防疫物品采购询价制度

PAGE防疫物品采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司防疫物品采购询价流程，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司防疫工作顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部防疫物品的采购询价活动，包括但不限于口罩、防护服、消毒液、测温仪等各类防疫物资。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.透明性原则：采购询价过程公开透明，接受公司内部监督。4.效益性原则：在保证防疫物品质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责防疫物品采购询价的具体实施，包括收集供应商信息、发起询价、组织报价评审等。2.建立和维护供应商数据库，定期评估供应商的供货能力、产品质量、价格水平等。3.与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.根据公司防疫工作实际需求，提出防疫物品的采购申请，明确物品的规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行询价工作，提供必要的技术支持和需求解释。3.参与采购合同的评审，对采购物品的验收工作负责。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购费用在预算范围内。2.参与采购合同的评审，对采购价格的合理性进行审核。3.负责采购款项的支付和核算工作。（四）审计部门1.对防疫物品采购询价活动进行审计监督，检查采购过程是否符合本制度及相关法律法规要求。2.对采购合同的执行情况进行审计，确保采购活动的合规性和效益性。三、采购询价流程（一）采购申请需求部门根据公司防疫工作安排和实际需求，填写《防疫物品采购申请表》，详细注明所需防疫物品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。（二）供应商选择1.采购部门收到采购申请后，从公司供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，也可通过网络搜索、行业推荐等方式拓展新的供应商。2.对潜在供应商进行初步评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平以及售后服务等方面。3.确定参与询价的供应商名单，并向其发送询价邀请函，明确询价的防疫物品名称、规格、数量、质量要求、报价截止时间等相关信息。（三）询价与报价1.供应商在收到询价邀请函后，按照要求准备报价文件，报价文件应包括产品规格、价格明细、交货期、售后服务承诺等内容。2.采购部门收集供应商的报价文件，并对报价进行整理和记录。在报价截止时间后，不再接受供应商的报价修改。（四）报价评审1.采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。2.评审小组根据以下因素对报价进行综合评估：价格因素：比较各供应商的报价，选择价格合理且具有竞争力的供应商。质量因素：审查供应商提供的产品质量证明文件，确保产品符合防疫要求和公司质量标准。交货期因素：评估供应商的交货期是否满足公司防疫工作的实际需求，优先选择能够按时交货的供应商。售后服务因素：考察供应商的售后服务承诺，包括产品退换货政策、维修保养服务等。3.评审小组根据综合评估结果，推荐中标候选人，并形成评审报告。（五）合同签订1.根据评审报告，采购部门确定中标供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，由财务部门审核合同条款，并按照合同约定支付预付款或全款（根据公司财务制度和合同约定执行）。（六）验收与付款1.防疫物品到货后，需求部门组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量等方面，确保产品符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门填写《防疫物品验收单》，并提交至采购部门。采购部门根据验收单和采购合同，办理付款手续，由财务部门支付剩余款项。3.如验收过程中发现产品存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，并按照合同约定追究供应商的责任。四、询价文件编制（一）询价文件内容1.防疫物品清单：详细列出所需采购的防疫物品名称、规格、型号、数量等信息。2.质量要求：明确防疫物品的质量标准，如口罩的防护等级、防护服的材质要求、消毒液的有效成分含量等。3.交货期要求：规定供应商的交货时间和交货地点，确保防疫物品能够及时供应。4.报价要求：要求供应商提供详细的报价明细，包括产品单价、总价、运费、税费等。5.售后服务要求：说明对供应商售后服务的期望，如产品退换货政策、维修保养服务等。（二）询价文件格式询价文件应采用统一的格式，便于供应商阅读和理解。格式内容包括封面、目录、正文、附件等部分，正文部分应按照上述内容要求进行详细阐述，附件部分可包括公司营业执照副本、质量认证文件、业绩证明等相关资料，以增强询价文件的说服力。（三）询价文件发放采购部门应在规定时间内将询价文件发放给参与询价的供应商，并确保供应商收到完整的询价文件。发放方式可采用电子邮件、纸质文件邮寄或现场送达等方式，同时要求供应商在收到询价文件后进行确认回复。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，对申请成为公司防疫物品供应商的企业进行资质审核。审核内容包括企业营业执照、生产许可证、产品质量认证、税务登记证等相关证件的真实性和有效性。2.实地考察供应商的生产经营场所，了解其生产设备、生产工艺、质量管理体系等情况，确保供应商具备稳定的生产能力和质量控制能力。3.评估供应商的信誉状况，查询其是否存在不良记录，如拖欠货款、产品质量问题等。只有符合准入标准的供应商才能进入公司供应商数据库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期为每半年一次。评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.采购部门收集供应商的相关数据，如产品检验报告、交货记录、客户反馈等，并进行整理分析。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额等奖项，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.对于违反合同约定或出现产品质量问题的供应商，采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等，以维护公司的合法权益。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对防疫物品采购询价活动进行审计监督，检查采购过程是否符合本制度及相关法律法规要求，重点审查采购流程的合规性、采购价格的合理性、供应商选择的公正性等方面。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购询价活动中违规行为的举报。对于举报信息，审计部门应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门对防疫物品采购活动的监督检查，如实提供采购信息和相关资料，确保公司采购活动合法合规。2.关注行业动态和市场信息，了解防疫物品