参考依据。2.采购信息报告应包括以下内容：政策法规解读：分析国家法律法规和政策调整对采购活动的影响。市场行情分析：分析市场价格波动趋势、供应商竞争情况等。供应商评价：对供应商的产品质量、价格、服务等方面进行评价。采购建议：根据采购信息分析结果，提出采购决策建议。（三）信息公开1.采购单位应按照规定的程序和方式，及时公开采购信息：包括采购项目公告、采购文件、中标（成交）结果等。2.采购信息公开应遵循以下原则：真实性原则：公开的信息应真实可靠，不得虚假宣传。完整性原则：公开的信息应涵盖采购活动的全过程，不得遗漏重要信息。及时性原则：及时公开采购信息，确保信息的时效性。准确性原则：公开的信息应准确无误，避免误导公众。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购单位应建立采购档案收集机制：及时收集采购活动中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案收集应遵循以下原则：全面性原则：收集采购活动全过程的文件资料，确保档案的完整性。真实性原则：收集的文件资料应真实可靠，不得伪造、篡改。及时性原则：及时收集采购活动中形成的文件资料，避免文件资料丢失或损坏。（二）档案整理与归档1.采购单位应定期对收集到的采购档案进行整理和归档：按照档案管理的要求，对文件资料进行分类、编号、装订等处理，建立采购档案目录，便于查询和使用。2.采购档案归档应遵循以下原则：规范性原则：按照档案管理的规范要求进行整理和归档，确保档案的规范性。系统性原则：将采购活动中形成的文件资料按照一定的逻辑关系