食堂询价采购制度

PAGE食堂询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司食堂询价采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证食堂食品及相关物资的质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有食品、食材、调料、餐具、设备及其他相关物资的询价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价采购过程中，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证采购机会均等。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的食品及物资符合食品安全标准和相关质量要求。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价、比较，选择性价比高的供应商和产品，降低采购成本，提高经济效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立食堂采购领导小组，由公司分管领导担任组长，后勤部门负责人、财务部门负责人、食堂负责人等为成员。采购领导小组负责审议食堂采购计划、采购预算、采购制度及重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门后勤部门作为食堂采购的执行部门，负责具体实施询价采购工作。其职责包括：1.根据食堂需求，编制采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求等。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。3.组织询价采购活动，发布询价信息，接收供应商报价，进行报价比较和分析，确定中标供应商。4.与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库、结算等工作，并定期向采购领导小组汇报采购工作情况。（三）其他相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。2.食堂负责人：配合后勤部门做好采购需求的提出和确认工作，参与采购过程中的质量监督和验收工作，对采购物资的使用情况进行反馈。三、采购流程（一）采购计划制定1.食堂负责人根据食堂日常运营需求、库存情况及季节变化等因素，每月底前编制次月的采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购计划经后勤部门负责人审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据公司实际情况和预算安排，对采购计划进行调整和确定。（二）供应商选择与管理1.供应商信息收集：后勤部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、实地考察等方式，建立供应商信息库。供应商信息应包括企业名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.供应商评估与考核：后勤部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。对于连续两次考核不合格的供应商，取消其供应商资格。3.供应商选择：在进行具体采购时，优先从A类供应商中选择。如A类供应商无法满足采购需求，可从B类供应商中选择。对于新的采购项目，应至少选择三家供应商进行询价。（三）询价采购实施1.询价信息发布：后勤部门根据采购计划，向选定的供应商发布询价信息，询价信息应包括采购物资的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。2.供应商报价：供应商应在规定的时间内，将报价文件密封送达后勤部门。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等内容。3.报价比较与分析：后勤部门对各供应商的报价进行比较和分析，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择性价比最高的供应商作为中标供应商。如出现报价相同或相近的情况，可组织相关人员进行实地考察或再次询价，以确定最终中标供应商。4.中标通知：后勤部门向中标供应商发出中标通知书，同时将采购结果通知未中标供应商。中标通知书应明确采购物资的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容，并要求中标供应商在规定的时间内签订采购合同。（四）采购合同签订1.中标供应商接到中标通知书后，应在规定的时间内与后勤部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的品种、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同经双方签字（盖章）后生效。后勤部门应将采购合同副本送财务部门备案，作为付款和结算的依据。（五）采购物资验收1.采购物资到货前，后勤部门应通知食堂负责人及相关人员做好验收准备工作。2.采购物资到货时，由后勤部门、食堂负责人及相关人员共同进行验收。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、外观等方面。对于食品及食材，应严格按照食品安全标准进行验收，检查食品的生产日期、保质期、检验报告等内容。3.验收合格的物资，由验收人员在送货单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。（六）采购付款与结算1.采购物资验收合格后，后勤部门应根据采购合同的约定，及时办理付款手续。付款方式应符合公司财务制度的规定，一般采用银行转账方式支付。2.财务部门根据后勤部门提供的采购合同、验收单、发票等资料，进行审核后办理付款业务。对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门有权拒绝付款。3.后勤部门应定期与供应商进行结算，核对采购物资的数量、价格、金额等信息，确保结算准确无误。四、采购监督与管理（一）内部监督1.采购领导小组定期对食堂采购工作进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、询价采购程序的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购物资的质量与验收情况、采购资金的使用情况等。2.公司审计部门定期对食堂采购工作进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.后勤部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的相关文件、资料进行整理、归档，保存期限不少于[X]年。采购档案应包括采购计划、询价文件、报价文件、采购合同、验收单、发票等内容，以便于查询和监督。（二）外部监督1.接受公司员工的监督，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于员工的举报，公司应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。2.主动接受政府相关部门的监督检查，积极配合有关部门的工作，及时整改存在的问题，确保食堂采购工作合法合规。五、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商如有以下违规行为，一经查实，将视情节轻重给予警告、罚款、暂停供货、取消供应商资格等处理：提供虚假报价文件或产品信息的；提供的产品质量不符合食品安全标准或合同约定的；未按合同约定的时间、地点、数量交货的；拒绝接受采购监督检查或提供虚假资料的；其他违反法律法规或合同约定的行为。2.因供应商违规行为给公司造成损失的，公司有权要求供应商赔偿相应的经济损失。（二）对内部人员的违规处理1.公司内部人员在采购过程中如有以下违规行为，一经查实，将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任：与供应商勾结，谋取私利的；泄露采购机密信息的；违反询