黑龙江省总工会采购制度

PAGE黑龙江省总工会采购制度一、总则（一）目的为了加强黑龙江省总工会采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黑龙江省总工会机关及所属事业单位（以下统称“工会”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平、公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场的正常秩序。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善工会采购制度、流程和标准。审核采购计划和采购预算，统筹安排采购活动。组织采购项目的实施，包括招标、谈判、询价等采购方式的运用。对采购项目进行监督和管理，协调解决采购过程中的问题。建立和管理供应商库，评估供应商的信誉和业绩。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的前期调研和论证，提供技术支持和业务指导。配合采购管理部门开展采购活动，负责采购项目的验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算。对采购项目进行财务核算和审计，提供财务分析和建议。4.审计部门对采购项目进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和内部制度的要求。对采购项目的预算执行情况、资金使用情况等进行审计，防范采购风险。对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据工作任务和业务发展需要编制年度采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量以及预计采购金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求进行编制，遵循“量入为出、收支平衡”原则，确保预算编制的科学性和合理性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由需求部门提交至采购管理部门进行审核。采购管理部门应结合工会工作计划及实际需求，对采购预算的合理性、必要性进行审核，并提出审核意见。2.审核通过后的采购预算报财务部门进行复核，财务部门根据工会财务状况和资金安排情况，对采购预算的资金来源及额度进行审核确认。3.经财务部门复核后的采购预算提交工会领导审批，审批通过后的采购预算作为年度采购工作的依据。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因工作任务变化、政策调整等原因导致采购预算需要调整的，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目及金额等内容，并按照预算审批程序进行审批。3.未经批准，不得擅自调整采购预算。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目应采用公开招标方式：货物类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。工程类采购项目：施工单项合同估算价在400万元以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元以上。服务类采购项目：单项采购金额一次性达到100万元以上。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作，严格遵循招标程序，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式的，采购管理部门应通过发布公告、从供应商库中选取或其他符合法律法规规定的方式，随机邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与投标。（三）竞争性谈判1..竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由工会代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其谈判文件进行澄清、说明或者补正。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，形成论证意见，并在工会内部进行公示。公示无异议后，报工会领导审批。审批通过后，采购管理部门应与供应商就采购项目签订单一来源采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门应根据报价情况，按照询价原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经需求部门负责人签字确认后提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.审核通过后的《采购申请表》依次报财务部门、审计部门进行审核，财务部门审核采购资金的安排情况，审计部门审核采购项目是否符合审计要求。3.经财务部门、审计部门审核通过后的《采购申请表》报工会领导审批。工会领导根据采购项目的情况进行审批，审批通过后，采购管理部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门选择合适的采购方式组织采购活动。采用公开招标方式的，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标，按照招标程序发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等工作。采用邀请招标方式的，采购管理部门应按照规定的程序邀请供应商参与投标，并组织开标、评标、定标等工作。采用竞争性谈判方式的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并按照谈判程序确定成交供应商。采用单一来源采购方式的，采购管理部门应按照规定进行论证、公示和审批，并与供应商签订采购合同。采用询价方式的，采购管理部门应向供应商发出询价通知书，要求其报价，并按照询价程序确定成交供应商2.在采购过程中，采购管理部门应严格按照采购文件的要求进行评审，确保采购活动的公平、公正、公开。采购管理部门应做好采购记录，包括采购项目基本情况、采购方式、采购过程、评审结果等内容，并存档备查。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、审计部门进行审核，并根据审核意见进行修改完善。审核通过后的采购合同报工会领导审批，审批通过后，采购管理部门方可与成交供应商签订合同。（五）验收付款1.验收采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求组织验收工作。验收人员应包括需求部门代表、技术专家等，验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目的质量符合要求。验收合格后，验收人员应填写《采购项目验收报告》，并签字确认。《采购项目验收报告》应包括采购项目名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。2.付款采购项目验收合格后，需求部门应根据采购合同的约定，填写《付款申请表》，并附上采购合同、验收报告等相关资料，提交至财务部门。财务部门对《付款申请表》及相关资料进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。五、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和内部制度的要求，采购程序是否规范，采购资金的使用是否合理等。2.审计部门应建立采购项目审计档案，对审计发现的问题进行记录和分析，并提出审计意见和建议。采购管理部门应根据审计意见和建议，及时整改存在的问题，完善采购制度和流程。（二）供应商管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等进行登记和管理。2.采购管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。对于评估不合格的供应商，采购管理部门应将其从供应商库中剔除，并禁止其参与工会的采购活动。3.采购管理部门应加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，促进供应商提高产品质量和服务水平。（三）采购档案管理1.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对