高校耗材采购制度

PAGE高校耗材采购制度一、总则（一）目的为规范高校耗材采购行为，加强耗材采购管理，提高资金使用效益，保证教学、科研等工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、行政办公等活动中所需耗材的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.规范性原则：采购流程规范、透明，保证采购过程公正、公平、公开。3.效益性原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.服务性原则：以满足教学、科研和行政办公需求为出发点，提供优质的采购服务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其职责包括：1.审议学校耗材采购工作的政策、制度和规划。2.审批年度采购预算和重大采购项目。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门的职责如下：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.根据学校各部门的需求，编制采购计划，组织实施采购活动。3.通过多种渠道选择合格的供应商，建立供应商库。4.负责采购合同的签订、履行和管理。5.收集、整理采购相关资料，建立采购档案。（三）需求部门各学院、部门为本部门耗材采购的需求单位，负责提出采购需求，配合采购部门做好采购相关工作，并对所采购耗材的质量和使用效果负责。其职责包括：1.根据教学、科研和行政办公的实际需要，准确填写采购申请。2.参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定。3.对采购到货的耗材进行验收，并及时反馈使用情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门下一年度教学、科研和行政办公的实际需求，结合学校的发展规划和财力状况，编制本部门的耗材采购预算。2.采购预算应详细列出采购项目、规格型号、数量、预计金额等内容，并说明采购的必要性和资金来源。3.采购部门对各需求部门的采购预算进行汇总审核，并结合学校的整体预算安排，编制学校年度耗材采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议。（二）预算执行1.学校年度耗材采购预算一经批准下达，必须严格执行。各部门应按照批准的预算组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.因教学、科研任务变化等特殊原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额，经采购部门审核后，报学校采购工作领导小组审批。（三）预算监督1.学校财务部门负责对耗材采购预算的执行情况进行监督检查，定期向学校采购工作领导小组报告预算执行情况。2.审计部门负责对耗材采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保预算的合理使用。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据实际需要填写《高校耗材采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、用途等内容，并由部门负责人签字盖章。2.采购申请表应附相关的技术资料或说明文件，以便采购部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，并根据采购金额大小和采购项目的性质，按照学校的审批权限进行审批。2.对于金额较小的常规采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或涉及重大项目的采购，需报学校采购工作领导小组审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购程序等。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，采购部门应根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，发布招标公告，接受潜在投标人报名，组织开标、评标、定标等活动。4.邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。5.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物或服务进行谈判，并确定成交供应商及成交价格。6.单一来源采购应符合法律法规规定的情形，由采购部门组织相关专家进行论证，并报学校采购工作领导小组批准。7.询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）合同签订及履行1.采购部门与中标、成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案，并督促供应商按照合同约定履行义务。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付货物，并提供相关的售后服务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（五）验收1.需求部门负责组织对采购到货的耗材进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对耗材的数量、规格型号、质量等进行逐一核对。2.验收合格后，验收人员应填写《高校耗材采购验收单》，并签字确认。验收单应包括采购项目名称、规格型号、数量、供应商名称、验收情况等内容。3.对于验收不合格的耗材，需求部门应及时通知采购部门与供应商联系，要求供应商采取补货或换货等措施，直至验收合格。如因供应商原因无法解决质量问题，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收单，按照学校的财务管理制度办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误。2.对于符合预付款条件的采购项目，采购部门应按照合同约定及时向财务部门申请预付款，并提供相关的合同和付款申请资料。3.采购项目完成后进行结算时，采购部门应提供完整的结算资料，包括采购合同、验收单、发票等，经财务部门审核后办理结算付款。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，从供应商的信誉、资质实力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式，从符合条件的供应商中选择合适的合作伙伴，并建立供应商库。3.对于新的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系等情况，并要求供应商提供相关的资质证明文件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书等。（二）供应商考核1.采购部门定期对供应商的供货情况进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.建立供应商考核档案记录供应商的考核结果，对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定期限内仍未达到要求，采购部门应暂停或取消其供货资格。（三）供应商激励与淘汰1.对于表现优秀的供应商，采购部门可给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先合作等，以鼓励供应商提高产品质量和服务水平。2.对于连续考核不合格或出现严重违规行为的供应商，采购部门应将其从供应商库中淘汰，并及时更新供应商信息。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.市场风险主要指因市场价格波动、供应商垄断等原因导致采购成本增加或无法按时采购到所需货物的风险。3.质量风险指采购的耗材不符合质量标准，影响教学、科研和行政办公正常开展的风险。4.合同风险指采购合同条款不完善、合同履行过程中出现纠纷等导致学校利益受损的风险。5.廉政风险指采购人员在采购过程中存在受贿、贪污等违法违纪行为的风险。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险领域和风险应对策略。(三)风险应对1.针对市场风险，采购部门可建立价格预警机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和采购数量；与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商。2.对于质量风险，加强对采购货物的质量检验和验收，严格按照合同约定的质量标准进行验收；要求供应商提供质量保证承诺，并定期对供应商的质量管理体系进行审核。3.合同风险方面，加强采购合同的审核和管理，确保合同条款明确清晰、合法合规；在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决。4.为防范廉政风险则应加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政监督机制，对采购过程进行全程监督；对违规违纪行为严肃查处，追究相关人员的责任。七、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购过程中的各类文件和资料进行整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、验收单、发票、供应商资料等，确保采购档案资料完整、真实、有效。3.采购档案应按照档案管理的相关规定进行分类存放，便于查询和使用。（二）采购信息统计与分析1.采购部门定期对采购信息进行统计分析，包括采购金额、采购项目、供应商分布、采购方式等方面的统计分析。2.通过采购信息统计与分析，掌握学校耗材采购的整体情况和变化趋势，为学校的采购决策提供数据支持。八、监督与检查管理（一）内部监督1.学校审计部门负责对耗材采购活动进行定期审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、资金使用是否合理等。2.学校纪检监察部门负责对采购过程中的廉政情况进行监督检查，查处采购活动中的违法违纪行为。3.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的