非贸易采购制度

PAGE非贸易采购制度一、总则（一）目的为规范公司非贸易采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位涉及的非贸易采购活动，包括但不限于办公用品、设备维修、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商享有平等参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议采购战略和政策：制定公司非贸易采购的总体战略和方针政策。2.审批重大采购项目：对金额较大、影响重大的采购项目进行审批决策。3.协调采购工作中的重大问题：解决采购过程中涉及的跨部门、跨领域的重大协调事项。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购执行机构，负责具体的采购业务操作。其职责为：1.制定采购计划：根据各部门需求，结合库存情况，制定合理的采购计划。2.供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案。3.采购实施：按照采购流程进行采购谈判、合同签订、订单下达等工作。4.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、执行、变更及终止等工作。5.采购成本控制：通过市场调研、谈判等手段，降低采购成本。6.采购信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为决策提供支持。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部进行采购工作，包括提供准确的需求信息、参与采购谈判、验收采购物资或服务等。其职责为：1.明确采购需求：根据工作需要，详细、准确地提出采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购过程：协助采购部进行供应商选择、谈判等工作，提供专业意见。3.验收采购成果：按照规定对采购的物资或服务进行验收，确保符合要求。（四）监督部门公司内部审计部门负责对采购活动进行监督审计，检查采购流程的合规性、采购行为的公正性、采购成本的合理性等。其职责为：1.制定监督审计计划：定期或不定期对采购活动进行监督审计。2.审查采购文件和记录：检查采购合同、订单、发票等文件的真实性、完整性和合规性。3.调查采购违规行为：对发现的采购违规问题进行调查，提出处理建议。4.提出改进建议：根据监督审计结果，提出完善采购制度和流程的建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.提交采购申请：将采购申请表提交至采购部。（二）采购审批1.采购部审核：采购部对采购申请进行初步审核，检查需求的合理性、预算的准确性等。如发现问题，及时与需求部门沟通并要求修改。2.分级审批：根据采购金额大小，按照公司规定的审批权限进行分级审批。小额采购：金额在[X]元以下的采购申请，由采购部负责人审批。中额采购：金额在[X]元至[X]元之间的采购申请，经采购部负责人审核后，报分管领导审批。大额采购：金额在[X]元以上的采购申请，经采购部负责人、分管领导审核后，提交采购决策委员会审批。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部根据审批通过的采购申请，制定采购方案，包括选择采购方式、确定采购时间、安排采购人员等。2.选择供应商：供应商筛选：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并根据采购需求对供应商进行筛选。供应商评估：对筛选出的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。可采用实地考察、问卷调查、参考其他用户评价等方式进行评估。确定供应商：根据评估结果，选择合适的供应商，并与其进行谈判。谈判内容包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。谈判达成一致后，确定供应商。3.签订采购合同：采购部与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规要求，内容完整、条款清晰，包括但不限于采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。4.下达采购订单：采购合同签订后，采购部向供应商下达采购订单，明确采购的具体要求和交货时间等信息。（四）采购验收1.验收准备：需求部门在采购物资或服务到货前，应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地等。2.到货验收：采购物资或服务到货后，需求部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。对于服务采购，应检查服务的完成情况、质量标准是否符合要求等。3.验收报告：验收合格后，需求部门填写验收报告，由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结果等信息。如验收不合格，应详细说明不合格情况及处理意见，并及时与供应商沟通解决。（五）采购付款1.付款申请：供应商按照采购合同约定交货并验收合格后，采购部根据合同条款和验收报告，填写付款申请表，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息，并附上采购合同、发票、验收报告等相关文件。2.付款审批：付款申请表按照公司规定的审批流程进行审批，审批通过后办理付款手续。小额付款：金额在[X]元以下的付款申请，由采购部负责人审批。中额付款：金额在[X]元至[X]元之间的付款申请，经采购部负责人审核后，报分管领导审批。大额付款：金额在[X]元以上的付款申请，经采购部负责人、分管领导审核后，提交公司财务负责人审批。