陕西县局采购管理制度

PAGE陕西县局采购管理制度一、总则（一）目的为加强陕西县局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于陕西县局机关及所属各单位（以下统称“县局”）的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.竞争择优原则：通过竞争机制，选择优质供应商，确保采购物资和服务的质量和性价比。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重节约采购资金，提高采购效益。5.监督制衡原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督，防止权力滥用和腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构县局成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议重大采购事项，制定采购政策和制度，监督采购活动的执行情况。采购领导小组由县局主要领导、相关部门负责人组成。（二）采购执行机构县局设立采购管理部门，作为采购执行机构，负责组织实施具体的采购活动。采购管理部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、协调和管理。（三）采购需求部门各部门作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的评审和验收工作。采购需求部门应指定专人负责与采购管理部门沟通协调采购事宜。（四）职责分工1.采购领导小组职责审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。制定采购政策和制度，指导采购管理部门开展工作。2.采购管理部门职责贯彻执行国家法律法规和采购政策制度，制定本局采购管理制度和操作流程。编制采购预算，审核采购需求，制定采购计划。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等，选择合适的采购方式。编制采购文件，组织开标、评标、定标等工作。签订采购合同，跟踪合同执行情况，组织验收工作。建立采购档案，记录采购活动全过程。负责供应商管理，建立供应商库，评估供应商信誉和业绩。3.采购需求部门职责根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的评审工作，提供技术支持和专业意见。配合采购管理部门进行采购合同签订、验收等工作。对采购项目的实施效果进行评价，反馈使用过程中的问题和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算草案进行审核，结合当年财政预算安排和采购资金状况，提出调整意见，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购预算，作为年度采购计划的依据，纳入县局整体预算管理。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购管理部门审核后，报采购领导小组审批。3.采购预算调整后，采购管理部门应及时调整采购计划和采购文件，确保采购活动符合预算要求。（三）预算监督1.县局财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.采购管理部门应定期向采购领导小组报告采购预算执行情况，接受采购领导小组的监督。3.对于违反采购预算管理规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和陕西省有关规定执行。3.采购管理部门应按照法定程序组织公开招标活动，发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，谈判小组应由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应组织专家对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。采购单一来源采购项目时，应在采购活动开始前，将单一来源采购方式及理由报采购领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对采购项目进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的准确性等。审核通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组对采购申请进行审议，根据采购金额、采购方式等情况，做出审批决定。对于重大采购项目，应进行集体决策。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购领导小组的审批意见，组织实施采购活动。按照选定的采购方式，编制采购文件，发布采购信息，邀请供应商参与采购。2.采购管理部门应组织开标、评标、谈判、询价等活动，按照规定的程序和标准进行评审，确定成交供应商。3.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同应符合法律法规的要求，格式规范，条款清晰。合同签订后，应及时报县局财务部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行检查。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，签字确认。对于验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程或服务。（六）付款结算1.采购管理部门应根据采购合同和验收情况，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.县局财务部门对付款申请进行审核，按照规定的程序和时间进行付款。对于不符合付款条件的，应及时通知采购管理部门。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性等。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织相关专家进行审核，确保采购文件符合法律法规和采购要求。（三）采购文件发放1.采购管理部门应按照规定的程序和方式，将采购文件发放给潜在供应商。发放采购文件时，应要求供应商签收，并记录发放时间和领取人信息。2.采购文件发放后，如因特殊情况需要对采购文件进行澄清或修改的，采购管理部门应及时通知所有已获取采购文件的供应商，并发布澄清或修改公告。（四）采购文件归档1.采购活动结束后，采购管理部门应将采购文件进行整理归档。采购文件归档应包括采购申请、采购审批文件、采购文件、开标记录、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。2.采购文件应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，妥善保管，以备查阅。七、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资格、良好的信誉、较强的经济实力和技术能力等。2.采购需求部门或其他相关部门可以推荐供应商，但应填写《供应商推荐表》，说明推荐理由和供应商基本情况。采购管理部门对推荐的供应商进行资格审查，符合条件的纳入供应商库。3.采购管理部门应定期对供应商库进行清理和更新，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（二）供应商评价1.采购管理部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价方式可以包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.采购管理部门应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可以给予优先采购、合作奖励等优惠待遇；对于不合格供应商，应及时淘汰，并禁止其参与县局采购活动。（三）供应商激励与约束1.采购管理部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予采购份额奖励等。2.同时，采购管理部门应建立供应商约束机制，对于违反采购合同、提供虚假信息、行贿受贿等行为的供应商，应依法依规进行处罚，如扣除履约保证金、取消供应商资格、追究法律责任等。八、采购监督与风险管理（一）采购监督1.县局内部审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计检查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。采购人员应严格遵守采购制度和工作纪律，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。3.县局纪检监察部门负责对采购活动中的违纪违法行为进行查处，对违反采购制度和纪律的单位和个人，依法依规追究责任。（二）风险管理1.采购管理部门应识别采购过程中的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险等，并制定相应的风险应对措施。2.对于市场风险，采购管理部门应加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购