黑龙江事业单位采购制度

PAGE黑龙江事业单位采购制度一、总则（一）目的为了规范黑龙江事业单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金的使用效益，保障事业单位各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于黑龙江省各级各类事业单位使用财政性资金及其他自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保证采购过程的公正性。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，促使供应商提供优质产品和服务，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）采购组织与职责1.采购管理部门负责制定和完善本单位采购制度及相关流程。审核采购计划，监督采购活动的执行情况。协调解决采购过程中的问题，处理采购投诉。2.采购执行部门具体实施采购活动，包括编制采购文件、组织采购评审、签订采购合同等。负责与供应商沟通协调，收集采购项目相关信息，并及时反馈给采购管理部门。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金使用合规。4.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和评审工作，协助采购执行部门确定中标供应商。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本单位事业发展规划和工作任务，结合实际需求，于每年规定时间内编制下一年度采购预算。2.采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预计采购金额等内容，并说明采购项目的必要性和资金来源。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性以及与单位整体预算的衔接性。审核通过后，报单位领导审批。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整后的预算金额。2.采购管理部门对预算调整申请进行审核，并征求财务部门意见。审核通过后，报单位领导审批。3.经批准的预算调整事项，应及时通知相关部门，并在采购活动中予以落实。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和黑龙江省相关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购人应当按照招标公告规定的时间、地点开标，并邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。采购人应当对开标过程进行记录，并存档备查。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上人民政府财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人或者采购代理机构应当成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对采购项目的需求进行了解，并与供应商进行谈判。谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报同级财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人方可与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单，对一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人或者采购代理机构应当成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当向所有被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人签字后，报采购管理部门审核。采购管理部门对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核，并提出审核意见。3.采购申请经采购管理部门审核通过后，报单位领导审批。单位领导根据单位实际情况和资金状况，对采购申请进行审批。审批通过后的采购申请进入采购执行环节。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件中的采购需求应明确、具体，符合法律法规和行业标准的要求。评标标准应科学合理，能够客观公正地评价供应商的投标文件。3.采购文件编制完成后，应经采购管理部门审核。审核通过后的采购文件方可发布。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购执行部门应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布采购公告（或投标邀请书）。采购公告（或投标邀请书）应包括采购项目的基本信息、供应商资格要求、采购文件获取方式及时间、投标截止时间及地点、开标时间及地点等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购执行部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件，并告知采购项目的基本信息、采购文件获取方式及时间、响应文件提交截止时间及地点等内容。（四）供应商选择与采购评审1.供应商应在规定时间内提交响应文件。采购执行部门对供应商提交的响应文件进行初审，审查响应文件是否符合采购文件的要求。2.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购执行部门应组织开标、评标活动。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。采购人应当对开标过程进行记录，并存档备查。评标时，评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购执行部门应组织谈判小组、单一来源采购小组、询价小组进行评审。谈判小组、单一来源采购小组、询价小组按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商。4.采购评审过程应严格按照采购文件规定的程序和标准进行，确保评审结果的公正、公平。采购执行部门应记录采购评审过程，并存档备查。（五）采购合同签订1.采购执行部门根据采购评审结果，向中标供应商或成交供应商发出中标通知书（或成交通知书）。中标供应商或成交供应商应在规定时间内与采购人签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应符合法律法规和采购文件的要求。3.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送采购管理部门、财务部门备案。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和测试。2.验收合格的采购项目，需求部门应填写《采购项目验收报告》，并由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目的基本信息、验收情况、验收结论等内容。3.验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施进行整改或重新提供货物、工程和服务。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格。（七）采购资金支付1.财务部门根据采购合同和采购项目验收报告，审核采购资金支付申请。审核通过后，按照财政国库管理制度的有关规定办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的合规性和及时性。五、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应加强对采购活动的内部监督，定期检查采购制度的执行情况，发现问题及时督促整改。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，审核采购预算执行情况，确保采购资金使用合规。3.单位内部审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出审计意见，并督促整改。（二）外部监督1.接受财政部门的监督管理。财政部门有权对事业单位的采购活动进行监督检查，对发现的问题依法进行处理。2.接受审计机关的审计监督。审计机关有权对事业单位采购资金的使用情况进行审计，确保资金使用合法合规。3.接受社会监督。事业单位应将采购信息公开透明，接受社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行处理和答复。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有质疑的，可以在规定时间内