香港高度实行采购制度

PAGE香港高度实行采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范香港地区公司/组织的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司/组织的利益，满足业务运营需求，促进资源的合理配置和有效利用。（二）适用范围本制度适用于香港地区公司/组织内所有涉及采购活动的部门、人员及相关业务流程，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守香港特别行政区及国家相关法律法规，确保采购行为的合法性和合规性。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方，营造公平竞争的市场环境。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和效益最大化，通过优化采购流程、合理选择供应商等方式，降低采购成本，提高公司/组织的经济效益。4.透明原则：采购活动应保持透明度，采购流程、采购信息等应向相关利益方公开，接受监督，防止暗箱操作和腐败行为。5.诚信原则：参与采购活动的各方应秉持诚信原则，诚实守信，履行合同约定，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构设立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目方案、审批采购预算、决策采购战略等重大采购事项，确保采购决策的科学性和合理性。（二）采购执行部门成立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门应配备专业的采购人员，明确各采购人员的职责分工，确保采购工作的高效开展。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，需求部门应积极配合采购部门，提供必要的技术支持和协助。2.财务部门：负责审核采购预算、监督采购资金的使用、参与采购合同的审核等工作，确保采购资金的合理使用和安全。财务部门应根据公司/组织的财务制度和相关规定，对采购活动进行财务管控和风险防范。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律意见和建议，防范采购法律风险。法务部门应参与采购项目的重要环节，确保采购合同符合法律法规要求，维护公司/组织的合法权益。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、预算金额等信息。采购申请表应经需求部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.对于紧急采购需求，需求部门应提前与采购部门沟通协调，说明紧急情况及原因，并在采购申请表上注明“紧急采购”字样。采购部门应优先处理紧急采购需求，但仍需按照相关流程进行审批和操作。（二）采购预算审核1.采购部门收到采购申请表后，应将其提交给财务部门进行预算审核。财务部门根据公司/组织的年度预算计划和相关财务规定，对采购申请的预算金额进行审核，确认是否在预算范围内。2.如采购申请超出预算范围，财务部门应及时与需求部门沟通，说明情况并提出调整建议。需求部门如需调整采购预算，应按照公司/组织的预算调整流程进行申请和审批。（三）采购计划制定1.采购部门根据采购申请表和预算审核结果，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、采购责任人等信息，确保采购工作有序进行。2.对于重大采购项目，采购部门应组织相关人员进行项目评估和风险分析，制定详细可行的采购方案，并提交采购决策委员会审议。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求和特点，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、服务能力等方面。2.供应商调查：对于经过初步评估的潜在供应商，采购部门应进行实地调查或背景调查，了解其实际经营状况、生产能力、管理水平等情况，确保供应商具备提供合格产品或服务的能力。3.供应商选择：采购部门根据供应商调查结果，综合考虑各方面因素，选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式，选择最优供应商；对于一般性采购项目，可采用询价、单一来源采购等方式。在选择供应商过程中，应确保采购过程的公平、公正、公开，避免不正当竞争行为。4.供应商管理：建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等内容。定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、质量标准、价格、交付时间、交付地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规要求，条款清晰、明确、具体，避免模糊不清或歧义条款。2.采购合同草案形成后，应提交给法务部门进行合法性审查。法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规，并提出法律意见和建议。采购部门根据法务部门的意见对合同草案进行修改和完善。3.采购合同经法务部门审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订。签订后的采购合同应加盖公司/组织公章或合同专用章，并妥善保管合同副本，作为后续采购执行和结算的依据。（六）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同约定，跟踪采购项目进展情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物品或服务。在采购执行过程中，如发现供应商存在违约行为或采购项目出现问题，采购部门应及时采取措施，维护公司/组织的利益。2.验收：采购物品或服务交付后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、质量、规格等进行检查和测试，确保采购物品或服务符合要求。验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。对于验收不合格的采购物品或服务，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同约定和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。付款申请单应经采购部门负责人审核签字后提交给财务部门。2.财务部门收到付款申请单后，应按照公司/组织的财务制度和付款流程进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，财务部门办理付款手续，将款项支付给供应商。四、采购方式及适用范围（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、涉及公共利益或国家安全等重大采购项目。如工程建设项目、大型设备采购项目等。2.招标方式：包括公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人通过公共媒介发布招标公告，邀请不特定的法人或其他组织参加投标的招标方式；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织参加投标的招标方式。3.招标程序：包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标文件递交与开标、评标与定标等环节。招标过程应严格按照相关法律法规和招标程序进行，确保招标活动的公平、公正、公开。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；不能事先计算出价格总额等情形的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单，组织谈判，确定成交供应商等环节。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分沟通和协商，确保采购项目的顺利实施。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，采购部门根据供应商的报价进行比较和选择，确定成交供应商。询价过程应简洁高效，确保采购项目能够及时完成。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十等情形的采购项目。2.采购程序：由采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商，经采购决策委员会审批后进行采购。单一来源采购过程应严格控制，确保采购的必要性和合理性。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，定期对采购活动进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险、廉洁风险等。2.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级，制定相应的风险应对策略。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用评价体系，定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。2.质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物品或服务的质量检验和验收工作，确保采购物品或服务符合要求。对于重要采购项目，可要求供应商提供质量保证文件或进行质量认证，降低质量风险。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格监测机制，定期收集和分析市场价格信息，合理确定采购价格。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值、签订长期合同等方式，降低价格波动风险。4.法律风险管理：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识。在采购合同签订前，由法务部门进行合法性审查，确保采购合同符合法律法规要求。对于重大采购项目，可聘请专业律师提供法律支持，防范法律风险。5.廉洁风险管理：建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购人员的廉洁教育和监督，签订廉洁承诺书，防止采购过程中出现腐败行为。对采购活动进行全程监督，设立举报渠道，接受内部和外部监督，对违规行为严肃查处。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部设立采购监督小组，由纪检监察部门、审计部门等相关人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购流程的执行情况、采购人员的履职情况、采购合同的签订与履行情况等，确保采购活动合法、合规、公正。2.采购监督小组应定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反采购制度的行为，应及时进行调查处理，追究相关人员的责任。（二）审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目预算执行情况、采购成本控制情况、采购合同管理情况等，评价采购活动的经济效益和社会效益。2.审计部门应根据审计结果，提出审计意见和建议