非货品采购制度

PAGE非货品采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织非货品采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有非货品采购活动，包括但不限于服务采购、工程采购、无形资产采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司/组织利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购效益，实现公司/组织资源的优化配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，树立良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体的采购业务执行。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商库。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.整理、分析采购数据，提供采购报告。（三）需求部门各需求部门负责提出非货品采购需求，配合采购部门进行采购工作。其职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购需求，包括采购标的、规格、数量、质量要求、交付时间等。2.参与供应商评估和采购谈判。3.协助采购部门验收采购货品或服务。（四）监督部门设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门的职责包括：1.制定采购监督制度和流程。2.监督采购部门和需求部门执行采购制度情况。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要，填写《非货品采购需求申请表》，详细说明采购标的、规格、数量、质量要求、交付时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购需求进行审核，确保需求合理、必要，并签字确认后提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购需求申请表后，进行汇总分析，结合公司/组织采购预算和库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间、采购预算等内容，并提交采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书等相关证件的审核。3.采用实地考察、问卷调查、参考以往合作记录等方式，对供应商的生产能力、技术水平、质量控制、售后服务等方面进行评估。4.建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果，为后续采购决策提供参考。（四）采购谈判与合同签订1.根据评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购标的、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购部门与供应商达成一致意见后，起草采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方权利义务，确保合同条款清晰、准确、完整。3.采购合同提交公司/组织法律部门或法律顾问进行审核，审核通过后，由采购部门与供应商签订合同。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付货品或服务。2.需求部门在货品或服务交付前，应做好接收准备工作，包括安排验收人员、准备验收场地和工具等。3.货品或服务交付后，需求部门按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，及时通知采购部门与供应商协商解决。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目、采购金额、付款方式、付款时间等内容，并提交财务部门审核。2.财务部门对采购付款申请表进行审核，审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件，对招标文件进行答疑和澄清。组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：向符合条件的供应商发出投标邀请书。发售招标文件，对招标文件进行答疑和澄清。组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：成立谈判小组，制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。组织谈判，供应商进行报价和谈判。确定成交供应商，签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由和采购内容。提交采购决策委员会审批。与供应商协商采购价格和条款，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价。对供应商的报价进行比较和评估，选择报价最低且符合要求的供应商。与选定的供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司/组织年度经营计划和业务需求，结合历史采购数据，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并提交财务部门审核。3.财务部门对采购预算进行审核，结合公司/组织财务状况和资金安排，提出审核意见，报公司/组织管理层审批。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算执行采购任务，控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。2.如遇特殊情况需要调整采购预算，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容和调整金额，并提交采购决策委员会审批。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。2.采购部门应定期向财务部门报送采购预算执行情况报告，包括采购项目完成情况、采购金额支出情况、预算执行差异分析等内容。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取风险规避、风险转移等措施；对于中风险，应采取风险降低、风险分担等措施；对于低风险，应采取风险接受等措施。2.建立供应商风险管理机制，加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的信用状况和履约能力，及时发现和解决供应商存在的问题。3.加强采购合同管理，明确合同条款，严格履行合同约定，降低合同风险。4.关注市场动态，及时掌握价格波动信息，合理安排采购时间和采购数量，降低价格波动风险。5.加强采购人员培训，提高采购人员的法律意识和业务水平，确保采购活动合法合规。七、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门建立采购信息收集渠道，收集与采购活动相关的信息，如供应商信息、市场价格信息、行业动态信息等。2.需求部门应及时向采购部门提供采购需求变化信息，以便采购部门调整采购计划。（二）信息整理与分析1.采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策提供参考依据，如分析供应商的价格走势、质量状况、交货及时性等，评