高校采购管理制度范本

PAGE高校采购管理制度范本一、总则（一）目的为了规范高校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，依法进行采购。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行采购合同约定的义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。2.职责审议学校采购管理制度、采购政策和采购计划。根据学校发展需要，确定采购项目的立项和预算安排。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.职责贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购管理制度。负责编制采购预算，制定采购计划，并组织实施采购活动。建立和管理供应商库，组织供应商资格审查和招标采购活动。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同纠纷。负责采购文件的整理、归档和保管工作。（三）其他相关部门1.使用部门根据教学、科研和管理需要，提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和验收工作。协助采购部门进行市场调研，提供采购项目的相关信息。2.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核，确保采购资金的合理使用。对采购项目的经费使用情况进行监督和检查。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购资金的使用效益情况。对采购合同进行审计，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应会同使用部门根据学校事业发展规划、年度工作计划和实际需求，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校预算管理的要求进行申报和审核。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。（二）预算执行1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。2.财务部门应加强对采购资金的管理，按照采购合同约定及时支付采购款项，对超预算支出的采购项目不予支付。（三）预算监督1.审计部门应定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和效益性。2.采购部门和使用部门应定期向学校汇报采购预算的执行情况，接受学校的监督和检查。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和预算金额的准确性。对于重大采购项目，采购部门应提交采购管理委员会审议批准。采购项目经审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。3.采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购文件应经采购部门负责人审核签字后发布。4.供应商选择采购部门通过发布采购公告、邀请供应商等方式征集供应商。对供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。根据采购方式的不同，组织供应商进行投标、谈判、询价等活动，选择中标供应商或成交供应商。5.合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。6.采购验收采购项目完成后，使用部门应组织相关人员按照采购合同约定和验收标准进行验收。验收合格的，使用部门应出具验收报告，并在验收报告上签字盖章。验收报告应作为支付采购款项的依据。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决问题，要求供应商采取补救措施或重新提供货物、工程和服务，并重新组织验收。五、采购合同管理（一）合同签订管理1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，并使用国家规定的合同示范文本。合同条款应明确、具体，符合法律法规和学校采购管理制度的要求。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草本送学校法律顾问进行合法性审查，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行管理1.采购部门和使用部门应按照采购合同约定履行各自的义务，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商应严格按照采购合同约定提供货物、工程和服务，并接受学校的监督和检查。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收管理1.采购项目完成后，使用部门应按照采购合同约定和验收标准进行验收。2.验收内容包括货物的数量及规格、质量、性能、技术指标等，工程的质量、进度、验收资料等，服务的内容、标准、效果等。3.验收合格的，使用部门应出具验收报告；验收不合格的，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决问题，要求供应商采取补救措施或重新提供货物、工程和服务，并重新组织验收。（四）合同付款管理1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。2.采购部门应在申请支付采购款项时，提供采购合同、验收报告、发票等相关证明材料，经财务部门审核无误后支付。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期付款比例和时间进行支付。（五）合同档案管理1.采购部门应负责采购合同的整理、归档和保管工作。2.采购合同档案应包括采购合同正本、副本、补充协议、中标通知书、投标文件、验收报告、发票等相关资料。3.采购合同档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并妥善保管，以备查阅。六、采购监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购资金的使用效益情况。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。3.采购部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为。（二）外部监督1.学校应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.学校应按照规定公开采购信息，接受社会公众的监督。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内向学校提出投诉。2.学校应设立专门的投诉处理机构，负责受理和处理供应商的投诉。3.投诉处理机构应在规定时间内对投诉事项进行调查核实，并作出处理决定。七、采购人员管理（一）人员配备采购部门应根据工作需要，配备相应数量的采购人员。采购人员应具备良好的政治素质、职业道德和业务能力。（二）培训与考核1.学校应定期组织采购人员参加业务培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.采购部门应建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核评价。3.考核结果作为采购人员晋升、奖励、调整薪酬等的依据。（三）廉洁自律1.采购人员应严格遵守国