高校固定资产采购制度

PAGE高校固定资产采购制度一、总则（一）目的为加强高校固定资产采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障学校教学、科研及行政管理等各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、行政办公等活动中所需固定资产的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.规范性原则：建立健全规范的采购流程和管理制度，明确各环节的职责和操作要求，保证采购工作有序进行。3.效益性原则：充分考虑采购成本、质量、效率等因素，实现资源的优化配置，提高资金使用效益。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，接受学校内部和社会的监督，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，公正地对待每一个供应商。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立固定资产采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议学校固定资产采购的重大事项，包括采购政策、年度采购计划、采购预算等，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体实施固定资产采购工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.根据学校各部门需求，编制采购计划，报采购领导小组审批。3.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。4.与供应商签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。5.建立采购档案，妥善保存采购活动中的各类文件和资料。（三）需求部门各学院、部门为固定资产采购的需求部门，负责提出采购需求，明确采购资产的名称、规格、数量、技术参数、质量要求等详细信息，并对采购资产的使用效益负责。在采购过程中，需求部门应积极配合采购执行部门，提供必要的协助和支持。（四）资产管理部门学校资产管理部门负责对固定资产采购进行审核和验收。审核采购需求是否符合学校资产配置标准和实际工作需要，参与采购合同的审核；负责组织对采购资产进行验收，确保资产的数量、质量、规格等符合合同要求，并办理资产入账手续。（五）财务部门财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用；参与采购合同的审核，监督采购资金的支付；负责对采购项目进行财务核算和绩效评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门教学、科研、行政工作的实际需要，结合学校发展规划和资产配置标准，于每年规定时间内编制下一年度固定资产采购预算。采购预算应详细列出采购资产的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门汇总各需求部门的采购预算，进行综合平衡和审核后，编制学校年度固定资产采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据学校财务状况、事业发展规划等因素，对年度采购预算草案进行审定，确定学校年度固定资产采购预算，并报学校财务部门备案。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，由财务部门调整相应预算。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写固定资产采购申请表，详细说明采购资产的名称、规格、数量、技术参数、质量要求、采购理由等内容，并提交相关论证材料（如可行性研究报告、技术方案等）。2.采购申请表经需求部门负责人签字确认后，报资产管理部门审核。资产管理部门审核采购需求是否符合学校资产配置标准和实际工作需要，如不符合要求，应提出修改意见反馈给需求部门。（二）采购审批1.需求部门将经资产管理部门审核通过的采购申请表提交采购部门。采购部门根据采购预算和实际情况，对采购申请进行审核。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由学校另行规定），采购部门审核后报采购部门负责人批准；对于金额较大的采购项目，采购部门审核后报采购领导小组审批。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购部门应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式所需时间不能满足学校紧急需要的项目。采购部门应选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，组织开标评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购的理由，并报采购领导小组批准。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制1.根据采购方式和项目特点，采购部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件邀请函、询价通知书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保采购活动的公平、公正、公开。采购文件编制完成后，应报采购部门负责人审核。（五）采购信息发布1.对于公开招标、邀请招标等采购项目，采购部门应在规定的媒体上发布采购信息，包括招标公告、谈判文件邀请函、询价通知书等。发布媒体应符合国家相关规定，如中国政府采购网、省级政府采购网、学校官网等。2.采购信息应包括采购项目的基本情况、采购要求、报名时间、开标时间、地点等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（六）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量等进行审核和评估，选择合格的供应商进入供应商库。2.在采购活动中，采购部门应根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与投标或谈判。对于新的供应商，采购部门应进行资格审查，确保其具备相应的供应能力和资质条件。3.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。对于评价不合格的供应商，应及时从供应商库中剔除，并停止与其合作。（七）开标评标（谈判、询价）1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）过程应邀请学校监察部门、资产管理部门、财务部门等相关人员参加，接受监督。2.开标时，供应商应按照采购文件的要求提交投标文件或报价文件。采购部门应组织开标会议，宣布开标纪律，公布供应商名称、投标报价、交货期等主要内容。3.评标委员会（谈判小组、询价小组）按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件或报价文件进行评审，推荐中标候选人（成交供应商）。评标委员会（谈判小组、询价小组）由学校相关专业人员、采购部门代表等组成，成员人数应符合国家相关规定。（八）中标（成交）供应商确定与合同签订1.采购领导小组根据评标委员会（谈判小组、询价小组）的推荐意见，确定中标（成交）供应商。2.采购部门应向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并在规定时间内与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购资产的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送资产管理部门、财务部门备案。（九）采购验收1.采购资产到货前，采购部门应通知资产管理部门和需求部门做好验收准备工作。2.采购资产到货后，资产管理部门应组织需求部门等相关人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括资产的数量、质量、规格、型号、技术参数等。验收合格后，资产管理部门应出具验收报告。3.对于验收不合格的采购资产，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。如因供应商原因给学校造成损失的，学校有权要求供应商赔偿。（十）采购付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。2.采购款项支付应严格按照学校财务管理制度执行，确保资金支付的安全、准确、及时。对于预付款项，应严格控制，确保预付款项的合理性和安全性。五、采购监督与审计（一）内部监督1.学校监察部门负责对固定资产采购活动进行全程监督，检查采购过程是否符合法律法规和学校制度的规定，防止采购过程中的违规行为和腐败现象。2.资产管理部门、财务部门等相关部门应按照各自职责，对采购活动进行监督。资产管理部门负责监督采购资产的验收和入账情况，财务部门负责监督采购资金的使用和支付情况。(二)审计监督学校审计部门应定期对固定资产采购项目进行审计，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，及时发现问题并提出改进建议。审计结果应作为学校加强采购管理和完善采购制度的重要依据。六、采购档案管理采购部门应建立健全采购档案管理制度，妥善保存采购活动中的各类文件和