高校采购内部管理制度

PAGE高校采购内部管理制度一、总则（一）目的为加强高校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒、欺诈或提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善采购管理制度，审核采购计划，组织实施采购活动，监督采购过程，协调处理采购中的问题。2.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格和质量要求，参与采购评审，验收采购项目。3.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，监督采购资金使用情况。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。5.监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照学校财务预算编制要求，经财务部门审核后，报学校领导审批。（二）预算执行1.在采购预算范围内组织实施采购活动，严格控制采购成本，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理审批手续。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金的合理使用。三、采购计划管理（一）计划编制1.各需求部门应根据采购预算和实际工作需要，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、采购时间等内容。2.采购计划应经采购管理部门审核后，报学校领导审批。�二）计划执行1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，应按照学校采购计划调整程序办理审批手续。（三）计划监督1.采购管理部门负责对采购计划执行情况进行监督检查，定期通报计划执行情况。2.审计部门负责对采购计划执行情况进行审计监督，确保采购计划的有效执行。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规的规定进行操作。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照相关法律法规的规定，从符合资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照相关法律法规的规定，成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的2.单一来源采购应按照相关法律法规的规定，进行公示，公示无异议后，报学校领导审批。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.询价应按照相关法律法规的规定，成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。（六）其他采购方式1.除上述采购方式外，学校可以根据实际情况，采用竞争性磋商、框架协议采购等其他采购方式进行采购。2.其他采购方式应按照相关法律法规和行业标准的规定进行操作。五、采购程序管理（一）采购申请1.各需求部门应填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求及预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请表进行审核，符合采购条件的，报学校领导审批。2.学校领导根据采购项目的性质和金额大小，进行审批决策。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.在采购实施过程中，采购管理部门应及时与供应商沟通协调，确保采购项目顺利进行。（四）采购评审1.对于需要评审的采购项目应由采购管理部门组织成立评审小组，评审小组由需求部门、采购管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定成交供应商。（五）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应经学校法律顾问审核后，报学校领导审批。（六）合同履行1.采购管理部门应监督采购合同的履行情况及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门应按照采购合同的要求，做好验收准备工作，及时组织验收。（七）验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求，组织相关人员进行验收。2.验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。3.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。（八）付款1.财务部门应按照采购合同的约定，审核验收报告和发票等相关凭证后，办理付款手续。2.付款方式应符合学校财务管理制度的规定。六、采购文件管理（一）文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、采购方式、评审方法、合同条款等实质性要求。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等方面。（三）文件存档1.采购文件审核通过后，应按照学校档案管理规定进行存档。2.采购文件存档期限应符合相关法律法规和行业标准的要求。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。2.风险因素包括采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、合同签订不规范、验收把关不严、付款管理不善等方面。（二）风险评估1.采购管理部门应根据风险识别的结果进行风险评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险等级分为高、中、低三个等级，影响程度分为严重、较大、一般三个等级。（三）风险应对1.针对不同等级和影响程度的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施包括完善采购制度、加强采购计划管理、规范采购方式选择、严格供应商选择标准、加强合同管理、强化验收监督、规范付款流程等方面。（四）风险监控1.采购管理部门应定期对采购风险应对措施的执行情况进行监控及时发现和解决问题。2.风险监控的内容包括采购制度的执行情况、采购计划的完成情况、采购方式的选择情况、供应商的管理情况、合同的履行情况、验收的把关情况、付款的管理情况等方面。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校审计部门、监察部门应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等方面。2..监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。