高校采购业务管理制度

PAGE高校采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范高校采购业务管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、行政办公等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责审议重大采购事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等，确保采购活动符合学校整体利益和发展战略。采购决策机构由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行部门学校指定专门的采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门应具备相应的专业人员和资质，熟悉采购流程和法律法规，确保采购活动高效、规范进行。采购执行部门职责如下：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校采购制度。2.根据学校需求，编制采购计划和采购预算。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和资料。6.配合学校相关部门对采购活动进行监督检查。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施进度和质量负责。需求部门应积极配合采购执行部门开展采购工作，提供必要的技术支持和业务指导。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门应独立行使监督职能，确保采购活动合法合规、公平公正。监督部门职责如下：1.制定采购监督管理制度，明确监督内容、监督方式和监督程序。2.对采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、采购过程、采购结果等进行监督检查。3.受理对采购活动的投诉举报，及时调查处理违规违纪行为。4.定期对采购工作进行总结分析，提出改进建议，促进采购管理水平提升。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本部门实际需求，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合学校财力状况和采购政策，提出采购预算建议方案。3.学校财务部门对采购预算建议方案进行审核，报学校采购决策机构审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同约定支付采购资金，确保资金安全。（三）预算监督1.根据学校预算管理要求实施采购预算监督，确保采购预算严格执行。2.监督部门定期对采购预算执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，经过开标、评标、定标等环节确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，按照招标程序确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、资金来源等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报学校采购决策机构审批。采购决策机构根据学校采购政策和资金状况，对采购申请进行审批，批准后方可组织采购活动。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件应经审核后发布。4.供应商选择：采购执行部门按照采购文件规定的程序和方法，选择合格的供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应发布招标公告或投标邀请书，接受供应商报名投标；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应向符合资格条件的供应商发出邀请。采购执行部门对供应商的资格条件、信誉状况、产品质量、售后服务等进行审查，确定入围供应商名单。5.采购评审：采购执行部门组织成立评审小组，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。评审小组应按照采购文件规定的评标标准、谈判原则、询价要求等，对供应商的报价、技术方案、商务条款等进行综合评审，推荐成交候选人。6.采购结果确定：采购执行部门根据评审小组的推荐意见，确定成交供应商。对于公开招标、邀请招标项目，如果排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，采购执行部门可以确定排名第二的中标候选人为中标供应商。排名第二的中标候选人因前款规定的同样原因不能签订合同的，采购执行部门可以确定排名第三的中标候选人为中标供应商。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。7.合同签订与履行：采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购执行部门应督促供应商按照合同约定履行义务，及时组织验收。供应商应按照合同约定提供货物、工程或服务，确保质量和进度。8.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的标准、效果、满意度等。验收合格后，需求部门应出具验收报告。采购执行部门应将验收报告存档备案。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款合法合规。（二）合同履行1.采购执行部门应督促供应商按照合同约定履行义务，及时组织验收。供应商应按照合同约定提供货物、工程或服务，确保质量和进度。2.如因特殊情况需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同监督1.监督部门定期对采购合同履行情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.采购执行部门应建立采购合同台账，详细记录合同签订、履行、变更、终止等情况，便于跟踪管理。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购执行部门应将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、验收报告、付款凭证等资料，保存期限按照学校档案管理规定执行。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、法律风险等。2.市场风险主要指市场价格波动、市场供应短缺等因素导致采购成本增加或采购项目无法按时完成的风险。3.供应商风险主要指供应商违约、破产、产品质量问题等因素导致采购合同无法履行或采购项目质量不合格的风险。（二）风险评估1.采购执行部门应根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。2.对于高风险等级项目，采购执行部门应制定针对性的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（三）风险应对1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，建立价格预警机制，合理安排采购时间；拓展供应商渠道，增加市场供应的稳定性；与供应商签订价格调整条款，降低价格波动风险。2.供应商风险应对措施：加强供应商管理，建立供应商评估和考核制度，定期对供应商进行评价；要求供应商提供履约保证金或银行保函，降低供应商违约风险；与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿方式。3.质量风险应对措施：加强采购项目质量控制监督，严格按照采购文件要求进行验收；要求供应商提供产品质量合格证明文件，并进行抽检；在合同中约定质量违约责任，对质量不合格的供应商进行处罚。4.法律风险应对措施：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识；在采购合同签订前，进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求；建立法律咨询机制，及时解决采购过程中的法律问题。七、采购信息管理（一）采购信息发布1.采购执行部门应通过学校官网、采购信息平台等渠道，及时发布采购项目信息，包括采购公告、招标文件、中标公告等，确保采购信息公开透明。2.采购信息发布内容应完整、准确，不得隐瞒或虚假陈述采购项目相关信息。（二）采购数据统计与分析1.采购执行部门应建立采购数据统计制度，定期对采购项目的采购金额、采购数量、采购方式、供应商等数据进行统计分析。2.通过采购数据统计分析，总结采购工作经验教训，发现采购管理中存在的问题，为改进采购管理工作提供依据。（三）采购档案管理1.采购执行部门应建立采购档案管理制度，对采购项目的采购文件、合同文本、验收报告、付款凭证等资料进行分类整理、归档保管。2.采购档案应妥善保管，不得擅自销毁或丢失。查阅采购档案应履行相应的审批手续，确保档案信息安全。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序执行情况、采购文件编制情况、供应商选择情况、采购合同签订与履行情况等。2.监督检查可以采取现场检查、查阅资料、问卷调查、投诉举报等方式进行。监督部门应及时发现采购活动中存在的问