高校食堂采购及询价制度

PAGE高校食堂采购及询价制度一、总则（一）目的为了加强高校食堂采购管理，规范采购行为，确保食品及相关物资的质量安全，降低采购成本，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校食堂所有食品原材料、餐饮用具、设备设施等物资的采购及询价活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、食品安全标准以及学校的相关规定，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、安全卫生的食品及物资，保障师生饮食健康。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受学校师生和社会的监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立高校食堂采购管理领导小组，由分管后勤的校领导担任组长，后勤管理部门负责人、财务部门负责人、师生代表等为成员。负责审议食堂采购的重大事项，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门后勤管理部门下设的食堂管理科室为采购执行部门，负责具体组织实施食堂采购工作，并履行以下职责：1.制定采购计划，根据食堂的经营需求和库存情况，合理安排采购品种、数量和时间。2.建立供应商管理档案，对供应商进行资质审核、评估和选择。3..组织询价、谈判、招标等采购活动，与选定的供应商签订采购合同。4.负责采购物资的验收、入库、结算等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。5.定期对采购工作进行总结和分析，不断改进采购管理工作。（三）其他相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，进行采购资金的结算和支付。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金使用的合理性。师生代表：参与采购管理工作，对采购物资的质量、价格等方面提出意见和建议，维护师生的合法权益。三、采购流程（一）采购计划制定1.食堂管理科室应根据食堂的经营状况、库存水平、季节变化以及师生的饮食需求等因素，每月定期制定采购计划。采购计划应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购计划制定后，需经食堂管理科室负责人审核，报后勤管理部门负责人批准后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按上述审批程序进行变更。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购执行部门应通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商资源库。供应商应具备合法经营资质，具有良好的商业信誉和较强经济实力，能够提供质量合格、价格合理的食品及物资。对拟进入供应商资源库的供应商，采购执行部门应进行资质审核，要求其提供营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证、产品质量检验报告、税务登记证等相关证件，并实地考察其生产经营场所、生产设备、仓储条件、质量管理体系等情况。2.供应商评估与选择采购执行部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、合同履行情况等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、数据分析、师生反馈等方式进行。根据评估结果对供应商进行分类管理，建立供应商信用档案。对于表现优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于出现质量问题、交货延迟、价格不合理等情况的供应商，应及时进行整改或淘汰。在选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，采用询价、招标、竞争性谈判等方式确定供应商。对于金额较大、影响面广的采购项目，应按照学校的招标管理规定进行公开招标。（三）询价1.采购执行部门在实施采购前，应向多家供应商发出询价函，询价函应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.供应商应在规定时间内回复询价函，提供产品报价、质量标准、售后服务等相关信息。采购执行部门应对供应商的报价进行整理和分析，比较不同供应商的价格、质量、服务等方面的差异，选择性价比最优的供应商。3.在询价过程中，采购执行部门应与供应商进行充分沟通，了解其产品特点、生产工艺、市场价格动态等情况，为采购决策提供参考依据。同时，应要求供应商提供样品或产品说明书，以便对其质量进行直观判断。（四）采购合同签订1.确定供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资品种、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经学校法律顾问审核，确保合同内容符合法律法规要求，避免法律风险。合同签订后，双方应严格履行合同约定，采购执行部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（五）采购验收采购物资到货后，采购执行部门应及时组织验收。