高校采购中样品管理制度

PAGE高校采购中样品管理制度一、总则（一）目的为规范高校采购活动中的样品管理，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购质量，保护学校和供应商的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各类采购项目中涉及的样品管理，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保样品管理活动合法合规。2.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证样品管理过程公正透明。3.科学性原则：运用科学的方法和手段进行样品的收集、评审和管理，确保评审结果真实可靠。4.保密性原则：对供应商提供的样品信息及相关资料严格保密，不得泄露给无关人员。二、样品的提供（一）供应商要求1.参与本校采购项目投标或响应谈判的供应商，应按照采购文件的要求提供样品。供应商应确保所提供的样品符合采购文件规定的技术规格、质量标准和性能要求。2.供应商应在规定的时间内将样品送达指定地点，并提交样品清单，注明样品名称、规格型号、数量、生产厂家等信息。（二）样品的规格与数量1.采购文件应明确规定样品的规格、型号、技术参数和质量标准等要求。供应商提供的样品应满足采购文件的全部要求，不得擅自更改或替换。2.样品数量应根据采购项目的实际情况合理确定，以满足评审需要为原则。对于大型或复杂的采购项目，可要求供应商提供多个样品进行对比评审。(三)样品的标识1.供应商应在样品上或样品包装上清晰标注样品名称、规格型号、生产厂家、供应商名称及联系方式等信息。2.对于有特殊要求的样品，如易碎品、易腐品等，供应商应采取相应的防护措施，并在样品上标明注意事项。三、样品的接收与保管（一）接收流程1.学校采购管理部门应指定专人负责样品的接收工作。接收人员在收到供应商提供的样品时，应核对样品清单与实际样品是否一致，检查样品的外观、规格、数量等是否符合采购文件要求。2.如发现样品存在问题或不符合要求，接收人员应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或重新提供样品。（二）保管要求1.学校应设立专门的样品保管场所，确保样品存放安全、环境适宜。对于有特殊保管要求的样品，如易燃易爆品、贵重物品等，应按照相关规定进行保管。2.保管人员应建立样品保管台账，详细记录样品名称、规格型号、数量、供应商名称、接收时间、存放位置等信息。定期对样品进行检查和盘点，确保样品数量准确、质量完好。3.在样品保管期间，未经学校采购管理部门批准，任何人不得擅自接触、使用或损坏样品。四、样品的评审（一）评审人员组成1.学校应组建专门的样品评审小组，评审小组由采购管理部门、使用部门、技术专家等相关人员组成。评审小组人数应根据采购项目的规模和复杂程度合理确定，一般不少于三人。2.评审小组成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和质量标准。评审小组成员应遵守职业道德，客观、公正地进行评审工作。（二）评审标准与方法1.采购文件应明确规定样品评审的标准和方法，评审标准应包括技术性能、质量水平、价格合理性、售后服务等方面。评审方法可采用综合评分法、最低价法等，具体方法应根据采购项目的特点和要求确定。2.评审小组应按照评审标准对供应商提供的样品进行逐一评审，记录评审结果，并填写样品评审报告。评审报告应包括样品名称、规格型号、供应商名称、评审标准、评审得分、评审意见等内容。（三）评审过程记录1.评审过程应全程记录，记录方式可采用文字记录、录音、录像等。记录内容应包括评审小组组成人员、评审时间、评审地点、评审过程、评审结果等信息。2.评审记录应妥善保存，作为采购项目档案的重要组成部分，以备后续查阅和审计。五、样品的退还与处置（一）退还规定1.采购项目结束后，对于未中标的供应商提供的样品，学校采购管理部门应及时通知供应商办理退还手续。供应商应在接到通知后的规定时间内，到指定地点领取样品。2.在退还样品时，学校应与供应商共同核对样品数量、规格型号等信息，确保样品完好无损。如发现样品有损坏或丢失，应按照采购文件的规定进行处理。（二）处置方式1.对于中标的供应商提供的样品，学校可根据实际需要决定是否留存。如需留存，应与供应商协商确定样品的处置方式和费用。如不需要留存，应及时通知供应商办理退还手续。2.对于因保管不善等原因造成损坏或无法退还的样品，学校应按照采购文件的规定进行赔偿。赔偿费用可从供应商的履约保证金中扣除，如履约保证金不足，可要求供应商另行支付。3.对于已无使用价值的样品，学校可按照相关规定进行报废处理。报废处理应填写报废申请表，经学校相关部门批准后进行。六、监督与检查（一）内部监督1.学校采购管理部门应加强对样品管理工作的内部监督，定期对样品的接收、保管、评审、退还与处置等环节进行检查，确保样品管理工作规范有序。2.学校审计部门应定期对采购项目中的样品管理情况进行审计，检查样品管理是否符合法律法规和学校相关制度的要求，是否存在违规操作行为。（二）外部监督1.学校应主动接受上级主管部门、财政部门等相关部门的监督检查，并积极配合做好相关工作。对于监督检查中发现的问题，应及时整改落实。2.鼓励社会公众对学校采购项目中的样品管理情况进行监督，如发现违规行为，可向学校采购管理部门或相关部门举报。学校应及时受理举报，并对举报内容进行调查核实。七、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商如有下列违规行为之一，学校采购管理部门应视情节轻重给予警告、罚款、暂停参与本校采购活动、取消中标资格等处罚：提供虚假样品或样品不符合采购文件要求的；擅自更改或替换样品的；在样品评审过程中采取不正当手段干扰评审工作的；未按照规定时间领取或退还样品的；其他违反法律法规和学校采购制度的行为。2.对于供应商的违规行为，学校采购管理部门应及时记录，并向供应商发出书面通知，告知其违规事实和处理决定。供应商如对处理决定不服，可以在规定时间内提出申诉。（二）学校工作人员违规处理1.学校工作人员如有下列违规行为之一，学校应视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分：在样品管理过程中接受供应商贿赂或不正当利益的；泄露供应商样品信息或相关资料的；擅自接触、使用或损坏样品的；其他违反法律法规