非工程类招标采购制度

PAGE非工程类招标采购制度一、总则（一）目的为规范公司非工程类招标采购活动，加强对招标采购过程的管理和监督，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，满足公司生产经营需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分公司等组织（以下统称“公司”）进行的非工程类招标采购活动。非工程类招标采购是指公司采购除工程建设项目以外的各类货物、服务等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地向潜在供应商公开，采购过程应接受公司内部和外部监督，确保采购活动公开透明。3.公平公正原则：对待所有潜在供应商应一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方，评标标准应客观公正，确保采购结果公平公正。4.竞争择优原则：通过招标采购，引入充分竞争，选择优质的供应商和产品/服务，确保采购质量，降低采购成本。5.诚实信用原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。二、管理职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善公司非工程类招标采购管理制度及流程，并组织实施。2.汇总、审核各部门采购需求，编制年度、月度采购计划。3.组织开展招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同等。4.建立和维护供应商库，对供应商进行评估、考核和管理。5.协调解决招标采购过程中的争议和问题，对采购合同执行情况进行跟踪和监督。6.定期统计分析采购数据和信息，为公司决策提供支持。（二）需求部门职责1.根据公司生产经营需要，提出采购需求，明确采购货物或服务的规格、数量、质量要求、交货期等关键条款。2.配合采购管理部门开展招标采购活动，提供必要的技术支持和信息资料。3.参与采购合同的签订和验收工作，对采购货物或服务的质量和交付情况进行监督和评价。4.负责本部门采购项目的预算编制和执行控制，确保采购资金合理使用。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。2.参与招标采购活动，对采购合同中的付款条款进行审核，确保付款方式和时间符合公司财务规定。3.负责采购资金的支付和核算，对采购成本进行分析和控制。4.监督采购资金的使用情况，防止资金浪费和违规支出。（四）审计部门职责1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法、采购结果是否公正。2.审查采购合同的签订、执行情况，对重大采购项目进行专项审计。3.对采购过程中的违规行为提出整改意见，追究相关人员责任。（五）其他部门职责根据公司内部职责分工，配合采购管理部门做好招标采购相关工作，如提供技术评审意见、协助组织开标评标等。三、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商数量较多的非工程类采购项目。2.实施程序：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在公司内部网站、指定媒体等发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定符合要求的供应商名单。组织开标评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的非工程类采购项目；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的采购项目。2.实施程序：采购管理部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。被邀请供应商按照投标邀请书要求，编制投标文件并提交。采购管理部门组织开标评标会议，对投标文件进行评审，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的非工程类采购项目。2.实施程序：采购管理部门成立谈判小组，成员由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。谈判小组与供应商进行谈判，供应商按照谈判文件要求进行报价和承诺。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二轮或多轮报价，并进行综合评审。谈判小组确定成交供应商，向其发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的非工程类采购项目。2.实施程序：采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的必要性、唯一性等理由。采购管理部门组织相关部门和专家进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请和论证意见报公司领导审批。审批通过后，采购管理部门与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的非工程类采购项目。2.实施程序：采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书要求进行报价，并提供相关资料。采购管理部门对供应商报价进行比较和评估，选择报价合理、满足采购需求的供应商作为成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。四、招标采购流程（一）采购申请与审批1.需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购货物或服务的名称、规格、数量及质量要求、预算金额、预计交货期等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核采购申请表，对采购需求的合理性、必要性进行审查，签署审核意见后提交采购管理部门。3.采购管理部门对采购申请表进行汇总、审核，重点审核采购需求是否符合公司生产经营计划、采购预算是否合理、采购方式是否恰当等。审核通过后，报公司分管领导审批。4.公司分管领导根据采购项目的性质和金额大小进行审批，金额较大或重大采购项目需报公司主要领导审批。审批通过后的采购申请表作为采购项目实施的依据。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据审批后的采购申请表，组织编制采购文件。采购文件包括招标文件、谈判文件、询价通知书等，应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同草案等内容。2.对于技术复杂或专业性较强的采购项目，采购管理部门应会同需求部门及相关技术专家，共同编制采购文件，确保采购文件的技术要求准确、合理。3.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织内部审核，对采购文件的完整性、准确性、合规性进行审查，确保采购文件符合法律法规和公司制度要求。审核通过后加盖采购管理部门印章。（三）供应商选择与邀请1.采购管理部门根据采购项目特点和需求，通过公司供应商库、行业网站、招标代理机构等渠道，收集潜在供应商信息。2.对潜在供应商进行资格预审，审查其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营资质、业绩信誉、财务状况等方面的情况，确定符合要求的供应商名单。3.根据采购方式，向符合要求的供应商发出投标邀请书、谈判邀请书或询价通知书等，邀请其参与采购活动。对于公开招标项目，应在规定媒体上发布招标公告。（四）投标/响应文件接收与评审1.采购管理部门按照规定时间和地点接收供应商提交的投标/响应文件，并进行登记和编号。2.组织开标评标会议或谈判会议，采购管理部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员及技术专家组成评标委员会或谈判小组。3.评标委员会或谈判小组按照采购文件规定的评标标准或谈判程序，对投标/响应文件进行评审。评审过程中，可要求供应商对投标/响应文件进行澄清或答疑。评标委员会或谈判小组根据评审结果，推荐中标候选人或确定成交供应商。（五）合同签订与执行1.采购管理部门根据评标委员会或谈判小组推荐的中标候选人或确定的成交供应商，起草采购合同草案。采购合同应明确采购货物或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同草案提交需求部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、合理性、完整性及与采购文件的一致性。审核通过后，报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批通过后，采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，作为采购项目执行和付款的依据。4.需求部门负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付货物或服务。采购管理部门对采购合同执行情况进行监督检查，发现问题及时督促供应商整改。5.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续。在支付采购资金前，应审核采购合同执行情况、发票等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。（六）验收与结算1.采购货物或服务交付后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务的完成情况、质量标准等。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告，验收报告应明确验收结论、验收人员签字等内容。验收报告作为采购项目结算和支付尾款的依据。3.供应商凭验收报告、发票等相关资料到财务部门办理结算手续。财务部门审核无误后，按照采购合同约定支付尾款。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括合法经营资质、良好的商业信誉、健全的财务状况、较强的生产供应能力、完善的售后服务体系等。2.潜在供应商向采购管理部门提交供应商准入申请，提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、业绩证明、产品质量认证等相关资料。3.采购管理部门对潜在供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系等情况。审核和考察合格后，将潜在供应商纳入公司供应商库。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.建立供应商评估和考核指标体系，采用定量与定性相结合的方式，对供应商进行综合评价。评估和考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评估和考核结果，对优秀供应商给予优先合作、增加采购份额等奖励；对不合格供应商进行警告整改，整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（三）供应商动态管理1.采购管理部门及时更新供应商库信息，对供应商的基本情况、业绩表现、评估考核结果等进行动态维护。2.对于出现重大质量问题、交货延迟、违反合同约定等情况的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停采购业务、要求供应商整改、追究违约责任等。3.根据公司业务发展和采购需求变化，适时调整供应商结构，引入新的优质供应商，淘汰不符合要求的供应商。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否合法、采购结果是否公正。审计内容包括采购申请审批、采购文件编制、供应商选择、开标评标、合同签订与执行等环节。2.采购管理部门应建立内部监督机制，对采购过程进行全程跟踪和监督，及时发现和纠正采购活动中的违规行为。同时，采购管理部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部监督。（二）外部监督1.公司招标采购活动应接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查。采购管理部门应积极配合外部监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，采购管理部门应及时整改