高校自行采购管理制度

PAGE高校自行采购管理制度一、总则（一）目的为了加强高校自行采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的自行采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校相关规定，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。3.规范性原则：采购活动应当严格按照规定的程序和方式进行，确保采购过程规范、透明、有序。4.监督性原则：建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购行为合法合规。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对学校重大采购事项进行决策和指导。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和政策措施。2.研究决定学校重大采购项目的采购方式、采购预算等重要事项。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购管理部门，作为采购执行机构，负责组织实施学校的自行采购活动，并履行以下职责：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购管理制度。2.制定和完善学校采购工作的具体流程和操作规范。3.组织编制采购预算，审核采购需求，制定采购计划。4.组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等。5.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估。6.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。7.负责采购工作的统计、分析和报告，为学校采购决策提供依据。（三）采购需求部门采购需求部门是提出采购需求的主体，负责根据本部门的工作需要，准确、详细地编制采购需求，并对采购项目的技术参数、质量要求、售后服务等提出明确意见。其主要职责包括：1..结合本部门实际工作，提出采购项目的必要性和可行性分析报告。2.负责采购项目的前期调研，了解市场情况，掌握同类产品的技术性能和价格水平等。3.根据采购项目的特点和要求，编制详细的采购需求文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量标准、服务要求等内容。4.参与采购项目的评审工作和合同签订工作，对采购项目的技术条款、验收标准等提出意见和建议。5.配合采购管理部门做好采购项目的验收工作，提供必要的技术支持和协助。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督检查，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违规违纪行为。审计部门负责对采购项目的预算执行情况、采购合同执行情况等进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应当根据本部门的事业发展规划和年度工作计划编制采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。2.采购管理部门应当对采购需求部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等。审核通过后的采购预算报学校财务部门汇总，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应当严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应当按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。2.采购管理部门应当定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当采购项目的采购内容、数量、金额等发生重大变化，导致原采购预算无法满足实际需要时，采购需求部门应当及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应当包括调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并附相关证明材料。采购管理部门应当对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报学校采购工作领导小组审批。3.经批准的预算调整事项应当及时通知学校财务部门，由财务部门按照调整后的预算执行。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，并从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购货物、工程和服务的金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的项目。2.邀请招标：邀请招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标邀请书邀请三个以上特定的供应商参加投标，并从中择优选择中标供应商的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，并从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购特定商品的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价并在报价基础上进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门根据工作需要提出采购申请，填写《高校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并加盖部门公章。采购申请应当经部门负责人审核签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请后，对采购申请的内容进行审核，并根据采购项目的金额大小和采购方式等情况，按照学校规定的审批流程进行审批。审批通过后的采购申请进入采购实施阶段。3..采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告（邀请书）、采购需求文件、采购合同条款、评审标准等内容。采购文件应当符合法律法规和学校相关规定的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。4.采购信息发布：对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购管理部门应当按照规定在学校官网、中国政府采购网等指定媒体上发布采购公告（邀请书），公开采购项目的相关信息。对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，采购管理部门应当向符合资格条件的供应商发出采购文件。5.供应商选择：供应商应当按照采购文件的要求编制投标（响应）文件，并在规定的时间内提交给采购管理部门。采购管理部门组织评审小组对供应商的投标（响应）文件进行评审，并按照评审标准确定中标（成交）供应商。评审小组由学校相关部门的代表、技术专家等组成，人数应当符合学校规定的要求。评审过程应当严格按照规定的程序进行，确保评审结果的公正、公平。6.采购合同签订：采购管理部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点等内容。采购合同应当符合法律法规和学校相关规定的要求，确保合同的合法性和有效性。7.采购项目验收：采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，采购需求部门应当填写《高校采购项目验收报告》，并加盖部门公章后报采购管理部门备案。采购管理部门应当对采购项目的验收情况进行监督检查。8.采购付款：采购管理部门根据采购合同的约定和采购项目的验收情况，及时办理采购付款手续。采购付款应当严格按照学校财务管理制度的规定进行，确保资金支付的安全、合规。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购管理部门代表学校与中标（成交）供应商签订。签订合同前，采购管理部门应当对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和学校相关规定的要求，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。2.采购合同应当采用书面形式，合同文本应当包括合同封面、合同条款、附件等内容。合同条款应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。附件应当包括采购需求文件、技术规格说明书、售后服务承诺等相关资料。（二合同履行1.采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应当督促中标（成交）供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货（提供服务）义务，并及时了解合同履行情况。2.根据合同履行过程中出现的问题，采购管理部门应当及时与中标（成交）供应商沟通协商，要求其采取有效措施解决问题，确保合同顺利履行。如因不可抗力或者其他特殊原因导致合同无法履行或者需要变更合同的，双方应当按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因采购项目的需求发生变化、市场价格波动较大等原因需要变更合同的，双方应当协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应当明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容，并按照学校规定的审批流程进行审批。2.如因不可抗力或者其他特殊原因导致合同无法履行或者需要解除合同的，双方应当按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续。解除合同应当签订书面的解除协议，明确解除合同的原因、解除合同的时间、双方的权利和义务等内容。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应当首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或者提起诉讼。2.采购管理部门应当积极配合学校相关部门处理合同纠纷，提供必要的证据和资料，维护学校的合法权益。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应当建立采购风险识别机制，定期对采购活动进行风险评估，识别可能存在的风险因素。风险因素包括但不限于采购政策风险、采购流程风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.采购管理部门应当对识别出的风险因素进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对1.针对不同类型的风险因素，采购管理部门应当制定相应的风险应对措施。对于采购政策风险，应当加强对国家有关采购法律法规和学校采购管理制度的学习和研究，确保采购活动符合政策要求；对于采购流程风险，应当完善采购流程，加强对采购环节的监督和管理，确保采购流程规范、透明、有序；对于供应商风险，应当建立供应商评估和管理机制，加强对供应商的资质审查和信用评价，选择优质供应商；对于合同风险，应当加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰；对于验收风险，应当建立采购项目验收制度，加强对验收环节的组织和管理，确保采购项目质量符合要求；对于付款风险，应当严格按照采购合同的约定和学校财务管理制度的规定办理采购付款手续确保资金支付安全、合规。2.在采购活动中，采购管理部门应当密切关注风险因素的变化情况，及时调整风险应对措施确保风险得到有效控制。（三）风险监控1.采购管理部门应当建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险应对过程中存在的问题确保风险应对措施有效执行。2.采购管理部门应当定期向上级部门报告采购风险监控情况，为学校采购决策提供依据。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目从采购申请到采购项目验收完成全过程的各类文件和资料，包括但不限于采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标（响应）文件、评审报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应当指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保采购档案资料的完整性、准确性和规范性。2..采购档案应当按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类编号，建立档案目录，便于查阅和管理。3.采购档案应当及时归档，不得拖延或者积压。对于采购项目完成后形成的档案资料，应当在规定的时间内整理归档。（三）档案保管与借阅1.采购档案应当妥善保管，存