非政府项目采购管理制度

PAGE非政府项目采购管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织在非政府项目采购活动中的行为，确保采购工作合法、合规、高效、透明，提高采购质量和效益，保障公司/组织的利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有非政府项目的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争的公平性。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购流程应清晰可查，接受公司/组织内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和效益的最大化，实现资源的优化配置。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和批准重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重要事项，对采购活动进行宏观决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购项目的实施。采购部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.制定采购计划，根据项目需求和预算，确定采购的货物、工程或服务的种类、数量、规格等。2.选择供应商，通过多种渠道寻找潜在供应商，进行资格审查和评估，建立供应商库。3.组织采购谈判，与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量交货。5.整理和归档采购文件，包括采购申请、采购计划、供应商资料、采购合同、验收报告等，建立采购档案。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等详细信息，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.质量控制部门：参与采购项目的验收工作，对采购货物的质量、工程的质量和服务的质量进行检验和评估，确保符合相关标准和要求。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据项目需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，进行汇总和分析，结合公司/组织的库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、采购预算等，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，确保供应商具备合法经营资格和相应的能力。3.采用综合评估法对供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。可以设定不同的评估指标和权重，对供应商进行量化打分。4.根据评估结果，选择得分较高的若干家供应商作为候选供应商，并建立供应商库。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与候选供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取达成最优的采购条件。2.在谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构、市场行情等信息，运用谈判技巧，维护公司/组织的利益。3.谈判达成一致后，双方签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同签订后，应及时报财务部门备案，并将合同副本分发给需求部门、质量控制部门等相关部门。（五）采购合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门和质量控制部门按照采购合同和相关标准对采购货物、工程或服务进行验收。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。3.如发现采购货物、工程或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或承担相应的违约责任。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目的真实性、合同执行情况、发票的合规性等。2.审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款方式可以包括一次性付款、分期付款、银行承兑汇票等。3.采购部门应及时将付款情况反馈给供应商，并跟踪供应商的收款情况。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、质量标准要求、投标文件格式、评标标准等内容。在指定的媒体或平台上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接受供应商的投标文件，进行开标、评标和定标。评标应按照招标文件规定的评标标准进行，确保评标过程公平、公正、透明。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门根据项目特点和供应商库情况，选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。其他招标程序参照公开招标的相关规定执行。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，由采购人员、技术专家、财务人员等组成。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商进行多次报价和澄清。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的原因和理由，并提交相关证明材料。采购决策委员会对单一来源采购申请进行审批。审批通过后，采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门及需求部门，根据公司/组织的年度工作计划和项目需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循实事求是的原则，充分考虑市场价格波动、项目实际需求等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批采购预算编制完成后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会应根据公司/组织的战略规划、财务状况等因素，对采购预算进行审核和批准。（三）预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和控制，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和纠正预算执行过程中存在的问题。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.可以采用风险矩阵、头脑风暴等方法，对风险因素进行全面、系统的识别和评估。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，对风险进行量化评估，为风险应对措施的制定提供依据。（三）风险应对1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可以加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或担保；对于质量风险，可以加强质量检验和验收，要求供应商提供质量保证承诺等。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，以便采取有效的应对措施，降低风险损失。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门应定期对采购项目进行检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向监督部门报送采购工作情况报告，接受监督部门的监督和检查。（二）审计