黄浦区采购管理制度

PAGE黄浦区采购管理制度一、总则（一）目的为了加强黄浦区采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黄浦区各部门、各单位在履行职能过程中发生的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：确保供应商公平参与竞争，维护市场秩序。4.公正原则：采购过程应公正，保障各方合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.统筹协调全区采购工作，指导和监督各部门采购活动。3.建立和管理采购信息平台，发布采购信息，统计分析采购数据。4.组织采购培训和宣传工作。（二）采购实施部门1.负责本部门采购项目的具体实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等工作。2.配合采购管理部门做好采购相关工作，提供采购需求和项目情况等信息。（三）采购监督部门1.对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性和采购结果的合理性。2.受理采购活动中的投诉和举报，及时调查处理违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，科学合理编制采购预算，明确采购项目、数量、规格、金额等内容。2.采购预算应纳入部门年度预算一并编制，按照规定程序审核和批准。（二）预算执行1.采购实施部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。（三）预算监督1.采购管理部门和财政部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保预算资金合理使用。2.对违反采购预算管理规定的行为进行严肃处理。四、采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、有较多供应商可供选择的采购项目。2.采购实施部门应按照规定发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。3.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。2.采购实施部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其投标。3.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采购实施部门应成立谈判小组，与符合条件的供应商进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容和成交标准进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购实施部门应组织专家进行论证，并报经采购管理部门批准后采用单一来源采购方式。3.采购实施部门应与供应商就采购价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。（五）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购实施部门应向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其报价。3.采购实施部门应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购需求确定1.采购实施部门应根据工作需要和实际情况，详细调研采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等内容。2.采购需求应经本部门负责人审核同意，并报采购管理部门备案。（二）采购文件编制1.采购实施部门应根据采购需求编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2..采购文件应明确采购项目的采购方式、采购程序、采购标准、评标方法、合同条款等内容。3.采购文件应经本部门负责人审核同意，并报采购管理部门备案。（三）采购信息发布1.采购实施部门应按照规定在指定的采购信息平台上发布采购信息，包括采购公告、招标文件等。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（四）供应商资格审查1.采购实施部门应按照采购文件规定的供应商资格条件，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查可以采取资格预审和资格后审的方式进行。资格预审应在采购文件发售前进行，资格后审应在评标前进行。3.对不符合资格条件的供应商，应取消其参与采购活动的资格。（五）采购评审1.采购实施部门应按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会或谈判小组、询价小组进行采购评审。2.评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组、询价小组的组成参照评标委员会的规定执行。3.采购评审应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对供应商的投标文件或报价文件进行评审，确定成交供应商。（六）采购合同签订1.采购实施部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目名称、采购内容、采购金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同应经本部门负责人审核同意，并报采购管理部门备案。（七）采购验收1.采购实施部门应按照采购合同约定的验收标准和方法，组织对采购项目进行验收。2.验收可以采取采购人自行验收、委托第三方机构验收等方式进行。3.对验收合格的采购项目，采购实施部门应出具验收报告；对验收不合格的采购项目，采购实施部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。（八）采购付款1.采购实施部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购付款手续。2.采购付款应严格按照财务管理制度进行审核和支付，确保资金安全。3.对因供应商原因导致采购项目出现质量问题或其他纠纷的，采购实施部门应暂停付款，并及时与供应商协商解决。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门和采购实施部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.可以采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式进行风险识别。（二）风险评估1.采购管理部门和采购实施部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.可以采用定性评估和定量评估相结合的方法进行风险评估，如采用风险矩阵、风险等级划分等方式。（三）风险应对1.采购管理部门和采购实施部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施可以包括风险规避、风险减轻、风险转移风险接受等方式。例如，对于政策风险，可以加强政策研究和跟踪，及时调整采购策略；对于市场风险，可以建立市场监测机制，合理安排采购时间和数量；对于供应商风险，可以加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制；对于合同风险，可以加强合同审核和管理，明确双方权利和义务；对于验收风险，可以严格按照合同约定的验收标准和方法进行验收；对于付款风险，可以加强付款审核和监督，确保资金安全。（四）风险监控1.采购管理部门和采购实施部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.可以采用定期检查、专项审计、数据分析等方式进行风险监控。3.对发现的风险变化情况，应及时调整风险应对措施，确保采购活动顺利进行。七、采购绩效评价（一）评价指标1.采购管理部门应建立采购绩效评价指标体系，包括采购效率、采购质量、采购成本、采购合规性等方面的指标。2.采购效率指标可以包括采购周期、采购项目完成率等；采购质量指标可以包括货物质量合格率、工程验收合格率、服务满意度等；采购成本指标可以包括采购价格合理性、采购资金节约率等；采购合规性指标可以包括采购程序合规率、采购文件规范性等。（二）评价方法1.采购管理部门应定期对采购绩效进行评价，评价方法可以包括定量分析、定性分析相结合的方式，如采用指标对比、数据分析、问卷调查、专家评价等方法。2.可以根据评价结果，对采购工作进行总结和分析，发现存在的问题和不足，提出改进措施和建议。（三）