非合格供应商采购制度

PAGE非合格供应商采购制度一、总则（一）目的为规范公司非合格供应商采购行为，确保采购物资和服务的质量、供应稳定性以及符合相关法律法规和行业标准，特制定本制度。本制度旨在明确非合格供应商采购的适用范围、流程、审批机制以及相关责任，以有效控制采购风险，保障公司生产经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司在特定情况下，从非合格供应商处进行采购的所有活动。特定情况包括但不限于市场上合格供应商数量有限、急需某些特殊规格或定制化的物资或服务而合格供应商无法及时提供等。所涉及的采购物资涵盖原材料、零部件、设备、办公用品、服务类项目等各类公司运营所需的资源。（三）基本原则1.合法性原则：所有非合格供应商采购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.风险可控原则：在进行非合格供应商采购时，要充分评估采购过程中可能面临质量、供应、价格等方面的风险，并采取有效的风险控制措施，将风险降低到可接受的范围内。3.必要性原则：非合格供应商采购应基于公司生产经营的实际需求，确属必要时方可实施，避免不必要的采购行为。4.审批从严原则：对非合格供应商采购申请进行严格审批，确保采购决策经过充分论证和审核，防止不合理的采购行为。二、非合格供应商的认定与评估（一）认定标准1.未通过公司正常供应商准入审核流程的供应商。2.虽有合作历史，但近期在产品质量、交货期、售后服务等方面出现严重问题，不符合公司合格供应商标准的供应商。3.提供的物资或服务不符合国家相关法律法规、行业标准以及公司内部质量要求的供应商。（二）评估流程1.采购部门发起：采购部门在发现可能需要从非合格供应商处采购时，应首先填写《非合格供应商采购评估申请表》，详细说明采购的必要性、拟采购物资或服务的规格、数量、预计采购金额等信息。2.多部门联合评估：由采购部门牵头，组织质量控制部门、技术部门、法务部门等相关部门对申请进行联合评估。质量控制部门负责评估拟采购物资或服务的质量风险；技术部门从技术规格、性能等方面进行审核；法务部门审查采购行为的合法性及潜在法律风险。3.风险评估与分析：各部门根据职责对采购申请进行分析评估，确定可能存在的风险，并提出相应的风险应对措施。例如，质量控制部门可要求对采购物资进行严格的到货检验，技术部门可提供技术支持以确保物资符合使用要求，法务部门可审核采购合同条款以保障公司权益。4.形成评估报告：联合评估结束后，各部门应将评估意见汇总形成《非合格供应商采购评估报告》，明确评估结论（同意或不同意采购）以及相关风险和应对建议。评估报告需经各部门负责人签字确认。三、非合格供应商采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《非合格供应商采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、预计交货日期、申请采购理由等内容。2.需求部门负责人对采购申请的必要性和合理性进行审核，并签字确认。（二）审批1.将《非合格供应商采购申请表》提交至采购部门。采购部门收到申请后，按照本制度规定的评估流程组织相关部门进行联合评估。2.联合评估通过后，《非合格供应商采购申请表》及《非合格供应商采购评估报告》一并提交至公司管理层审批。审批层级根据采购金额大小设定，一般采购金额较小的由部门经理审批，采购金额较大的需经分管领导、总经理等审批。（三）采购实施1.经公司管理层审批同意后，采购部门负责与非合格供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规要求，并充分保障公司利益。2.在采购合同签订后，采购部门应及时跟踪采购进度，确保非合格供应商按照合同约定履行义务。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商整改或承担违约责任。（四）验收1.采购物资到货前，采购部门应通知质量控制部门等相关部门准备验收工作。