集中采购招标制度

PAGE集中采购招标制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的集中采购招标活动，加强对采购过程的管理和监督，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及集中采购招标的项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.公开透明原则采购招标活动应公开进行，采购信息、招标程序、评标标准等应向所有潜在供应商公开，确保采购过程的透明度。2.公平竞争原则为所有潜在供应商提供平等的参与机会，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商，保证竞争的公平性。3.公正原则评标过程应客观、公正，评标标准应统一、明确，避免人为因素的干扰，确保评标结果的公正性。4.诚实信用原则采购招标活动各方应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得欺诈、串通或采取不正当手段谋取利益。二、采购招标管理机构及职责（一）采购招标领导小组1.组成由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责负责审议集中采购招标制度、政策和重大采购招标项目的决策。协调解决采购招标过程中的重大问题，监督采购招标工作的执行情况。（二）采购招标工作小组1.组成由采购部门、相关技术部门、法务部门等人员组成。2.职责负责制定采购招标计划、编制招标文件、组织招标活动、评标等具体工作。对采购招标项目进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。负责与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理采购招标档案资料，进行归档管理。（三）评标委员会1.组成由公司/组织内部相关专业技术人员、经济专家等组成，成员人数应为单数。2.职责按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，提出评标意见。向采购招标工作小组推荐中标候选人或直接确定中标人。三、采购招标流程（一）采购需求申报1.各部门根据工作需要，填写《采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货时间及地点等内容。2.《采购需求申报表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申报表》后，对采购需求进行汇总、分析，结合公司/组织的采购预算和库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容，并报采购招标领导小组审批。（三）招标方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，确定招标方式。招标方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购部门从供应商库中选择若干家供应商，向其发出投标邀请书。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.采购部门填写《招标方式审批表》，详细说明采购项目情况、拟采用的招标方式及理由，报采购招标领导小组审批。（四）招标文件编制1.对于采用招标方式采购的项目，采购部门负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标标准和方法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保招标文件的准确性、完整性和公正性。3.招标文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，报采购招标领导小组审批。（五）发布招标公告（或投标邀请书）1.对于公开招标项目，采购部门在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.对于邀请招标项目，采购部门向被邀请的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应与招标公告基本一致。（六）资格预审（如有）1.对于公开招标项目，根据招标项目的特点和需要，采购部门可以对潜在投标人进行资格预审。资格预审公告应在招标公告中一并发布。2.资格预审文件应包括资格预审公告、申请人须知、资格审查办法、资格预审申请文件格式等内容。3.潜在投标人应按照资格预审文件的要求，编制资格预审申请文件，提交至采购部门。采购部门组织对资格预审申请文件进行审查，确定合格的潜在投标人名单。（七）发售招标文件1.对于通过资格预审的潜在投标人，采购部门向其发售招标文件。招标文件售价应合理，不得以营利为目的。2.潜在投标人应按照招标文件的要求，编制投标文件，并在规定的时间内提交至采购部门。（八）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门负责人主持，邀请所有投标人参加。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。3.开标过程应记录在案，并存档备查。（九）评标1.开标结束后，采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件的商务部分、技术部分进行评审，提出评标意见。2.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。3.评标委员会完成评标后，应向采购招标工作小组提交评标报告，推荐中标候选人或直接确定中标人。评标报告应包括评标情况说明、评标结果、中标候选人名单及推荐理由等内容。（十）中标通知1.采购招标工作小组根据评标报告，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目的名称、中标价格、中标工期等内容。2.同时，采购招标工作小组应将中标结果通知所有未中标的投标人，并退还其投标保证金。（十一）合同签订1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与采购部门签订采购合同。采购合同应按照招标文件和投标文件的内容，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应报采购招标领导小组备案。（十二）合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促中标人按照合同约定按时、按质、按量履行合同义务。2.采购项目完成后，采购部门组织相关部门对采购项目进行验收。验收内容应包括货物的规格型号、数量、质量、技术性能等是否符合合同要求，服务是否满足合同约定等。验收合格后，由验收人员签署验收报告。四、采购招标监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门负责对采购招标活动进行审计监督，检查采购招标程序是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。2.公司/组织纪检监察部门负责对采购招标活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购招标活动的公正性和严肃性。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，配合政府有关部门对采购招标活动进行监督管理。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的采购招标项目，可以邀请社会公众参与监督，接受社会舆论的监督。（三）投诉处理1.供应商对采购招标活动有异议的，可以在规定的时间内，向采购部门提出质疑。采购部门应在收到质疑后，及时进行调查核实，并在规定的时间内给予答复。2.供应商对采购部门的答复不满意或者采购部门未在规定的时间内作出答复的，可以向采购招标领导小组提出投诉。采购招标领导小组应在收到投诉后，组织相关部门进行调查处理，并在规定的时间内给予答复。五、供应商管理（一）供应商库建立1.采购部门负责建立供应商库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.对供应商库中的供应商进行定期评估和动态管理，淘汰不合格的供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商选择1.根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购招标活动。对于新的采购项目，也可以通过公开征集、推荐等方式，选择潜在供应商。2.在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、服务、技术实力等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目的需求。（三）供应商考核1.采购部门定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行考核评价。考核评价结果应记录在案，并作为供应商后续合作的重要依据。2.对于考核评价不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定的时间内未能整改到位，采购部门可以暂停与其合作，直至取消其供应商资格。六、档案管理（一）采购招标档案内容采购招标档案应包括采购需求申报文件、采购计划、招标方式审批文件、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等与采购招标活动相关的文件资料。（二）档案整理与归档采购部门负责采购招标档案的整理与归档工作，按照档案管理的要求，对采购招标档案进行分类、编号、装订，并建立档案目录索引。采购招标档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。（