预选采购制度

PAGE预选采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对供应商的管理与合作，特制定本预选采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购过程合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购效益。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，通过公平公正的采购程序选择优质供应商。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同促进公司与供应商的长期稳定发展。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据公司需求确定采购项目、数量、时间等。2.组织实施采购活动，包括供应商的选择、采购合同的签订与执行等。3.对采购过程进行监控，确保采购活动按照制度和流程进行。4.负责与供应商进行沟通协调，处理采购过程中的问题和纠纷。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购项目的规格、质量、技术要求等。2.协助采购部门进行供应商的选择和评估。3.参与采购合同的评审，对采购项目的验收工作负责。（三）质量管理部门1.制定采购物资的质量标准，并监督采购部门按照标准进行采购。2.参与供应商的评估和选择，对供应商提供的物资进行质量检验。3.负责采购物资的验收工作，确保采购物资符合质量要求。（四）财务部门1.负责审核采购预算，控制采购成本。2.参与采购合同的评审，对采购资金的支付进行审核和管理。3.对采购活动进行财务审计和监督。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察和评估。3.评估内容包括供应商的生产能力、质量控制能力、价格水平、售后服务等。4.对评估合格的供应商进行预选，确定预选供应商名单。（二）供应商评估与考核1.定期对预选供应商进行评估和考核，评估周期为[具体周期]。2.评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格变动、售后服务等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。4.对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.对优秀供应商给予一定的奖励，如优先采购、增加订单量、提供合作机会等。2.对合格供应商进行正常合作，鼓励其不断提高供货质量和服务水平。3.对不合格供应商进行约束，如减少订单量、暂停合作、直至淘汰。4.建立供应商诚信档案，记录供应商的诚信情况，作为供应商选择和评估的重要依据。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.将审核通过的采购申请表提交给相关领导进行审批，审批权限根据采购金额大小设定。3.领导审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请表，从预选供应商名单中选择合适的供应商进行询价、比价、议价。2.与选定的供应商签订采购合同，明确采购项目的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购部门及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门通知质量管理部门和需求部门做好验收准备。2.采购物资到货后，质量管理部门按照质量标准进行检验，需求部门按照合同要求进行验收。3.验收合格的采购物资办理入库手续，验收不合格的采购物资，采购部门及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（五）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门根据合同约定，填写付款申请单，附上验收报告、发票等相关凭证。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。3.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算。2.采购预算应详细列出采购项目、数量、金额、采购时间等，并经相关部门审核和公司领导审批。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。（二）预算执行与监控1.采购部门按照采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购支出不超过预算。2.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.如因特殊原因需要调整采购预算，必须按照规定的程序进行审批。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应风险、合同风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.风险评估可采用定性和定量相结合的方法进行。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如市场调研、质量控制、供应商管理、合同管理等。2.对风险应对措施的执行情况进行跟踪和评估，及时调整应对策略。七、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门负责收集与采购相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规等。2.建立采购信息收集渠道，如网络平台、行业协会、供应商反馈等。（二）采购信息分析与利用1.对收集到的采购信息进行分析和整理，为采购决策提供依据。2.利用采购信息优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。（三）采购信息保密1.对采购过程中涉及的商业秘密、供应商信息等进行保密管理。2.制定采购信息保密制度，明确保密责任和措施，防止信息泄露。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计和监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用情况等。2.对审计和监督中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2