食堂定点采购询价制度

PAGE食堂定点采购询价制度一、总则1.目的为规范公司食堂定点采购行为，确保采购食品及相关物资的质量安全，降低采购成本，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司食堂所有食品、食材、调料、日用品等物资的定点采购询价活动。3.基本原则公开透明原则：采购询价过程应公开、公正，接受公司内部监督。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合食品安全标准和相关行业要求。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过询价、比价等方式，合理控制采购成本。诚实守信原则：采购人员与供应商应诚实守信，严格履行采购合同约定。二、职责分工1.采购部门负责制定食堂定点采购询价计划，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求等。组织实施采购询价活动，收集供应商报价信息，进行初步筛选和比较。与选定的供应商签订采购合同，跟进合同执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、报价情况、供货表现等，定期对供应商进行评估和考核。2.质量监督部门负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保所采购物资符合食品安全标准和相关质量要求。参与供应商的考察和评估工作，提供质量方面的意见和建议。对采购过程中的质量问题进行调查和处理，及时反馈给采购部门和相关领导。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。参与采购合同的审核，对合同中的价格、付款方式等条款进行把关。定期对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。4.食堂管理部门负责根据食堂实际需求，提出采购物资的品种、规格、数量等建议，协助采购部门制定采购计划。参与供应商的考察和评估工作，对采购物资的质量、价格、供应及时性等方面进行评价。负责验收采购物资，确保物资符合食堂使用要求，并及时反馈验收情况给采购部门。三、采购流程1.需求预测与计划制定食堂管理部门应根据食堂就餐人数、菜品供应计划等因素，提前预测食品及相关物资的需求情况。每月末，食堂管理部门编制次月的采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求等，并提交给采购部门。采购部门根据食堂管理部门提交的采购计划，结合库存情况，制定详细的采购询价计划。2.供应商选择与确定采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等，建立供应商备选库。对供应商备选库中的供应商进行考察和评估，内容包括供应商的营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量认证、信誉状况、生产能力、供应价格、售后服务等。采购部门组织相关人员（采购人员、质量监督人员、食堂管理部门人员等）对考察合格的供应商进行询价，要求供应商提供详细的报价清单，包括物资名称、规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式等。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，综合考虑质量、价格、信誉等因素，选择至少三家供应商作为候选供应商。采购部门与候选供应商进行谈判，进一步明确采购物资的质量、价格、交货期、售后服务等条款，最终确定中标供应商。3.合同签订与执行采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准证明文件、验收方法、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给质量监督部门、财务部门和食堂管理部门，以便各部门按照合同要求进行监督和管理。供应商应按照合同约定的时间、地点和质量要求供应物资，采购部门应及时跟进合同执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。如供应商在合同执行过程中出现违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题，并按照合同约定追究供应商的违约责任。4.验收与结算物资到货后，食堂管理部门应及时组织验收，验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量等。验收合格的物资，食堂管理部门应出具验收报告，并将验收情况反馈给采购部门。采购部门根据验收报告和采购合同，办理物资入库手续。财务部门根据采购合同和验收报告，审核供应商的发票和付款申请，按照合同约定的付款方式及时支付货款。采购部门应定期与供应商核对账目，确保双方账目清晰、准确。四、询价管理1.询价方式书面询价：采购部门向供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内以书面形式回复报价。询价函应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、交货期、付款方式等内容。电话询价：采购部门通过电话与供应商沟通，向供应商询问报价情况。电话询价应做好记录，包括供应商名称、报价内容、通话时间等。网络询价：采购部门利用网络平台发布询价信息，邀请供应商在线报价。网络询价应确保询价信息的真实性和完整性，同时要求供应商提供相关证明文件和资质证书。2.询价内容采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准等详细信息。供应商的报价，包括单价、总价、运费、税费等。交货期，明确物资的交货时间和地点。付款方式，如货到付款、分期付款等。售后服务承诺，包括质保期、维修保养、退换货政策等。供应商的营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证书。3.询价记录与整理采购人员应详细记录每次询价的过程和结果，包括询价时间、询价方式、供应商名称、报价内容、沟通情况等。询价记录应妥善保存，以便日后查阅和分析。采购部门应定期对询价记录进行整理和归档，建立询价档案库。采购部门应根据询价记录，对供应商的报价进行比较和分析，绘制报价对比表，直观展示各供应商的报价情况，为选择供应商提供参考依据。五、供应商管理1.供应商档案建立采购部门应为每个供应商建立独立的档案，档案内容包括供应商的基本信息、营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量认证、信誉状况、生产能力、供应价格、售后服务、供货记录等。供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。采购部门应指定专人负责供应商档案的管理工作，严格保密供应商档案信息。2.供应商评估与考核采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估周期为每季度一次。评估内容包括供应商的产品质量、供应价格、交货期、售后服务、信誉状况等方面。采购部门组织相关人员（采购人员、质量监督人员、食堂管理部门人员等）对供应商进行实地考察和评估，填写供应商评估表，对供应商进行综合评价。根据供应商评估结果，采购部门对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，采购部门应给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通协商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应终止与其合作关系。3.供应商激励与约束采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额、给予价格优惠等。同时，采购部门应建立供应商约束机制，对违反采购合同约定的供应商进行处罚，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等。通过激励与约束机制，提高供应商的积极性和主动性，确保供应商能够按时、按质、按量供应物资，维护公司的利益。六、监督与检查1.内部监督公司内部成立监督小组，成员包括采购部门、质量监督部门、财务部门、食堂管理部门等相关人员。监督小组负责对食堂定点采购询价制度的执行情况进行监督检查。监督小组定期对采购询价过程、合同签订与执行情况、物资验收与结算情况等进行检查，发现问题及时督促整改。采购部门应定期向监督小组汇报采购工作进展情况，接受监督小组的监督和指导。2.外部监督积极接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门做好食品安全抽检等工作。鼓励员工对采购工作进行监督，如发现违规行为，员工可向公司内部监督小组举报，公司将对举报属实的员工给予奖励。七、违规处理1.对于在食堂定点采购询价活动中违反本制度规定的采购人员、供应商以及其他相关人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.采购人员如有下列行为之一的，公司将给予警告、罚款、降职、撤职等处罚，情节严重的，依法解除劳动合同，并追究其法律责任：未按照本制度规定进行采购询价，擅自选择供应商的。与供应商勾结，谋取私利，损害公司利益的。在采购过程中弄虚作假，提供虚假信息的。违反采购合同约定，给公司造成损失的。3.供应商如有下列行为之一的，公司将视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作、终止合作等处罚，情节严重的，依法追究其法律责任：提供虚假资质证书