非政府采购流程制度

PAGE非政府采购流程制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的非政府采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，特制定本流程制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织除依法必须进行招标项目以外的货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正对待所有供应商的原则，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应保持公开透明，接受内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和采购效益的最大化。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据工作需要，提前向采购部门提交采购需求申请。需求申请应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点等详细信息。2.对于涉及多个部门的采购项目，由牵头部门负责协调相关部门共同确定采购需求，并统一提交采购申请。（二）需求审核1.采购部门收到需求申请后，对需求的合理性、必要性、完整性进行初步审核。审核内容包括但不限于：是否符合公司/组织的战略规划和业务目标；是否有明确的采购预算；技术要求是否合理可行等。2.对于重大采购项目或复杂技术要求的采购项目，采购部门应组织相关技术专家、财务人员等进行联合评审，确保采购需求的准确性和科学性。3.经审核通过的采购需求，由采购部门录入采购管理系统，并建立采购项目档案，记录采购项目的全过程信息。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度和供应商信息库。采购部门负责收集、整理供应商信息，包括供应商的基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.对申请准入的供应商进行资格审查，审查内容包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书；生产经营许可证；产品质量认证证书；业绩证明材料等。3.通过资格审查的供应商，经采购部门负责人批准后，纳入供应商信息库，并分配唯一的供应商编码。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价周期一般为每年一次。评价内容包括：产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等。2.采购部门负责组织相关部门对供应商进行评价打分，根据评价结果将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（三）供应商动态管理1.及时更新供应商信息库，对供应商的基本情况、业绩表现、合作记录等进行动态维护。2.根据公司/组织的业务发展和采购需求变化，适时调整供应商结构，引入新的优质供应商，淘汰不合格供应商。四、采购方式选择（一）公开询价1.适用范围：适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的货物采购项目。2.采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。询价通知书应明确采购项目的详细要求、报价截止时间、交货时间、交货地点等。3.采购部门对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（二）竞争性谈判1.适用范围：适用于采购项目技术复杂、有特殊要求，或者采购过程中需要与供应商进行谈判以确定最终采购方案的项目。2.采购部门发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判小组由采购部门代表、相关技术专家、财务人员等组成。3.谈判小组与供应商进行多轮谈判，根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。谈判过程中应记录谈判内容和结果，确保谈判过程的公正性和透明度。（三）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购部门应提供充分的理由和依据，说明采用单一来源采购方式的必要性和合理性。经公司/组织内部审批通过后，与单一供应商进行谈判并签订采购合同。（四）询价采购1.适用范围：适用于采购项目规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门向选定的供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。询价单应明确采购项目的规格型号、数量、价格等要求。3.采购部门根据供应商的报价情况，选择合适的供应商签订采购合同。五、采购流程执行（一）采购计划制定1.采购部门根据采购需求和供应商情况，制定采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购数量、采购预算、采购时间安排、采购方式等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司/组织领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的执行依据。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、询价通知书、竞争性谈判文件、单一来源采购文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（三）采购信息发布1.对于公开询价、竞争性谈判等采购方式，采购部门应在公司/组织内部网站、相关行业网站等平台发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、采购方式、报名时间、报价截止时间等内容，确保供应商能够准确了解采购项目情况。（四）供应商响应与报价1.供应商收到采购信息后，应按照采购文件要求进行响应和报价。响应文件应包括公司资质证明文件、产品技术方案、售后服务承诺、报价明细等内容。2.采购部门负责接收供应商的响应文件和报价，并对其进行初步审核。审核内容包括：响应文件是否完整；报价是否符合采购文件要求等。（五）采购评审与确定成交供应商1.根据采购方式的不同，组织相应的评审活动。评审小组由采购部门代表、相关技术专家、财务人员等组成。2.评审小组按照采购文件规定的评标标准，对供应商的响应文件和报价进行评审，确定成交供应商。评审过程中应记录评审意见和结果，确保评审过程的公正性和透明度。（六）采购合同签订1.采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利和义务的明确。2.采购合同签订前，应进行合同审核。审核内容包括：合同条款是否符合采购文件要求；合同金额是否与采购预算一致；合同风险是否可控等。经审核通过的采购合同，由双方签字盖章后生效。六、采购合同管理（一）合同执行跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、交货情况、质量状况等信息。2.建立合同执行台账，记录合同执行过程中的重要事项和关键节点，如发货时间、到货时间、验收情况等。（二）交货验收1.在采购合同约定的交货时间前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，对货物的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格的，由验收部门出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或重新提供货物。如供应商拒不履行合同义务，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等。2.如因供应商违约或其他原因需要解除采购合同的，采购部门应按照合同约定和相关法律法规的规定，及时通知供应商，并办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理。（四）合同归档与保管1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关附件进行归档保管。合同档案应包括合同正本、副本、变更协议、验收报告、付款凭证等资料。2.建立合同档案管理制度，明确合同档案的保管期限、查阅权限和借阅手续等，确保合同档案的安全和完整。七、采购付款管理（一）付款申请1.供应商按照采购合同约定履行交货义务并验收合格后，采购部门应根据合同条款和实际交货情况，及时向财务部门提交付款申请。2.付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款理由等内容，并附验收报告、发票等相关证明材料。（二）付款审核1.财务部门收到付款申请后，对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容包括：采购合同是否有效；验收报告是否真实；发票是否合规等。2.对于金额较大的采购项目，财务部门应进行重点审核，并可要求采购部门提供相关补充资料。审核通过后的付款申请，报公司/组