项目设备采购询价制度

PAGE项目设备采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司项目设备采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购设备符合项目需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及项目设备采购的询价活动，包括但不限于新建项目、改扩建项目、技术改造项目等所需设备的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，并严格按照既定的程序和标准进行评审，保证采购结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程及相关信息应向所有符合条件的供应商公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益优先原则：在保证设备质量和满足项目需求的前提下，充分比较各供应商的报价及相关条件，选择性价比最优的供应商，实现采购效益最大化。二、询价流程（一）采购申请1.项目部门根据项目需求，填写《项目设备采购申请表》，详细说明所需设备的名称、规格型号、数量、技术参数、预计到货时间等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表需经项目部门负责人签字确认，如涉及重大项目设备采购，还需经过公司相关领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，成立询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，人数根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。2.询价小组根据采购申请内容，制定询价文件。询价文件应包括设备采购需求明细、技术规格要求、质量标准、售后服务要求、报价要求等内容。3.询价小组通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商名录。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业协会推荐、供应商自荐、以往合作供应商等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，确定符合询价要求的潜在供应商名单。（三）询价发出1.询价小组向潜在供应商发出询价文件，明确告知询价的截止时间、报价方式、交货地点、付款方式等相关要求。2.询价文件可通过邮件、传真、快递等方式发送给潜在供应商，确保供应商能够及时收到。同时，记录询价文件的发送时间、方式及接收情况。（四）报价接收1.潜在供应商应在询价文件规定的截止时间前提交报价文件。报价文件应包括设备报价明细、技术方案、售后服务承诺、公司资质证明等内容。2.采购部门负责接收供应商的报价文件，并对报价文件的完整性进行初步审核。如发现报价文件存在缺项、漏项或不符合格式要求等问题，应及时通知供应商进行补充或修正。（五）询价评审1.询价小组对收到的有效报价文件进行评审。评审内容包括报价、技术方案、售后服务、公司信誉等方面。2.报价评审：对各供应商的报价进行比较，分析价格的合理性。在评审过程中，应综合考虑设备的质量、性能、品牌等因素，避免单纯以价格高低作为唯一的评审标准。3.技术方案评审：由技术人员对各供应商提供的技术方案进行评估，确保其满足项目设备的技术要求。技术方案应包括设备的技术参数、性能指标、技术优势、技术支持等内容。4.售后服务评审：考察各供应商的售后服务承诺，包括售后服务期限、维修响应时间、维修方式、配件供应等方面。优质的售后服务能够保障设备的正常运行，降低项目后期的维护成本。5.公司信誉评审：通过查阅供应商的信用记录、业绩案例、客户评价等方式，评估供应商的信誉状况。选择信誉良好的供应商能够降低采购风险，保证采购项目的顺利实施。6.询价小组根据评审结果，填写《项目设备采购询价评审表》，对各供应商进行综合评分，并按照得分高低进行排序。（六）采购决策1.采购部门根据询价小组的评审结果，编写采购报告，向公司领导汇报询价情况及推荐的供应商。采购报告应包括询价过程概述、评审结果分析、推荐供应商的理由及建议等内容。2.公司领导根据采购报告做出采购决策。如采购金额较小或属于常规设备采购，可由采购部门负责人直接决定；如采购金额较大或涉及重大项目设备采购，需经公司领导班子集体研究决定。3.采购决策确定后，采购部门向中选供应商发出《中标通知书》，同时通知未中选供应商。《中标通知书》应明确采购项目的名称、设备规格型号、数量、中标价格、交货时间、交货地点等内容。（七）合同签订1.采购部门与中选供应商按照《中标通知书》的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应进行合同评审。合同评审由采购部门牵头，组织公司内部相关部门（如法务部门、财务部门、技术部门等）对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、条款清晰明确、风险可控。3.合同签订后，采购部门应将合同副本分发给项目部门、财务部门及其他相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自的职责。三、询价文件编制要求（一）设备采购需求明细1.详细列出所需设备的名称、规格型号、数量等信息，确保供应商能够准确理解采购需求。2.对于复杂设备或有特殊要求的设备，应提供详细的技术图纸、技术参数说明等资料。（二）技术规格要求1.明确设备的技术性能指标、质量标准等要求，如设备精度、可靠性、安全性等方面的要求。2.引用相关的国家标准、行业标准或企业标准，确保技术规格要求的规范性和权威性。（三）质量标准1.制定设备的质量验收标准，包括验收流程、验收方法、验收文件等内容。2.明确质量保证期限及售后服务要求下的质量保障措施。（四）售后服务要求1.规定售后服务的内容，如设备安装调试、培训、维修、保养等方面的要求。2.明确售后服务期限、维修响应时间、维修方式、配件供应等具体条款。3.要求供应商提供售后服务承诺函，承诺在售后服务期限内按照合同要求提供优质的售后服务。（五）报价要求1.明确报价的范围，包括设备价格、运输费用、安装调试费用、税费等所有费用。2.规定报价的方式，如总价报价或分项报价。3.要求供应商在报价文件中注明价格的有效期及价格调整的条件。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，对申请成为公司供应商的企业进行资格审查。审查内容包括企业资质、生产能力、产品质量、售后服务、信誉状况等方面。2.要求申请供应商提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明材料等相关资质文件。3.对申请供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等实际情况。实地考察可由采购部门、技术部门等相关人员共同进行。4.经审查和考察合格的供应商，纳入公司供应商名录，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质文件、业绩记录、合作情况等内容。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价周期一般为每年一次。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.采购部门负责收集供应商评价所需的数据和信息，如采购订单执行情况、产品质量检验报告、客户反馈意见等。3.组织相关部门（如采购部门、技术部门、项目部门等）对供应商进行综合评价，填写《供应商评价表》，并按照评价得分对供应商进行排序。（三）供应商动态管理1.根据供应商评价结果，对供应商进行动态管理。对于评价得分较高的供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于评价得分较低的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改。2.如供应商在产品质量、交货期、售后服务等方面出现严重问题，影响公司项目正常进行的，应暂停与其合作，并进行进一步调查和处理。3.根据公司业务发展和采购需求变化，适时调整供应商名录，淘汰不合格供应商，引入新的优质供应商。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对项目设备采购询价活动进行审计监督，检查询价过程是否符合制度规定，采购结果是否公正合理。2.采购部门应定期向公司内部审计部门报送采购询价相关资料，接受审计部门的检查和监督。3.公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购询价活动中违规行为的举报。对于举报内容，应及时进行调查核实，并按照相关规定进行处理。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门、行业协会等