集团中央采购管理制度

PAGE集团中央采购管理制度一、总则（一）目的为了规范集团中央采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目、采购政策和采购管理制度等。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为集团中央采购的执行部门。采购中心负责具体采购项目的组织实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。采购中心应根据业务需要，合理设置岗位，明确各岗位的职责和权限。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款等，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等。2.采购预算草案应经部门负责人审核后，报财务部门汇总。财务部门应结合集团年度财务预算，对采购预算草案进行审核和平衡，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案应提交采购决策委员会审议通过后，报集团管理层批准。（二）预算执行1.采购中心应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购决策委员会审议通过后，报集团管理层批准。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，确保采购预算的严格执行。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货时间等。2.《采购申请表》应经部门负责人审核签字后，提交采购中心。（二）采购审批1.采购中心收到《采购申请表》后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和合规性。2.对于金额较小的采购项目，采购中心可直接进行采购；对于金额较大的采购项目，采购中心应组织相关部门进行论证，并提交采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.采购中心应建立供应商数据库，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估和记录。2.根据采购项目的要求，采购中心从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并邀请其参与投标或报价。3.采购中心应组织相关人员对供应商的投标文件或报价进行评审，综合考虑供应商的价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。4.采购中心应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等。5.采购中心应定期对供应商进行评估和考核，建立供应商激励和淘汰机制，促进供应商提高服务质量和产品质量。（四）采购合同签订与执行1.采购合同经双方签字盖章后生效。采购中心应及时将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。2.采购中心应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。3.需求部门应按照采购合同的要求，对采购物品或服务进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。4.财务部门应根据采购合同和验收报告，及时办理付款手续。（五）采购档案管理1.采购中心应建立采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、供应商投标文件或报价单、采购合同、验收报告、付款凭证等。3.采购档案的保存期限应符合国家法律法规和集团相关规定的要求。五、采购方式（一）招标采购**1.对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家有关法律法规和集团相关规定的要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.评标委员会应由集团内部相关部门人员和外部专家组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.采购决策委员会应根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。（二）竞争性谈判采购1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（三）询价采购1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购中心根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照集团相关规定的程序进行审批，与供应商协商确定采购价格和其他合同条款。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.采购中心应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行分级管理，确定重点风险领域和风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，采购中心应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期评估供应商的履约能力，必要时采取更换供应商等措施。2.对于质量问题风险，采购中心应加强对采购物品或服务的质量检验和验收，要求供应商提供质量保证文件，建立质量追溯机制，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。3.对于价格波动风险，采购中心应加强市场价格监测和分析，与供应商协商签订价格调整条款，合理安排采购时间和采购数量，采取套期保值等措施规避价格风险。4.对于法律纠纷风险，采购中心应加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规，及时咨询法律顾问，妥善处理法律纠纷。（三）风险监控与预警1.采购中心应建立风险监控机制，定期对采购风险进行跟踪和评估，及时发现风险变化情况。2.采购中心应设置风险预警指标，如供应商逾期交货率、采购物品合格率、采购成本超支率等，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。3.需求部门应配合审计部门和财务部门的监督检查工作，提供相关资料和信息。（二）外部监督1.采购活动应接受社会公众的监督，采购中心应及时公开采购信息，保障供应商和社会公众的知情权和监督权。2.采购中心应积极配合政府有关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。（三）考核评价1.集团应建立采购工作考