质量控制部门按照公司内部质量标准和采购合同约定的验收条款对采购物资进行检验。2.验收过程中，如发现物资存在质量问题或不符合合同要求，质量控制部门应出具《验收不合格报告》，详细说明问题情况。采购部门应及时与非合格供应商沟通，要求其采取整改措施或更换物资。3.只有验收合格的物资或服务才能进入公司仓库或投入使用。验收合格后，采购部门应办理入库手续，并将相关验收文件存档。四、采购风险管理（一）质量风险1.加强对采购物资的检验检测。除按照合同约定的验收标准进行检验外，可根据实际情况增加抽检频次或采用更严格的检验方法，确保采购物资质量符合要求。2.要求非合格供应商提供质量担保或质量保证金。在合同中明确约定，如因物资质量问题给公司造成损失，供应商应承担相应的赔偿责任。3.建立质量追溯机制。对采购物资的质量问题进行详细记录，追溯供应商的生产过程、原材料来源等信息，以便及时采取措施改进质量控制。（二）供应风险1.与非合格供应商保持密切沟通，定期了解其生产经营状况、原材料供应情况等，及时掌握可能影响供应的因素。2.在采购合同中约定合理的交货期缓冲条款，并要求供应商提供备用供应方案。如供应商因不可抗力等原因无法按时交货，应提前通知公司，并按照备用方案及时供应物资，减少对公司生产经营的影响。3.建立供应应急机制。对于关键物资的采购，应制定应急预案，在供应商出现供应中断等紧急情况时，能够迅速寻找替代供应商或采取其他应急措施，确保公司生产不受重大影响。（三）价格风险1.在采购前，通过市场调研、询价等方式，了解同类物资或服务的市场价格走势，合理确定采购价格。与非合格供应商谈判时，争取有利的价格条款。2.定期对采购价格进行评估和分析，对比市场价格变化情况。如发现采购价格明显高于市场水平，应及时与供应商协商调整价格，或寻找其他更具价格优势的采购渠道。3.在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况，合理调整采购价格，以降低价格风险。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对非合格供应商采购活动进行审计。审计内容包括采购申请的合理性、审批流程的合规性、采购合同的执行情况、验收工作的有效性等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报非合格供应商采购情况，包括采购金额、采购物资或服务的种类、供应商表现等信息，接受管理层的监督和指导。3.各部门应相互监督，如发现非合格供应商采购过程中存在违规行为或不合理现象，应及时向相关部门反馈，共同维护公司采购秩序。（二）外部监督1.关注行业监管动态，确保非合格供应商采购活动符合行业监管要求。积极配合政府相关部门的检查和监督工作，及时整改发现的问题。2.对于涉及重大采购项目或存在潜在风险的非合格供应商采购活动，可考虑聘请外部专业机构进行审计或评估，借助外部专业力量提高采购管理水平，防范风险。六、责任追究（一）违规责任界定1.在非合格供应商采购过程中，如因采购部门未严格按照制度流程操作，导致采购物资质量问题、供应延迟等情况，采购部门应承担主要责任。2.需求部门提供虚假采购需求信息或未对采购申请进行充分论证，导致不必要的非合格供应商采购，需求部门应承担相应责任。3.质量控制部门等验收环节把关不严，未及时发现采购物资质量问题，质量控制部门应承担相应责任。4.审批部门未认真审核采购申请，导致不合理的采购行为发生，审批部门应承担相应责任。（二）责任追究方式1.对于因非合格供应商采购问题给公司造成经济损失的，根据责任大小，责令相关责任人承担部分或全部赔偿责任。2.对违规责任人给予警告、罚款、降职、撤职等行政处分，情节严重的依法追究法律责任。3.将非合格供应商采购情况纳入员工绩效考核体系，对在采购管理工作中表现优秀、有效防范风险的员工给予奖励，对违规操作的员工进行相应扣分处理，影响其绩效评定和薪酬待遇。七、附则（一）解释权本制度由公司采购管理部门负责解释。在执行过程中，如遇制度条款理解不一致或出现新的问题，采购管理部门应及时进行研究并作出解释，确保制度的正确执行。（二）修订与完善1.随着公司业务发