食堂食材采购询价制度

PAGE食堂食材采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司食堂食材采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证食材质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂食材采购询价活动，包括但不限于蔬菜、肉类、粮油、调味品等各类食材的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，如实提供信息，履行合同约定。4.效益优先原则：在保证食材质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高经济效益。二、询价流程（一）成立询价小组1.询价小组由公司行政部门、财务部门、食堂管理部门等相关人员组成，人数不少于三人。2.询价小组成员应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购业务流程，能够独立客观地进行询价和评审工作。（二）确定询价需求1.食堂管理部门根据食堂日常运营需求，结合就餐人数、菜品种类等因素，制定详细的食材采购清单，明确食材的品种、规格、数量、质量要求等。2.采购清单应提前提交给询价小组，以便询价小组进行询价准备工作。（三）选择询价渠道1.通过多种渠道进行询价，包括但不限于以下几种：供应商主动报价：定期收集供应商主动提交的报价单。市场调研：采购人员实地走访农产品批发市场、超市、农贸市场等，了解市场价格行情。行业网站和平台：利用专业的食材采购网站、电商平台等获取供应商信息和价格数据。供应商推荐：向现有供应商咨询，了解其推荐的其他优质供应商。2.建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平等，以便随时查询和筛选。（四）发出询价通知根据询价需求和选择的询价渠道，向潜在供应商发出询价通知。询价通知应包含以下内容：1.公司名称、地址、联系方式等基本信息。B.询价项目的详细内容，包括食材品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等。3.报价要求，如报价有效期、报价方式（书面报价、电子报价等）、报价包含的费用明细等。4.供应商应提供的资质证明文件，如营业执照、食品经营许可证、产品质量检测报告等。（五）供应商报价1.供应商收到询价通知后，应按照要求在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价单、产品规格说明、质量保证承诺、售后服务承诺等。2.供应商应确保报价的真实性和准确性，不得虚报价格或提供虚假信息。如发现供应商存在报价不实行为，将取消其参与本次采购询价的资格，并记录在供应商信息库中。（六）询价小组评审1.询价小组对供应商提交的报价文件进行评审，主要评审内容包括：价格合理性：比较各供应商的报价，评估价格是否符合市场行情和公司预算。产品质量：审查供应商提供的产品质量证明文件，了解产品质量状况。供应商资质：核实供应商的营业执照、食品经营许可证等资质文件是否齐全有效。售后服务：考察供应商的售后服务承诺，如产品退换货政策、配送服务等。2.询价小组可根据需要对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量控制情况等。实地考察费用由供应商自行承担。3.询价小组在评审过程中应做好记录，包括评审时间、评审人员、评审内容、评审意见等。（七）确定中标供应商1.询价小组根据评审结果，综合考虑价格、质量、服务等因素，确定中标供应商。中标供应商应具备以下条件：报价合理，在满足采购需求的前提下，价格相对较低。产品质量符合国家相关标准和公司要求，具有良好的信誉和口碑。具备完善的售后服务体系，能够及时响应公司的需求。2.询价小组应将中标供应商名单及中标价格提交给公司领导审批。经公司领导批准后，向中标供应商发出中标通知书。（八）签订采购合同1.中标供应商收到中标通知书后，应在规定时间内与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括食材品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。如遇合同变更或解除等情况，应按照法律法规和合同约定办理相关手续。三、询价记录与档案管理（一）询价记录1.采购人员应在询价过程中做好详细的记录，包括询价时间、询价渠道、供应商名称、报价内容、评审意见等。询价记录应真实、准确、完整，能够反映询价过程的全貌。2.询价记录应妥善保存，保存期限不少于[X]年。保存期满后，经公司领导批准方可销毁。（二）档案管理1.建立食堂食材采购询价档案，将询价过程中涉及的各类文件和资料进行归档管理，包括询价通知、供应商报价文件、评审记录、中标通知书、采购合同等。2.档案管理人员应定期对档案进行整理和更新，确保档案的完整性和准确性。档案查阅应按照公司档案管理制度的规定进行，严格履行审批手续。四、监督与检查（一）内部监督1.公司设立专门的监督部门或岗位，对食堂食材采购询价活动进行全程监督。监督人员应定期检查询价记录、评审过程、采购合同等文件资料，确保采购活动符合本制度的规定。2.公司员工有权对食堂食材采购询价活动中的违规行为进行举报。对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门的监督检查，配合做好食品安全抽检、价格监督等工作。2.定期向员工公开食堂食材采购询价情况，接受员工的监督和评价。对于员工提出的意见和建议，应认真对待并及时整改。五、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在报价过程中存在虚报价格、提供虚假信息等违规行为的一经查实，公司将取消其参与本次采购询价的资格，并在供应商信息库中记录其不良行为。2.供应商在签订采购合同后，如出现产品质量问题、交货延迟等违约行为，公司将按照合同约定追究其违约责任，要求其承担相应的赔偿责任。情节严重的，公司将终止与该供应商的合作关系，并向相关部门通报。（二）采购人员违规处理1.采购人员在询价过程中存在受贿、舞弊、泄露商业机密等违规行为的，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处理。涉嫌违法犯罪的，将依法移交司法机关处理。2.采购人员因工作失误导致采购成本过高、食材质量不合格等问题的，公司将责令其限期整改，并根据造