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：编制招标文件：采购部根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、专业招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标，公开唱标，公布投标人的投标报价、技术方案等内容。评标：组织评标委员会对投标文件进行评审，按照评标标准评选出中标候选人。定标：根据评标结果，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：由采购部、需求部门及相关技术专家等组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判的采购项目、技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。邀请供应商：从供应商库中选择不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商逐一进行谈判，就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，供应商应根据谈判要求进行报价和承诺。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，按照评定成交的标准确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：选择询价供应商：从供应商库中选择不少于三家符合相应资格条件的供应商作为询价对象。发出询价通知书：向询价供应商发出询价通知书，明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点等要求。供应商报价：询价供应商在规定时间内提交报价文件，注明报价金额、交货期等内容。确定成交供应商：采购部根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：提出申请：需求部门或采购部提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购的原因、拟采购的供应商名称等信息，并附上相关证明材料。审批：按照公司规定的审批权限进行审批，审批通过后实施单一来源采购。签订合同：与单一来源供应商签订采购合同，明确采购内容、价格、交货时间等条款。五、供应商管理（一）供应商开发1.市场调研：采购部定期对市场进行调研，了解行业动态、供应商情况等，寻找潜在的供应商资源。2.供应商推荐：鼓励公司内部员工、合作伙伴等推荐优质供应商。3.供应商筛选：对收集到的供应商信息进行筛选，初步确定符合公司采购要求的供应商名单。（二）供应商评估1.评估指标：建立供应商评估指标体系，包括但不限于供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务、技术创新等方面。2.评估方法：采用定性与定量相结合的评估方法，如实地考察、问卷调查、数据分析、参考行业评价等。3.定期评估：每年至少对供应商进行一次全面评估，根据评估结果对供应商进行分类管理。（三）供应商分类1.A类供应商：综合评估优秀，产品质量可靠、价格合理、交货及时、服务优质，与公司合作良好，是公司主要的采购合作伙伴。2.B类供应商：综合评估较好，基本能满足公司采购要求，但在某些方面有待提高，可作为备用供应商或补充采购渠道。3.C类供应商：综合评估一般，存在一定问题，如产品质量不稳定、交货延迟等，应加强管理或逐步淘汰。（四）供应商激励与约束1.激励措施：合作奖励：对表现优秀的供应商给予一定的物质奖励，如奖金、礼品等。优先合作：在同等条件下，优先选择与优秀供应商合作，增加其业务量。信息共享：与供应商分享公司的发展战略、市场需求等信息，促进双方共同发展。2.约束措施：合同约束：在采购合同中明确双方的权利和义务，对供应商的违约行为进行约束。处罚措施：对出现质量问题、交货延迟等违约行为的供应商，根据合同约定进行处罚，如扣除货款、暂停合作等。淘汰机制：对连续评估不合格或严重违约的供应商，予以淘汰，不再与其合作。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险。2.质量风险：采购的物资或服务不符合质量要求，影响公司正常生产经营。3.交货风险：供应商不能按时交货，导致公司生产计划延误。4.合同风险：采购合同条款不明确、存在漏洞，引发合同纠纷。5.人员风险：采购人员道德风险、业务能力不足等导致采购失误。（二）风险评估1.风险发生可能性评估：根据历史数据、行业经验等，对各类风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司采购活动、生产经营、财务状况等方面的影响程度，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：将风险发生可能性和影响程度进行组合，形成风险矩阵，确定不同风险的等级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度重大的风险，如供应商垄断等，采取风险规避措施，寻找替代供应商或调整采购策略。2.风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度较大的风险，如市场价格波动风险，通过签订长期合同、套期保值等方式降低风险。3.风险转移：对于部分风险，如质量风险、交货风险等，可通过购买保险、要求供应商提供担保等方式将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度一般的风险，如采购人员道德风险，可采取加强监督教育等措施，在一定程度上接受该风险。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.内部信息收集：采购部定期收集各需求部门的采购需求信息、采购合同执行情况、采购成本数据等内部信息。2.外部信息收集：通过网络、行业协会、供应商等渠道收集市场价格信息、供应商动态、行业政策法规等外部信息。（二）采购信息整理与分析1.信息整理：对收集到的采购信息进行分类、汇总、归档，建立采购信息数据库。2.信息分析