集中政府采购制度

PAGE集中政府采购制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的集中政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高政府采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织范围内使用财政性资金进行的集中政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保政府采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商提供公平的竞争机会，保证采购质量，降低采购成本。4.公正原则：采购程序公正，评审标准公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议集中政府采购制度、政策及重大采购事项。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。对采购项目的预算、采购方式等进行决策。（二）采购部门1.人员配备：配备专业的采购人员，负责具体采购业务的实施。2.职责贯彻执行集中政府采购制度和相关政策。编制采购预算，制定采购计划。组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、组织开标评标等。与供应商签订采购合同，并监督合同执行。建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）监督部门1.组成：由内部审计、纪检监察等部门人员组成。2.职责监督采购活动是否符合法律法规及公司/组织制度规定。审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性等。受理对采购活动的投诉举报，进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据本部门业务需求和工作计划，提出采购项目申请，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各部门提交的采购申请进行汇总、审核，结合公司/组织年度预算安排，编制集中政府采购预算草案。3.采购预算草案经采购管理委员会审议通过后，报公司/组织决策机构批准。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批，经批准后方可调整。（三）预算监督1.监督部门定期对采购预算执行情况进行检查，确保预算资金的合理使用。2.采购部门应定期向采购管理委员会报告采购预算执行情况，接受监督和指导。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的预算金额达到规定标准以上的。采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求的。2.招标程序采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。对投标人进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购部门从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门组织成立单一来源采购小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由。采购部门将单一来源采购论证情况报采购管理委员会审批。审批通过后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.审核通过后，将采购申请表提交采购管理委员会审批。采购管理委员会根据公司/组织的采购政策、预算安排等进行决策，批准采购申请或要求进一步完善相关内容。（三）采购实施1.根据采购方式确定供应商选择方式。如采用公开招标，按照公开招标程序进行操作；采用邀请招标，向邀请的供应商发出投标邀请书；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，按照相应程序组织实施。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，确保采购项目的顺利进行。同时，要严格按照采购文件要求对供应商的响应文件进行评审，确保评审过程公正、公平、公开。（四）合同签订1.确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订后，应报监督部门备案，接受监督。（五）验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号，工程的质量、进度、验收标准，服务的内容、质量、效果等。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应作为支付采购资金的依据之一。（六）付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，按照公司/组织的财务管理制度办理付款手续。2.付款时，应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误，符合合同约定和财务规定。六、采购文件管理（一）文件编制采购部门负责编制各类采购文件，包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书、采购合同等。采购文件应符合法律法规及行业标准要求，明确采购项目的各项要求和采购程序。（二）文件审核采购文件编制完成后，应提交采购管理委员会或相关部门进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后方可发布或使用。（三）文件保存采购部门应建立采购文件档案，对采购活动中产生的各类文件进行分类整理、编号归档。采购文件档案应妥善保存，保存期限按照国家有关规定执行，以备查阅和审计。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门建立供应商资格审查制度，对参与本公司/组织集中政府采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。（二）供应商选择1.根据采购项目的要求和特点，从资格审查合格的供应商中选择合适的供应商参与采购活动。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素，确保选择的供应商能够满足采购需求。（三）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货情况、服务质量、合同履行情况等进行评价。2.评价结果作为供应商后续参与采购活动的重要参考依据，对于评价不合格的供应商，限制其参与本公司/组织的采购活动。（四）供应商淘汰对于出现严重违约行为、产品质量问题、信誉不佳等情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰，不再允许其参与本公司/组织的集中政府采购活动。八、监督与检查（一）内部监督1.监督部门定期对采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购程序合规性、采购文件规范性、供应商选择公正性、合同执行情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求采购部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动资料。2.对于外部监督检查提出的问题，认真对待，及时整改，并将整改情况报告相关部门。（三）投诉处理1.设立投诉渠道，接受供应商和其他利益相关方对采购活动的投诉举报。2.对于投诉事项，监督部门应及时进行调查核实，按照规定的程序进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。九、法律责任（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。4.以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）采购代理机构责任采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。4.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。5.不按照规定在财政部门指定媒体上发布招标公告的。6.不在指定媒体上发布中标、成交公告的。7.违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的。8.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（三）供应商责任供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没