验收人员应由食堂管理科室、后勤管理部门、财务部门、师生代表等相关人员组成，验收过程应严格按照采购合同和相关标准进行。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、包装等方面。对于食品原材料，应检查其生产日期、保质期、检验检疫证明等；对于餐饮用具，应检查其外观质量、规格尺寸、材质等；对于设备设施，应检查其型号、规格、性能、配件等是否符合要求。验收合格的物资应及时办理入库手续，填写入库单；验收不合格的物资，采购执行部门应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。（六）采购结算1.采购物资验收合格后，并根据双方签订的采购合同约定的付款方式，由采购执行部门填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，报后勤管理部门负责人审核，再经财务部门审核无误后，报学校领导审批付款。2.财务部门应严格按照财务制度和采购合同的约定进行付款结算，确保采购资金的安全和合理使用。同时，应定期对采购资金的使用情况进行统计和分析，为学校的财务管理提供决策依据。四、询价管理（一）询价范围1.除采用招标方式采购的项目外，其他采购项目均应进行询价。询价范围包括食品原材料、餐饮用具、设备设施、办公用品、维修材料等各类物资。2.对于金额较小、采购频率较高的物资，可采用定期询价的方式；对于金额较大、采购周期较长的物资，应在采购前进行专项询价。（二）询价方式1.书面询价：采购执行部门向供应商发出询价函，要求其在规定时间内以书面形式回复报价及相关信息。书面询价适用于采购物资规格明确、市场价格相对稳定的情况。2电话询价：对于一些紧急采购项目或需要快速了解市场价格的物资，采购执行部门可通过电话与供应商进行询价。电话询价应做好记录，确保询价信息准确可靠。3.网络询价：利用互联网平台发布询价信息，邀请供应商在线报价。网络询价具有便捷高效、信息共享的特点，适用于采购物资品种多样、市场信息丰富的情况。采购执行部门应选择正规、专业的网络询价平台，并对参与询价的供应商进行资质审核。（三）询价记录与存档1.采购执行部门应建立询价记录档案，对每次询价的过程和结果进行详细记录。询价记录应包括询价函发出时间、供应商回复时间、供应商名称、报价明细、产品规格、质量标准及其他相关信息。2.询价记录档案应妥善保管，保存期限不少于[X]年。询价记录档案作为采购决策的重要依据，同时也是学校审计、监督检查的重要资料。（四）询价结果评估1.采购执行部门应定期对询价结果进行评估，分析不同供应商的价格差异、质量水平以及服务承诺等因素，评估询价工作的效果。2.通过询价结果评估，总结经验教训，不断改进询价方式和方法，提高询价工作的准确性和有效性。同时，根据评估结果对供应商进行动态管理，调整供应商资源库，确保采购工作始终处于最优状态。五、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对食堂采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。审计部门可通过查阅采购文件、合同、发票、验收记录等资料，实地考察供应商和采购现场等方式进行审计。2.学校纪检监察部门应加强对食堂采购工作的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。对发现的问题，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。3.后勤管理部门应建立内部监督机制，定期对采购执行部门的工作进行检查和考核。检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、询价采购过程、合同履行情况、验收结算工作等方面。对发现的问题，应及时督促采购执行部门进行整改，确保采购工作规范有序进行。（二）师生监督1.学校应建立师生监督渠道，鼓励师生对食堂采购工作提出意见和建议。师生可通过设立意见箱、网上举报平台、召开座谈会等方式参与监督。2.后勤管理部门应及时受理师生的监督意见，并认真调查处理。对于师生反映的采购质量问题、价格不合理问题等，应及时核实情况，采取有效措施进行整改，并将处理结果反馈给师生。（三）信息公开1.后勤管理部门应定期在学校内部网站或食堂显著位置公开食堂采购信息，包括采购物资品种、规格、数量、采购价格、供应商名称等内容，接受师生的监督。2.采购执行部门应建立采购信息档案，记录每次采购活动的详细情况，并按照规定的期限进行保存和归档。采购信息档案应便于查询和追溯，为学校内部监督和师生监督提供依据。六、应急采购（一）应急采购情形1.因自然灾害、公共卫生事件、食品安全事故等突发事件导致食堂食品及物资短缺，影响师生正常用餐的。2.因学校重大活动、临时用餐需求等特殊情况，急需采购食品及物资的。（二）应急采购程序1.由食堂管理科室提出应急采购申请，说明应急采购的原因、物资品种、数量、质量要求等情况，经后勤管理部门负责人审核后，报学校分管领导批准。2.在应急采购过程中，采购执行部门应优先选择与学校建立长期合作关系、信誉良好的供应商。如遇特殊情况无法从现有供应商处采购，可通过紧急联系其他供应商、市场现货采购等方式解决，但应确保采购物资的质量安全。3.应急采购物资到货后，应按照正常采购验收程序进行验收。验收合格后及时入库或投入使用，并做好相关记录。（三）应急采购资金管理1.应急采购资金应专款专用，严格按照学校财务制度进行管理。采购执行部门应及时办理应急采购资金的结算手续，提