防疫物资询价采购制度

PAGE防疫物资询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司防疫物资的询价采购工作，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，保障防疫物资的及时供应和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部防疫物资的询价采购活动，包括但不限于口罩、防护服、消毒液、测温仪等各类防疫物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受公司内部监督。3.公平竞争原则：通过询价等方式，鼓励供应商公平竞争，确保采购到性价比最优的物资。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的防疫物资。二、采购流程（一）需求申报1.各部门根据防疫工作实际需求，填写《防疫物资需求申报表》，详细注明所需物资的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。2.《防疫物资需求申报表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到需求申报后，对所需防疫物资进行分类整理，确定采购项目。2.根据采购项目，收集相关物资的市场信息，包括不同品牌、规格、价格等，建立供应商信息库。（三）询价1.采购部门向至少三家符合条件的供应商发出询价函，询价函应明确物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.供应商应在规定时间内回复询价函，提供物资的报价、产品质量证明、售后服务承诺等资料。（四）报价评审1.采购部门对供应商的报价进行整理和分析，对比各供应商的价格、质量、服务等因素。2.组织相关人员（如采购部门、使用部门、质量控制部门等）对供应商进行综合评审，确定中标供应商。（五）合同签订1.与中标供应商签订采购合同，合同应明确物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门。（六）物资验收1.物资到货前，采购部门应通知使用部门和质量控制部门做好验收准备。2.物资到货时，由使用部门和质量控制部门按照合同要求和相关标准进行验收，填写《防疫物资验收单》。3.验收合格的物资方可入库或投入使用；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，协商解决办法。（七）付款结算1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写《防疫物资付款申请表》，附上相关凭证（如发票、验收单等）。2.《防疫物资付款申请表》经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应选择具有合法经营资质、信誉良好、生产或销售的防疫物资质量可靠的供应商。2.优先选择与公司有过良好合作记录、能够提供优质产品和服务的供应商。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商培训1.采购部门应定期组织供应商培训，向供应商传达公司的防疫物资采购要求和质量标准。2.要求供应商不断提高产品质量和服务水平，确保供应的防疫物资符合公司需求。四、采购风险管理（一）市场风险1.关注防疫物资市场动态，及时了解市场价格波动、供应短缺等情况，并采取相应的应对措施。2.与多家供应商建立合作关系，避免因单一供应商出现问题而导致物资供应中断。（二）质量风险1.加强对防疫物资质量的检验和验收，严格按照相关标准和合同要求进行把控。2.要求供应商提供产品质量证明文件，并定期对物资进行抽检，确保质量合格。（三）合同风险1.在签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同内容合法、明确、完整。2.加强合同执行过程中的监督和管理，及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对防疫物资询价采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购结果是否合理等。2.设立举报邮箱和电话，接受公司员工对采购活动中违规行为的举报，并及时进行调查处理。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门对防疫物资采购活动的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.主动接受社会公众的监督，确保采购活动公开透明，维护公司良好形象。六、信息管理（一）采购档案管理1.采购部门应建立健全防疫物资采购档案，对采购过程中的各类文件、资料进行整理归档，包括需求申报表、询价函、报价单、合同、验收单等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。（二）信息共享1.建立防疫物资采购信息共享平台，采购部门、使用部门、质量控制部门、财务部门等相关人员可以通过平台及时了解采购进度、物资库存等信息。2.定期对防疫物资采购信息进行统计分析，为公司决策提供