高校后勤物资采购制度

PAGE高校后勤物资采购制度一、总则（一）目的为了加强高校后勤物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证物资质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校后勤部门所有物资采购活动，包括但不限于办公用品、教学设备、实验器材、维修材料、餐饮食材、宿舍用品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校师生和社会的监督，保证公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒或歧视，确保采购结果公平公正。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立高校后勤物资采购领导小组，由后勤部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成。负责审议采购政策、采购计划、重大采购项目等，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，配备专业的采购人员。采购办公室负责具体实施物资采购工作，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购活动、签订采购合同、验收采购物资等。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出物资采购需求，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否公正，防止采购过程中的舞弊行为。三、采购计划管理（一）计划编制1.需求部门应根据教学、科研、后勤服务等工作需要，提前编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应按照年度、季度、月度进行编制，年度采购计划应在每年年底前提交给采购办公室，季度采购计划应在每季度末前提交，月度采购计划应在每月末前提交。（二）计划审核1.采购办公室收到需求部门提交的采购计划后，应进行初步审核。审核内容包括采购计划的合理性、必要性、准确性等。2.对于重大采购项目的计划，采购办公室应组织相关部门进行论证，确保采购计划符合学校实际需求和发展规划。（三）计划调整1..在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应及时向采购办公室提出申请。2.采购办公室应根据实际情况对采购计划进行调整，并报采购领导小组备案。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到下列标准之一的物资采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.公开招标应按照以下程序进行：采购办公室发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标；供应商报名并购买招标文件；采购办公室组织开标、评标、定标；采购办公室向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同（二）邀请招标1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购办公室从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书；供应商按照投标邀请书要求提交投标文件；采购办公室组织开标、评标、定标；采购办公室向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购办公室成立谈判小组，谈判小组由采购单位代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二；谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项；谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件；供应商按照谈判文件要求提交响应文件；谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息；谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商；采购办公室与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购办公室组织相关部门对拟采用单一来源采购方式的采购项目进行论证，形成论证意见；将论证意见报采购领导小组审批；采购办公室与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：采购办公室成立询价小组，询价小组由采购单位代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二；询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于三家；询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格；询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商；采购办公室与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据物资采购计划，填写《高校后勤物资采购申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、质量要求，并提交相关证明材料。采购申请表经需求部门负责人签字盖章后，提交给采购办公室。（二）采购审批采购办公室收到采购申请表后，按照采购审批流程进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购金额、采购方式等情况进行审批，审批通过后，采购办公室方可组织采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式选择，采购办公室组织实施采购活动。公开招标、邀请招标：采购办公室发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判：采购办公室成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商后签订采购合同。单一来源采购：采购办公室组织相关部门进行论证，报采购领导小组审批后，与单一来源供应商协商签订采购合同。询价：采购办公室成立询价小组，向供应商发出询价通知书，确定成交供应商后签订采购合同。2.在采购实施过程中，采购人员应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动合法合规。(四)合同签订采购办公室与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）验收付款1.物资到货后，需求部门应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等是否符合采购合同要求。验收合格后，需求部门填写《高校后勤物资验收单》，经需求部门负责人签字盖章后，提交给采购办公室。2.采购办公室根据验收单和采购合同，办理付款手续。财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断等可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.质量风险：供应商提供的物资质量不符合要求，可能影响教学、科研和后勤服务工作。3.信用风险：供应商信用不良，可能导致合同无法履行或出现违约行为。4.法律风险：采购活动不符合法律法规要求，可能引发法律纠纷。（二）风险评估1.采购办公室应定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态；与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商；采用套期保值等金融工具，降低价格波动风险。2.质量风险应对：加强对供应商的资质审查和质量管理；在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强物资验收工作，确保物资质量符合要求。3.信用风险应对：建立供应商信用评价体系，对供应商的信用状况进行评估；在采购合同中约定违约责任和担保条款；加强对供应商的跟踪和监督，及时发现和解决信用问题。4.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中严格遵守法律法规要求，确保采购程序合法合规；聘请法律顾问，对重大采购项目进行法律审查，防范法律风险。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否公正，采购合同是否履行等。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，