阳光学院采购制度

PAGE阳光学院采购制度一、总则（一）目的为了规范阳光学院的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于阳光学院各部门、各单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院设立采购工作领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行机构学院设立采购管理部门，负责采购活动的组织实施。其主要职责包括：1.制定采购管理制度和工作流程。2.编制采购计划和采购预算。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.对供应商进行资格审查和管理。5.签订采购合同并监督合同执行。6.整理和归档采购文件资料。（三）需求部门职责1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求。2.参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定。3.配合采购管理部门进行采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需要，在规定时间内编制采购预算，明确采购项目、数量、规格、金额等内容。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学院财力状况，提出采购预算建议方案，报采购工作领导小组审议。3.采购预算经学院批准后，严格按照预算执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按规定程序办理审批手续。（二）预算执行与监控1.采购管理部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保预算执行的准确性和严肃性。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，发现问题及时督促整改。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类：单项合同估算价在200万元以上。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。3.公开招标程序：采购管理部门编制招标文件，发布招标公告。供应商报名并购买招标文件。在规定时间和地点开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购管理部门确定邀请供应商名单，发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求购买招标文件并投标。开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告，邀请供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购管理部门提出单一来源采购申请，说明理由并附相关证明材料。采购工作领导小组进行审核批准。采购管理部门与供应商协商确定采购价格、合同条款等。签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购管理部门制定询价文件，向潜在供应商发出询价单。供应商在规定时间内报价。采购管理部门对供应商报价进行比较，确定成交供应商。签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请表进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.初审通过后，报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组根据采购金额大小、采购方式等进行审批决策。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购管理部门按照确定的采购方式组织采购活动。2.公开招标、邀请招标项目，采购管理部门委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门组建谈判小组、询价小组等，按照规定程序进行采购。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，报财务部门备案。（五）验收1.采购项目完成后，需求部门组织相关人员进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准、技术要求等进行。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，经部门负责人签字确认。验收报告作为支付采购资金的依据之一。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款手续。2.采购资金支付应严格按照财政国库集中支付制度等相关规定执行。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门建立供应商资格审查制度，对参与学院采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。3.采购管理部门定期对供应商资格进行复审，不符合资格条件的供应商不得参与学院采购活动。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.评价方式包括：采购人评价、用户评价、采购管理部门综合评价等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予优先采购等奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限制采购等处理。（三）供应商信息管理1.采购管理部门建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、评价结果等。2.供应商信息库应及时更新维护，确保信息的准确性和完整性。七、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购管理部门根据采购项目特点和采购方式，编制招标文件、谈判文件、询价文件等采购文件。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、公正性和完整性。（二）采购文件的审核与批准1.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关人员进行审核。审核内容包括采购文件的内容是否符合法律法规要求、是否符合采购项目实际需要、是否存在歧义或漏洞等。2.审核通过的采购文件报采购工作领导小组批准。（三）采购文件的保存1.采购活动结束后，采购管理部门应及时整理采购文件，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购文件应按照档案管理规定进行分类归档，妥善保存，保存期限按照国家有关规定执行。八、监督与检查（一）内部监督1.学院内部审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.采购工作领导小组定期对采购制度执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作人员的管理和监督，防止违规行为发生。（二）外部监督1.接受财政、纪检监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动有关资料。2.采购活动应接受社会监督，对供应商和社会公众的投诉举报，应及时受理并调查处理。九、责任追究（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人及其工作人员在采购过程中存在违法违规行为，构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。未按规定程序进行采购活动的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购代理机构及其工作人员在采购过程中存在违法违规行为，构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学院采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人或者其他供应商恶意串通的。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者